Calculer le PCA-PAR (Cut-off)

Ce programme vous permet de dégager les produits à recevoir (PAR) et les produits constatés d'avance (PCA) qui sont demandés lors  de la clôture de votre exercice. Cette édition peut être effectuée, selon les besoins, dans le courant de l'exercice.

La date de génération est obligatoirement celle du dernier jour du mois et par conséquent les valeurs de compteurs utilisés correspondent à des compteurs estimés.

De même que pour le calcul de VMM, le calcul du Cut Off se fait à partir d'un nombre de jours réels.

Le calcul du Cut Off donne lieu à trois fichiers résultats :

1. La liste des SSC traitées avec le delta copie, le coût copie et le résultat du calcul soit dans la colonne PAR soit dans la colonne PCA,
2. La liste des SSC non traitées avec l'explication correspondante,
3. Le tableau récapitulatif des totaux par code article.

Attention

Le calcul du PCA-PAR ne peut pas se faire à effet rétroactif.

Remarque

Il n'y a pas de calcul de Cut Off pour les frais d'envoi de toner, les frais d'estimation et les droits fixes

Les Contrats de maintenance (montant forfaitaire) et de Location

Ce sont des montants forfaitaires facturés à des périodicités diverses.

Soit une SSC qui débute en 2010 qui est facturable trimestriellement. Cette règle a été facturée pour un montant de 33€ en février 2014 pour la période du 01/03/2014 au 24/05/2014.

Le nombre de jours constatés est égal à

• Mars        31 Jours
• Avril        30 Jours
• Mai                24 Jours

Soit un total de        85 Jours

Le prix unitaire est égal (33€ / Nombre de jours facturés)

Le nombre de jours facturés est égal à

• Février        4 Jours
• Mars        31 Jours
• Avril        30 Jours
• Mai                24 Jours

Soit un total de        89 Jours

Le PCA-PAR se calcule au prorata du temps. Le montant est donc de un PCA de (33€ / 89) x 85.

Facturation des Copies Consommées

Ces contrats sont facturés en terme échu. La consommation facturée est calculée :

• Soit à partir d'un compteur réel (client ou prestataire),
• soit sur estimation.

Copies Echues SANS Copies Offertes

Contrat non facturé

Étant donné un contrat sur une période du 20/05/2014 au 20/08/2019.

Ce contrat démarrant au 20/05/2014 n'est facturable qu'en Mai 2014 (terme échu trimestriel).

Contrôle du PCA-PAR au 28/02/2014 :

Le contrôle du PCA-PAR au 28/02/2014 ne renvoie rien.

Contrat déjà Facturé

Étant donné un contrat sur une période du 20/05/2012 au 20/08/2017.

Cette SSC est facturée depuis le 20/05/2012 et la dernière facture est de Février 2014. La prochaine facture est théoriquement au 20/05/2014.

Lors de la facturation, ARTIS a utilisé une estimation à 33560.

Contrôle du PCA-PAR au 28/02/2014 :

Au 28/02/2014, tout a été facturé. Il n'y a donc ni PCA ni PAR

Contrôle PCA-PAR au 31/03/2014 :

La facturation de Mars 2014 n'étant pas faite, ARTIS calcule un PAR de la manière suivante :

• Compteur estimé à date du PCA-PAR        35 310
• Moins Dernier facturé au 28/02/2011                33 560
• Soit un différentiel de                        1 750

Le montant est donc de un PAR de 1750 x PU copie.

Copies Echues AVEC Copies Offertes

Étant donné un contrat débutant le 10/09/2014, facturable en décembre 2014 (Terme échu Trimestriel). 2 000 copies ont été offertes au client. Cette SSC ne sera donc facturable que lorsque le client les aura consommées.

Contrôle du PCA-PAR au 30/11/2014

Le calcul effectué est le suivant :

• Nombre de copies offertes :                        2 000
• Compteur estimé à date du PCA-PAR        2 695
• Delta Copies                                695 non facturées et non consommées à ce jour.

Le montant est donc de un PAR de 695 x PU copie.

Facturation des Copies par Tranches

Pour ce mode de facturation, on facture en terme à échoir, une tranche copie de x copies.

Cette tranche limitée est renouvelée :

• Soit dès que le compteur pris en compte dépasse la valeur de la tranche à atteindre,
• Soit à date anniversaire de la dernière facture émise.

Il existe encore des tranches non limitées qui ne se renouvellent que si le compteur pris en compte dépasse la valeur de la tranche à atteindre. Le calcul des PCA/PAR reste le même.

Tranches Copies SANS Copies Offertes ou déjà Consommées renouvelables à date anniversaire de dernière facture

Étant donné un contrat débutant le 10/06/2013, facturée le 30/04/2013 jusqu'à 20747 copies, par tranche de 5000 copies.

Une nouvelle tranche sera facturée, avant le 30/04/2014, si le compteur pris en compte dépasse 20747 copies.

Contrôle du PCA-PAR au 28/02/2014

Le nombre de copies d'avance correspond à :

•        La valeur de la tranche à atteindre                20 747
•        Moins le compteur estimé à date du PCA-PAR        17 814
•        Soit un Delta copies de                                2 933 de copies facturées non consommées

La différence entre la tranche à atteindre et le cumul des compteurs estimés au 28/02/2014 donne un delta copies de 2 933 copies qui est inférieur de la tranche facturée (5000 copies).

Dans le cas où le delta copies est supérieure au nombre de copies de la tranche vendue, ARTIS proratise la tranche vendue pour la période du 30/04/2013 au  30/04/2014 car il n'est pas possible de calculer un PCA supérieur au nombre de copies vendues.

Facturation par Forfait avec Régularisation des Copies Supplémentaires

Prorata du forfait non consommé

Le prorata se calcule sur le nombre de jours réels par mois et selon les jours cités.

Copies supplémentaires

Traitement des anomalies

Consulter Simulation de la facturation, Corriger les anomalies de facturation.