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Remarque

En accédant à cette option, par défaut les factures sont filtrés :

oUniquement les factures sans date d'édition,

oUniquement les factures sans dématérialisation.

Types de traitement

Les types de traitement possibles sont :

Imprimer les factures :

o<icon-printer> Imprimer : La date et heure d'édition et le login seront mis à jour,

oAperçu : La date et heure d'édition et le login NE seront PAS mis à jour.

NB: Les factures déjà imprimés ou les factures dématérialisés n'apparaissent pas par défaut dans la liste.

Imprimer les traites:

Ne concerne que les factures dont le mode de règlement est Billet à ordre ou LCR

Préparer l'envoi des factures

Ne concerne que les factures dont l'état d'envoi est "En attente"

Mettre en attente l'envoi des factures,

Permet de basculer une facture de l'état d'envoi "Prêt" à l'état d'envoi "En attente", ainsi la facture ne pourra pas être envoyée tant qu'elle n'aura pas été préparée

Conserver en interne les factures,

Cette action permet de marquer les factures qui ne seront pas envoyées aux destinataire, par exemple les factures à 0 Euros. L'état d'envoi de la facture passe à "Conservé en interne"

Remettre en attente l'envoi des factures

Cette action permet de récupérer une facture à l'état Conservé en interne afin de le l'envoyer au destinataire. L'état d'envoi passe à "En attente" et il sera nécessaire de préparer la facture.

Envoyer les factures :

Un message de confirmation est affiché : "Attention, l'envoi de la facture au destinataire est définitif. Il ne sera plus possible de modifier la facture après envoi. Souhaitez-vous poursuivre ?".

Les opérations suivantes sont effectuées :

oLa facture passera à l'état "Envoyé au destinataire",

oLa date d'envoi, heure et login sera mise à jour,

oLa facture ne sera plus modifiable,

oSi l'archivage des factures est activé, alors la facture sera conservée sous forme de PDF dans la GED,

oSi la dématérialisation Artis est activée :

■Le PDF conservé dans la GED sera signé,

■Un mail sera envoyé au client pour lui indiquer qu'une facture est disponible, consulter le paragraphe ci-dessous,

■La facture sera marquée comme "Dématérialisée",

■Dans le suivi des échanges, on matérialisera un échange entre Artis et la GED sous la forme d'un rapport,

oSi la dématérialisation Chorus est activée :

■Le PDF conservé dans la GED sera signé,

■La facture sera marquée comme "Dématérialisée",

■Dans le suivi des échanges, on matérialisera un échange entre Artis et la GED sous la forme d'un rapport.

[tip] Il est possible d'automatiser l'envoi des factures prêtes à l'envoi via un traitement nocturne. Il peut se lancer le dernier jour du mois pour envoyer toutes les factures créées depuis N jours et qui sont en état "prêtes à l'envoi" (voir Etats de la facture), N étant un nombre défini dans le paramètre NB_JOURS_AVANT_ENVOI_FACTURES. Par défaut ce traitement n'est pas actif, vueillez contacter le service client Artis si vous souhaitez le mettre en place.

Récupérer les factures à destinations de Chorus :

L'utilisateur pourra récupérer un fichier ZIP contenant toutes les  factures sous forme de PDF signé à destination du portail Chorus.

Les opérations suivantes sont effectuées :

■La facture passera à l'état "Envoyé au destinataire",

■La date d'envoi, heure et login sera mise à jour",

■La facture ne sera plus modifiable",

■Si l'archivage des factures est activé :

•La facture sera conservée sous forme de PDF dans la GED,

■Si la dématérialisation Chorus est activée :

•Le PDF conservé dans la GED sera signé,

•La facture sera marquée comme "Dématérialisée",

•Dans le suivi des échanges, on matérialisera un échange entre Artis et la GED sous la forme d'un rapport,

•Le fichier PDF sera exporté à travers le flux EDI vers Chorus Factures,

•Dans le suivi des échanges,

•on rajoutera le rapport d'export de flux d’EDI,

•on rajoutera le retour du flux EDI (résultat de l'import dans Chorus).

Export des fichiers d'impression (spécifique).

Critères et Types de traitement

(1) Sélection multiple avec les états de la facture:

■En écriture normal : états positionnés par défaut.

■En italique : états complémentaires sélectionnables,

Paramètres

       Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Courriel type suite à "Envoyer"

De : contact@artis.fr [mailto:contact@artis.fr]

Envoyé : lundi 2 février 2015 10:13

À : Paul PAUSISSION

Objet : Mise à disposition de factures sur votre espace client

Emetteur : ARTIS

Destinataire : 000035 CELEU GROUPE

Bonjour,

La facture n° 140863 émise le 02/02/2015 est disponible sur votre espace client à l'adresse suivante : https://portail.artis.fr/artis/

Cordialement,

E-mail : Service facturation <contact@artis.fr>

Ce mail est généré par un serveur. Merci de ne pas y répondre.