Faire les demandes de relevés compteur par fax ou e-mail

Pour faire les demandes de relevé compteur, ARTIS se base sur

Le mode positionné sur le bien,

Une recherche du fax ou du courriel pour un bien :

Ensuite, au 1er niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche de l'interlocuteur du bien déclaré comme responsable utilisateur du bien
Sinon, au 2ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la localisation du bien
Sinon, au 3ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans le site du bien
Sinon, au 4ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche du client (commercial)
Sinon, aucune demande n'est générée

Afficher le mode actuel pour un bien

Biens et configuration / Gérer un bien

ou tout autre lien qui permet d'afficher la fiche du bien

Rechercher votre bien
Dans l'onglet "Classification", ligne "Demande de relevés compteurs Bien" dans le tableau, le mode de relevé du bien est affiché.

Mettre à jour le mode de relevé compteur

Mode d'envoi dans les Biens

Biens et configurations / Gérer les biens

ou tout autre lien qui permet d'afficher la fiche du bien

Rechercher votre bien
Cliquer sur l'onglet "Classification"
<Crayon>
Ouvrir la liste déroulante et sélectionner le mode
<Disquette>
<X>

Si le nouveau mode est "Fax" ou "e-mail", ARTIS.net recherche le fax ou l'adresse courriel et l'affiche sous le mode

Si le fax ou l'adresse courriel ne sont pas correct, corriger l'information

Les choix sont au moins au nombre de 3 :

Fax : la demande se fera par fax
Adresse e-mail : la demande se fera par un message électronique
Aucun : aucune demande ne se fera faite

Certains peuvent avoir en plus :

E-maintenance : dans les traitements, cela correspond à la valeur "Aucun". Mais cette option précise qu'une e-maintenance est en place. Le mot "E-maintenance" peut avoir des équivalents suivant les logiciels mis en place pour les imports de relevé, comme "@Remote", "Kpax"...

Fax ou courriel dans la Localisation d'un bien

Biens et configurations / Gérer les biens

ou tout autre lien qui permet d'afficher la fiche du bien

Rechercher votre bien
Cliquer sur l'onglet "Client"
Si la localisation n'existe pas et qu'elle est nécessaire :

<Crayon>
Saisir le nom de la localisation
<Disquette>

Cliquer sur le mot "Localisation"
<Crayon>
Saisir le fax ou courriel spécifique
<Disquette>

Fax ou courriel dans le site du client

Dans le site du client, il est possible de saisir le fax ou le courriel.

Fax ou courriel dans la fiche client

Dans le site du client, il est possible de saisir un fax ou courriel.

Procédure pour effectuer les demandes de relevés

Envoi par ‘Simulation d'une ou plusieurs SSC', avant le calcul

La simulation se fait :

soit à partir du menu : Solutions de services / Solutions de services clients / Simuler la facturation des solutions
soit à partir d'une solution de service avec contrôle de la facturation (lien en bas de l'écran).

Critères de sélection : vous pouvez sélectionnez les SSC à partir des critères de ce paragraphe.

Paramètres de génération : les éléments de ce paragraphe ne sont pris en compte que pour les demandes de relevé compteur, lancées à partir de cet écran.

Paramètres de sortie : seule l'option «sans relevé depuis le» est prise en compte dans les demandes de relevé compteur lancées à partir de cet écran.

La demande se lance par un clic sur le lien Demande de relevé en bas à droite de l'écran.

Envoi par ‘Simulation d'une ou plusieurs SSC', après le calcul

La simulation (listing de pré-facturation) est lancée soit à partir de l'option au menu Simuler la facturation des solutions, soit à partir d'une solution de service avec contrôle de la facturation (lien en bas de l'écran).

Lancer la simulation (ou pré-facturation)

Les paragraphes Critères de sélection, Sélection, Paramètres de génération, Paramètres de sortie ne peuvent pas et ne sont pas pris en compte. La demande de relevé compteur par fax se lance par un clic sur le lien Demande de relevé en bas à droite de l'écran.

Après un premier traitement, ARTIS.net passe au point suivant.

Confirmation d'envoi

Une proposition (liste des demandes à effectuer) est alors faite sous forme de tableau.

Date de demande : il est possible de modifier la date de demande. Elle figure sur le document envoyé.

Fax/Courriel : Vous avez la possibilité de modifier le numéro de fax, ou d'effacer le contenu.

Sans numéro de fax, aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
Si le numéro de fax contient un « # », aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
Dans tous les cas, les envois sont faits uniquement pour les lignes cochées (à gauche).

L'export en bas du tableau permet de conserver l'ensemble des demandes proposées par ARTIS.net (les cases cochées ne font pas partie de l'export). Il est conseillé de enregistrer cet export pour avoir une traçabilité des envois.

La touche <F2> permet de faire l'envoi.

Génération et Envoi

La barre de progression permet de suivre l'évolution des envois. Une trace des demandes de relevé envoyées dans la boîte d'envoi des fax s'affiche.

RAPPEL

La case ‘Conserver la session à la fin du traitement' peut être cochée pour faire un copier-coller du contenu du cadre dans un fichier texte (historique conservé).

A la fin du traitement, le message "Préparation des fax/courriel finis. Envoi en cours"

Paramétrage technique

Le paramétrage technique est réalisé sur le serveur d'application et sur le serveur de fax par un consultant technique de la société ARTIS.

La mise en œuvre standard de la société ARTIS passe par l'utilisation des services fax de Windows XP avec un modem et une ligne analogique.

Pour une mise en œuvre autre (ligne Numéris en parallèle par exemple), il faut contacter de la société ARTIS pour étudier la faisabilité.

Paramètres application

Seveur de mail

Ce paramétrage est à faire par ARTIS.

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>

<smtp>

<ipserver>smtp.hostname.com</ipserver>

<mail>contact@xlbureautique.com</mail>

<mailTo>contact@xlbureautique.com</mailTo>

</smtp>

Fax de retour pour les demandes

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Fax à utiliser pour retourner les demandes de relevé compteur.

Paramètre "SOC_FAX_RELEVE_COMPTEUR "

Valeur : Numéro du fax

Courriel expéditeur des demandes

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Paramètre "BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL"

Valeur : Adresse email de l'expéditeur pour l'envoi des demandes de relevés, exemple : ArtisWeb4@artis.fr

Courriel expéditeur général

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Le paramètre « MAIL » est utilisé dans le cas où le paramètre « BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL » n'est pas renseigné.

Paramètre "MAIL"

Valeur : Adresse de l'expéditeur du message (exemple, l'adresse e-mail du Service Dispatch), exemple ArtisWeb6@artis.fr

Courriel retour des demandes

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Paramètre "BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL"

Valeur : Adresse email du destinataire recevant le résultat de l'envoi des demandes de relevés Compteur, exemple ArtisWeb5@artis.fr

Fax retour des demandes

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Paramètre "BIEN_COMPTEUR_NUMERO_FAX"

Valeur : Fax à utiliser pour retourner les demandes de relevé Compteur.

Remarque

La valeur est envoyé dans le champ "SOC_FAX_RELEVE_COMPTEUR" de l'XML de données de la demandes de relevé.

Courriel destinataire général

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Le paramètre «MAILTO» est utilisé dans le cas où le paramètre «BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL» n'est pas renseigné.

Paramètre "MAILTO"

Valeur : Adresse du destinataire du message dans la cas où le technicien n'a pas d'adresse paramétrée dans sa fiche, exemple ArtisWeb7@artis.fr

Paramétrage du mail pour les envois automatiques

Lors de la mise en place des demandes automatiques, le mail envoyé au client est paramétré par défaut avec la signature et l'adresse d'Artis.

Donc, pour indiquer la signature de la société voire modifier le contenu du mail expédié, 4 fichiers sont à modifier dans le répertoire /artis/configuration/templates/

mailReleveCompteur.vm : contient le texte du mail
mail-signature.vm : Indique l'adresse mail de l'expéditeur selon le module (Dit-Commande-Demandes de relevés)
signature.vm : Pour indiquer l'adresse de la société en bas de mail
mailReleveCompteur.properties : Pour indiquer le logo de la société s'affichant en bas de mail (signature). Le logo doit se trouver dans /artis/configuration/templates/

Calendrier des demandes pour l'envoi automatique

Les demandes de relevés peuvent être générées automatiquement selon un calendrier :

Le calendrier générique,
Le calendrier pour les exceptions (par exemple, tous les clients qui sont en forfait avec régularisation sauf les clients d'une certaine classification (Grands comptes),
Le calendrier pour les exclusions (par exemple, les écoles au mois d'août).

Ces calendriers sont à paramétrer dans des tables de décision.

Contacter un consultant ARTIS pour cette mise en place.

Paramétrage application

Paramètres application

Il est possible de définir un paramètre pour envoyer des demandes que pour les règles forfaits ou tranches arrivés à la période de régularisation ou de renouvellement.

Recherche et envoi des demandes

Paramètres application / Paramètres application / Gérer les paramètres

Paramètre "IGNORE_FACTURE_THEORIQUE_POUR_COLLECTE_COMPTEUR"

Valeur :

Oui, la recherche et l'envoi des demandes sont limités aux dates de régularisation (forfaits) ou de renouvellement (tranches),
Non coché :

Nombre de jours sans relevé

Paramètre "NB_JOURS_MAX_SANS_RELEVE_COMPTEUR_REEL"

Valeur :

20, Nombre de jours maximum entre 2 relevés réels de compteur avant une nouvelle demande de relevé automatique.

Document de demande de relevé compteur

Mise en page du document de demande de relevé

La mise en page du document se fait à l'aide d'un outil tel que XslFast, contacter ARTIS.

Paramétrage de l'image « mode opératoire »

Objectif

Il est possible d'insérer dans les demandes de relevé un mode opératoire qui rappelle au client la manière de relever physiquement les compteurs sur sa machine.

Mise en oeuvre

Lien entre le Bien et l'Image

D'une part, pour rappel, les informations des biens sont :

Un bien (identifié par un matricule) est rattaché à un type de produit.
Un type de produit (référence fabricant ou référence constructeur) est lié à un article vendu.

D'autre part, un mode opératoire est inséré dans le modèle d'impression grâce à une image dont les caractéristiques sont :

Format : jpg (en minuscule)
Hauteur : maximum 12 cm
Largeur : fixe 17 cm

Le lien entre l'image et la machine est la référence du type de produit. C'est-à-dire que l'image a pour nom la référence du type de produit suivi de l'extension "jpg".

Remarque

Les éventuels "blanc" qui figurent dans une référence de type de produit sont remplacés par des "_" (trait de soulignement, touche <8> du clavier alphanumérique).

Mise en Place

L'ensemble des images doit être déposé dans un répertoire prévu à cet effet. Il est possible depuis l'explorateur Windows d'accéder à ce répertoire : il faut saisir dans la zone adresse :

"\\adresse IP du server\interface\images",

Exemple "\\192.168.1.27\interface\images".

Mise à Jour

Pour tout nouveau type de produit qui est nouvellement commercialisé, il convient de créer l'image correspondante (avec un outil tel que Microsoft Paint ou tout autre produit) et ensuite de déposer l'image dans le répertoire cité.

Exemple : le bien "SDP00140" a pour référence de type de produit "603-1272". L'image "mode opératoire" qui correspond à ce type de produit a pour nom "603-1272.jpg".

Si votre référence de type de produit contient des espaces, il est nécessaire de les convertir en "_".

Remarque

Pour être plus explicite sur le document, insérer en haut de l'image la phrase « Pour relever les compteurs, suivre les opérations suivantes : ».