Mode opératoire

Procédure de Gestion de la Facture

Réception de la facture fournisseur

La facture fournisseur est reçue dans le service comptabilité.

Saisie de la facture

Achat / Factures Fournisseur / Gérer les factures fournisseur

1. <+>,

Entête de la facture

2. Section "Infos principales de facture",
3. Saisir le montant TTC de la facture du document papier d’origine,
4. Le montant HT de la facture est pré calculé après la saisie du montant TTC. La zone est modifiable par l’utilisateur comptable (lien sur le nom de la zone qui pré calcule),
5. Le type de service auquel est lié la facture (pièces détachées, consommables,….), dans la liste. Ce type permettra d’affiner le traitement comptable du contrôle de facture,
6. "Facture constatée d’avance" : Elle permet de déterminer directement qu’aucune livraison n’est être liée à la facture pour le moment,
7. ARTIS affiche à l’écran les soldes des montants HT et TTC à rapprocher,
8. A ce stade, le solde non rapproché est égal au montant HT ci-dessus. Le contrôle se fait uniquement sur le TTC,

Rapprochement des livraisons

9. Sélectionner les livraisons fournisseur à inclure dans la facture,
10. Le cas échéant :
11. Supprimer des lignes,
12. Modifier les quantités sur les lignes,
13. Modifier les prix unitaires,
14. Ajouter des lignes (frais de port, frais autres…),
15. Les montants total HT et TTC de chaque ligne diminuent les soldes des montants à rapprocher,

16. Fin de la saisie de la facture
18. Si le solde à rapprocher (TTC) n’est pas égal à 0, l’enregistrement de la facture va générer automatiquement une ligne article :
19. Si les conditions sont remplies, un article d’écart autorisé va être ajouté avec pour valeur le solde à rapprocher,
20. Si le solde à rapprocher est trop important, un article d’anomalie va être ajouté avec pour valeur le solde à rapprocher (y compris le cas de la facture constatée d’avance),

Ce schéma résume la description ci-dessus : Position du solde sur une échelle de valeur

Avec

• FAR : facture à recevoir
• AAR : avoir à recevoir

Exemple 1 :

100 euros : La facture papier du fournisseur

80 euros : La facture Artis

       -------------

20 euros : Anomalie Avoir à Recevoir

Exemple 2 :

100 euros : La facture papier du fournisseur

120 euros : La facture Artis

-------------

20 euros : Anomalie Facture à recevoir

Cas particuliers

Suivant la manière de calculer le TTC (regroupement par ligne, regroupement par base TVA, …), un fournisseur peut avoir un résultat différent du calcul effectué par Artis. Dans le cas où le mode de calcul n’est pas le même que celui d’Artis, un second article d’écart autorisé (code TVA exonéré) sera alors créé afin d’arriver à un TTC sur la facture fournisseur Artis égale au centime près à la facture papier du fournisseur.

Le statut de la facture suit alors les règles suivantes :

• La présence d’au moins un article "Anomalie" fait passer obligatoirement la facture au statut "Litige".
• L’absence des articles "Anomalie", avec présence ou non de l’article "Ecart autorisé" fait passer la facture au statut "Bon à payer".

Fin de la saisie de la facture

A ce stade, quelque soit le statut de la facture, son état est "enregistré".

Suite à donner aux anomalies sur facture

Dans le cas d’une facture avec un statut "Litige", l’utilisateur comptable va transmettre le document au service concerné pour analyse et correction de l’anomalie.

 

Comptabilisation des factures "Litige" et "Bon à payer"

Consulter le paragraphe "Traitement comptable des factures".

Traitement des anomalies sur facture

A la réception des documents, les utilisateurs des services concernés (utilisateurs à l’origine des commandes) traitent les anomalies.

Correction de la facture

Le traitement des anomalies se fait de la façon suivante :

1. Rappel de la facture (statut "Litige", état "Traité en compta"),
2. Modification de la facture. Les opérations suivantes sont autorisées :

• Supprimer des lignes,
• Modifier les quantités sur les lignes,
• Modifier les prix unitaires,
• Ajouter des lignes (frais de port, frais autres…),
• Ajouter une ligne de BL,
• Ajouter un article de demande d’avoir.

En l’état, Artis ne peut distinguer des droits distincts pour les utilisateurs sur le traitement de la facture. De plus, les reports en cascade sur les commandes et les bons de livraisons ne sont pas possibles.

Fin de la saisie de la facture

Le statut de la facture suit les règles suivantes :

• La présence d’au moins un article "Anomalie" ne fait pas changer le statut "Litige". L’état de la facture est inchangé.
• L’absence des articles "Anomalie", avec présence ou non de l’article "Ecart autorisé" fait passer la facture au statut "Bon à payer (suite à litige)".

Suite à donner au traitement des anomalies sur facture

Une fois l’anomalie traitée, la facture est tamponnée et retransmise à la comptabilité.

Comptabilisation des factures "Bon à payer (suite à litige)"

Consulter le paragraphe "Traitement comptable des factures".

 

Traitement comptable des factures

Génération des écritures

La génération des écritures transcrit les factures en écritures comptables, de manière standard.

Les factures pouvant faire l’objet d’une génération sont :

• Dans l’état "Vérifié" avec un statut "Bon à payer" ou "Litige",
• Dans l’état "Traité en comptabilité" avec un statut "Bon à payer (suite à litige)".

Suite à ce traitement les factures sont :

• Dans l’état "Validé en compta" avec un statut "Bon à payer". Les factures sont non modifiables,
• Dans l’état "Validé en compta" avec un statut "Bon à payer (suite à litige)". Les factures sont non modifiables,
• Dans l’état "Traité en compta" pour les factures dont le statut est "Litige". Les factures sont encore modifiables, et peuvent faire l’objet d’une nouvelle génération.

Le statut "Traité en compta" signifie qu’une facture a fait l’objet d’une génération d’écritures mais qu’une anomalie était présente : elle ne peut donc pas être directement validée sans une saisie manuelle sur le logiciel Artis.

Dans le cas d’une génération d’écriture pour une facture dont l’état est"Traité en compta" et dont le statut est "bon à payer (suite à litige)», la nouvelle transaction se substitue à l’ancienne.

Toutefois, l’ancienne transaction reste accessible.

Interface

Remarque

Le traitement des interfaces est propre à chaque client.

Le traitement des interfaces suit le descriptif en place. Le statut "Bon à payer" ou "Litige" est transcrit dans l’interface. Le champ litige est positionné :

• Avec la valeur "L" (Litige) pour les factures d’achat dont le statut est "Litige".
• Avec la valeur "B" (Bon à payer) pour les factures d’achat dont le statut est "Bon à payer (suite à litige)"

Dans tous les cas, pour les fournisseurs pratiquant l’escompte (voir paramétrage), il faut envoyer "B" (Bon à payer) et non "L".

Lorsqu’une facture en anomalie est renvoyée corrigée dans l’interface, Seule l’entête de la facture est interfacée (pas le détail).