Gérer les comptages et l'Inventaire

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Un inventaire s'anticipe.

Précautions




Obligations



Un blocage des mouvements est mis en place entre entre le début et la fin de comptage.



Procédure type


    1. Créer au moins une préparation de comptage
    2. Créer un lot de comptage des articles non gérés comme bien au minimum par dépôt
    3. Créer un lot de comptage des biens au minimum par dépôt
    4. Débuter le comptage (blocage des mouvements dans Artis)
    5. Aller compter les articles et les biens dans les dépôts en fonction du lot
    6. Finir le comptage (Libère les mouvements)
    7. Saisir les quantités pour les articles non gérés comme bien / Cocher la présence du bien dans le dépôt
    8. Contrôler et justifier les écarts de comptage pour les articles non gérés comme biens avant de valider le lot.
    9. Contrôler les statuts, les livraisons, les reprises, les transferts de stocks pour les articles gérés comme bien qui n'auraient pas été trouvé lors du comptage
    10. Valider le lot de comptage

    1. Créer l'inventaire (en intégrant toutes les préparations depuis le dernier inventaire ou en intégrant une seule préparation)
    2. Saisir les dépréciations
    3. Imprimer l'inventaire pour contrôler la valorisation et les dépréciations
    4. Valider l'inventaire (Attention après validation aucune modification n'est admise)


Organisation des préparations et des lots de comptage


       Exemple de décomposition des préparations de comptage et des lots en fonction :



Organisation

interne

 Code

dépôt

 Dépôt Nature

des articles

 PREPARATION Solution

d'impression

 Solution

Logiciel

 Solution

Audiovisuel

 Solution

Mobilier

 Solution

Informatique

 Solution

Bur./Façonnage

 Solution

Téléphonie
01 010 Dépôt principal Non sérialisé Prépa 01 Lot 1 Lot 3 Lot 5 Lot 7 Lot 9 Lot 11 Lot 13



Sérialisé Prépa 01 Lot 2 Lot 4 Lot 6 Lot 8 Lot 10 Lot 12 Lot 14
01 011 Dépôt annexe 011 Non sérialisé Prépa 01 Lot 15



Sérialisé Prépa 01 Lot 16
01 019 Dépôt principal Occasion Non sérialisé Prépa 01 Lot 17



Sérialisé Prépa 01 Lot 18












02 020 Dépôt agence 2 Non sérialisé Prépa 02 Lot 19



Sérialisé Prépa 02 Lot 20
02 029 Dépôt agence 2 Occasion Non sérialisé Prépa 02 Lot 21



Sérialisé Prépa 02 Lot 22












03 030 Dépôt agence 3 Non sérialisé Prépa 03 Lot 23



Sérialisé Prépa 03 Lot 24
03 039 Dépôt agence 3 Occasion Non sérialisé Prépa 03 Lot 25



Sérialisé Prépa 03 Lot 26














Remarque

Le tableau peut être modifier afin de tenir compte des familles.



Impact des comptages et des inventaires sur le fonctionnement d'ARTIS.net



Les temps de calcul des quantités en stock et des PMP dépendent énormément de l'antériorité des comptages et des inventaires :


Il faut donc procéder :



Pour avoir un calcul du stock optimal il faut gérer les comptages :



Ce comptage général permet à Artis.net de ne pas récupérer les mouvements de stocks trop anciens afin que le calcul du stock ne prenne pas trop de temps.

Dans le cas d'un comptage général annuel, ARTIS.net limite donc théoriquement la recherche des mouvements jusqu'à 1 an en arrière.


      1. Créer un lot de comptage pour chaque dépôt de la société (en incluant tous les dépôts)
      2. Intégrer tous les articles du dépôt compté, en cliquant sur "Intégrer les articles du dépôt"  (idem pour les biens)
      3. Ensuite pour chaque article, il faut renseigner la quantité en stock réelle
      4. Traiter également les articles dont la quantité théorique est 0 et sans quantité réelle en stock (quantité non saisie), en utilisant « Mettre à 0 les articles où qté comptée = vide et qté théorique = 0 »
      5. Pour être sûr de ne pas avoir oublié de compter des articles, il faut également créer des nouveaux lots avec les articles/biens non comptés dans la préparation. Procédez ainsi :

       


Ce comptage « tournant » permet d'avoir des estimations de stocks plus précises et optimise le temps de calcul pour les articles comptés dans ces comptages « tournant ».


      1. Créer un lot de comptage pour le dépôt souhaité
      2. Intégrer les articles comptés
      3. Pour les articles comptés, renseigner la quantité en stock réelle.


Pour avoir un calcul du PMP optimal il faut gérer les inventaires :



Cet inventaire général permet à Artis.net de ne pas récupérer les mouvements de stocks trop anciens afin que le calcul du PMP ne prenne pas trop de temps.

Dans le cas d'un comptage général annuel, ARTIS.net limite donc théoriquement la recherche des mouvements jusqu'à 1 an en arrière.


      1. Créer un inventaire dans Artis.net (pas une situation), en utilisant la préparation de comptage général (voir ci-dessus).
      2. Lors de la création de l'inventaire, il faut également intégrer tous les articles avec la quantité à « 0 » (ne pas cocher la case d'exclusion)