Tiers

Une organisation est un groupement, une entreprise ou un organisme public. Elle peut être composée de plusieurs autres organisations ou faire partie d'une autre organisation plus vaste. Elle a donc des liens avec d'autres organisations, nommés pour décrire la relation entre ces organisations. Exemple, des filiales qui ont chacune une entité juridique propre et qui une relation de type «mère-fille» avec leur siège social.

Type d'organisation

Organisation interne

C'est une organisation qui utilise le logiciel ARTIS.net et dont les activités sont "gérées" dans ARTIS.net :

• Les achats,
• Les ventes,
• Les SSC,
• Les services,
• Etc...

Plusieurs organisations internes peuvent cohabiter dans le logiciel (par ex : la société holding et ses différentes filiales).

Organisation externe

C'est une organisation qui est en opposition de l'organisation interne. Il s'agit des clients, des fournisseurs, des transporteurs, des fabricants…

Client / Fournisseur / Transporteur / Fabricant

Une organisation peut être un client, un fournisseur, un transporteur, un fabricant ou plusieurs à la fois.

• Organisation de type client,
• Organisation de type financeur,
• Organisation de type banque,
• Organisation de type sous-traitant,
• Organisation de type fournisseur,
• Organisation de type fabricant,
• Organisation de type transporteur,
• Organisation de type commanditaire.

Filière

La filière est indispensable. Elle précise de quelle manière "travaillent" les tiers avec les organisations internes. Elle est également nommée "Relation Client-Fournisseur" ou "Chaîne de facturation".

ARTIS enregistre une filière par défaut. Elle permet de savoir quelles sont les interactions entre les tiers et les organisations internes dans dans la chaîne de vente, la chaîne des achats, dans les SSC ou encore dans les articles.

Les éléments sont :

• Qui commande,
• Pour qui il commande,
• Qui est livré,
• Qui est facturé,
• Qui paye,
• Qui reçoit les paiements.

Lorsqu'une seule organisation interne est gérée dans le logiciel ARTIS ou lorsque l'opérateur ne travaille que pour une seule organisation interne parmi        plusieurs, la filière est créée automatiquement.

Lorsque l'opérateur travaille avec plusieurs organisations internes, celui-ci devra préciser la ou les filières à mettre en place.

Des informations sont propres à cette filière, exemple : le mode de règlement. Cela permet ainsi de définir un mode de règlement différent entre un client et plusieurs organisations internes. Ces informations sont :

• Les classifications,
• Les adresses privilégiées,
• Les informations comptables,
• Des identifiants,
• Le mode de règlement.

Unité organisationnelle

Une unité organisationnelle est une entité au sein d'une organisation qui ne possède pas d'identification ou de désignation légale. Elle correspond à un service, un département, une entité non physique (par ex: projet).

Une organisation peut avoir aucune ou plusieurs unités organisationnelles. Une unité organisationnelle peut être composée d'éléments (eux-mêmes des unités organisationnelles).

Il est ainsi possible de définir une structure correspondant à la structure interne du client ou une vue extérieure de l'organisation. Le rôle de l'unité organisationnelle peut correspondre au nom de cette unité. Un choix parmi une liste de rôle peut également être fait.

L'utilité des unités organisationnelles est de "décrire" le fonctionnement ou la façon dont est structuré le tiers. En pratique, elles sont surtout mises en place au sein des organisations internes, pour définir des groupes de collaborateurs :

• Groupe de collaborateurs travaillant sur ARTIS.net ayant un même profil (différent des droits et des habilitations),
• Groupe de collaborateurs vendeurs (utile dans la gestion des affaires),
• Etc...

Interlocuteur / Collaborateur

Dans chaque organisation des interlocuteurs peuvent être enregistrés. Dans le cas d'un organisation interne, il ne s'agit pas d'interlocuteurs mais de collaborateurs. Pour chaque interlocuteur, il est possible de renseigner plusieurs informations :

• Domaine ou fonction de l'interlocuteur
• Un usage, par exemple : Affaire,
• Une localisation, par exemple : Bureau,
• Une disponibilité, par exemple : Tous les jours,
• Des médias : téléphone, fax, Courriel, adresse postale,
• Son appartenance à un ou des sites,
• Son appartenance à une ou des unités organisationnelles,
• Ses missions (dans le cas de collaborateurs),
• Etc…