1. DELEGATION SORTANTE
1. Préambule
1. Positionnement

Le Prestataire 1 vend un bien sur Paris. Le bien est en délégation de maintenance auprès du confrère : le Prestataire 2.

La procédure ci-dessous concerne le Prestataire 1 qui va vendre le bien au client final.

2. Client et Site
1. Client

Vérifier si le client final existe en tant que client de facturation, sinon le créer.

2. Site

Vérifier si le site d’installation existe pour le client final, sinon le créer.

3. Vente

Faire le chaînage habituel de commande, BL, facture.

• Client de commande : le client final
• Client de livraison : le site d’installation du client final
• Client de facturation : client final ou Leaseur

4. Création de la SSC

Créer la SSC avec le client final comme partie contractante.

Faire « Edition contrat » et envoyer le pdf généré avec le document interne à votre confrère.

Dans notre exemple, les documents sont à envoyer au Prestataire 2.

5. Modification du Bien

Il faut compléter le fiche du bien en indiquant le sous-traitant.

1. Bien et configuration / Gérer un bien
2. Appeler le bien
3. Cliquer sur Client livré
4. Modifier avec <Crayon>
5. Renseigner l’organisation comme ci-dessous :

6. <Disquette>

Exemple de saisie d’appel sur une machine :

1. Facture de sous-traitance

Le prestataire 2 intervient chez le client final et vous adresse une facture. Cette facture est à prendre en compte dans les achats, pour une prise en compte en comptabilité et dans les Services pour une prise en compte dans les charges liées à cette machine sous contrat (l’analyse de rentabilité en tiendra compte).

1. Dans les Achats

Soit la facture est enregistrée directement en comptabilité générale (voir le service concernée),

Soit la facture est enregistrée dans ARTIS.net.

1. Saisie dans ARTIS.net

Une facture directe est à saisir :

Achat / Factures fournisseur / gérer les factures fournisseur

Créer une nouvelle facture et cocher « Directe »

• Fournisseur : Le fournisseur générique « Sous-traitant » ou le compte identifié du Prestataire 2
• Articles : Selon ce que le Prestataire 2 vous facture, il est nécessaire d’ajouter des articles de facturation :
• Code        Libellé
• ST        Sous-traitance
• PD        Pièce détachée
• CONSO        Consommable Bureautique
• FTC        Frais de participation et de gestion

2. Dans les Services

La facture va faire l’objet d’une saisie de compte rendu d’intervention :

Services / Planification / Gérer le planning multi-critères

1. Au planning, faire clic droit et prendre « Saisir un CRIT direct »
2. Dans l’écran 1 de la DIT, sélectionner le domaine d’intervention « Bur. / Sous-traitance » (ce domaine a fait l’objet d’un paramétrage particulier),
3. Dans le CRIT, prendre le technicien sous-traitant,
4. Saisir les quantités sur les lignes de prestation (ne pas ajouter d’articles pièces suivi en stock. Dans le cas contraire, des sorties de stock seraient enregistrées !),
5. Après validation de la saisie du CRIT, cliquer sur l’option « Info. coût revient » (en bas à gauche),
6. Sélectionner les lignes et utiliser <Crayon> pour modifier les coûts de revient,
7. Pour chaque ligne, cliquer sur « Statique » et reporter les montants HT de la facture du sous-traitant dans « Coût rev. unitaire utilisateur » (enregistrer à chaque ligne).

2. DELEGATION ENTRANTE
1. Préambule
1. Positionnement

On appelle «Délégation entrante » (ou « Entrée de Zone »), tout matériel pris en maintenance sur le secteur technique du prestataire alors que celui-ci n’est pas à l’origine de la vente.

Le Prestataire 1 vend un bien sur Paris. Le bien est en délégation de maintenance auprès du confrère : le Prestataire 2.

La procédure ci-dessous concerne le Prestataire 2 qui va prendre en charge la maintenance pour le compte du Prestataire 1.

2. Bien

La vente n’étant pas faite par le prestataire, il faut créer manuellement le bien dans le Parc.

Si Prestataire 1 et Prestataire 2 sont gérés sous ARTIS.net, dans une seule base de données, alors le matricule ne peut être présent qu’une seule fois dans la base de données. Lors de cette création, le matricule à gérer dans le Prestataire 2 sera suffixé, exemple : « -S ».

2. Client et Site
1. Client

Dans ARTIS, le client final n’est pas vu comme un client de facturation. Il va être enregistré sous le compte du client correspondant au Prestataire 1, qui est à l’origine de la vente.

Dans notre exemple, pour Prestataire 2, il faut utiliser le compte client qui identifie Prestataire 1. S’il n’existe pas, le créer.

2. Site

Il faut vérifier l’existence ou non des sites d’installation des nouvelles délégations.

• Si ceux-ci existent, aller au Chapitre « Création du bien » ci-dessous.
• Sinon suivre la procédure : créer un site pour le client.

1. Création du BIEN

Prendre l’option «+» pour ajouter un nouveau bien

Saisir la référence du modèle du bien (code Mercury sans les 2 lettres en fin, exemple « 3617B004 ») à créer puis «F2».

Saisir dans la zone «Fabricant», le matricule du bien à entretenir suivi du suffixe, exemple « GNN12345-S ».

Cliquer sur le statut «C».

Puis le crayon des statuts pour faire afficher la liste des statuts.

Sélectionner : «Non possédé par le prestataire à destination du parc client».

Les autres statuts s’affichent automatiquement  comme sur l’écran ci-dessus.

Cliquer ensuite en bas de l’écran sur le lien «Logistique»

Saisir le code du confrère puis faire « entrée » sur la zone site pour sélectionner le bon site d’installation.

Saisir ensuite la date d’installation fournie par votre confrère.

1. Création de la SSC

La nouvelle SSC sera ensuite créée comme toute SSC.

Le client de la partie contractante sera votre confrère

1. Facturation annexe

Si des mises en configuration sont à facturer, une commande est à saisir :

• Client de commande :
• Le client prestataire à l’origine de la vente (dans notre exemple, Prestataire 1 est à l’origine de la vente.
• Client de livraison :
• Le site correspondant au client final.
• Client de facturation :
• Le même client que celui de commande (voir ci-dessus).

Sont ajoutés les articles permettant de facturer les prestations.