Faire les demandes de relevés compteur par fax ou e-mail
Pour faire les demandes de relevé compteur, ARTIS se base sur :
1.Le mode positionné sur le bien,
2.Une recherche du fax ou du courriel pour un bien :
■Au 1er niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche de l'interlocuteur du bien déclaré comme responsable utilisateur du bien
■Sinon, au 2ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la localisation du bien
■Sinon, au 3ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans le site du bien
■Sinon, au 4ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche principal du client
■Sinon, aucune demande n'est générée
Afficher le mode actuel pour un bien
ou tout autre lien qui permet d'afficher la fiche du bien
1.Rechercher le bien
2.Onglet "Classification",
3.Ligne "Demande de relevés compteurs Bien" dans le tableau, le mode de relevé du bien est affiché.
Mettre à jour le mode de relevé compteur
Mode d'envoi dans les Biens
Biens et configurations / Biens / Gérer un bien
ou tout autre lien qui permet d'afficher la fiche du bien
1.Rechercher le bien,
2.Onglet "Classification",
3.Bouton modifier ,
4.Ouvrir la liste déroulante et sélectionner le mode,
5. ou F2,
6.<X> ou <Echap>.
Si le nouveau mode est "Fax" ou "e-mail", ARTIS.net recherche le fax ou l'adresse courriel et l'affiche sous le mode. Si le fax ou l'adresse courriel ne sont pas correct, corriger l'information
Les choix sont au moins au nombre de 3 :
■Fax : la demande se fera par fax,
■Adresse e-mail : la demande se fera par un message électronique,
■Aucun : aucune demande ne se sera faite.
Certains peuvent avoir en plus :
■E-maintenance : dans les traitements, cela correspond à la valeur "Aucun". Mais cette option précise qu'une e-maintenance est en place. Le mot "E-maintenance" peut avoir des équivalents suivant les logiciels mis en place pour les imports de relevé, comme "@Remote", "Kpax"...
Fax ou courriel dans la Localisation d'un bien
Biens et configurations / Biens / Gérer un bien
ou tout autre lien qui permet d'afficher la fiche du bien
1.Rechercher le bien,
2.Cliquer sur l'onglet "Client",
3.Si la localisation n'existe pas et qu'elle est nécessaire :
1.Bouton modifier ,
2.Saisir le nom de la localisation,
3. ou F2,
4.Cliquer sur le mot "Localisation",
5.Bouton modifier ,
6.Saisir le fax ou courriel spécifique à cette localisation,
7. ou F2.
Fax ou courriel dans le site du client
Dans le site du client, il est possible de saisir le fax ou le courriel.
Fax ou courriel dans la fiche client
Dans le site du client, il est possible de saisir un fax ou courriel.
Procédure pour effectuer les demandes de relevés
Envoi par "Simulation d'une ou plusieurs SSC", avant calcul (pré facturation)
Solutions de services / Solutions de services client / Simuler la facturation des solutions
Solutions de services / Solutions de services client / Gérer une solution de service, Contrôle de la facturation
1.Section "Critères de sélection",
2.Les valeurs des critères sont pris en compte,
3.Section "Paramètres de génération",
4.Les éléments de ce paragraphe ne sont pris en compte que pour les demandes de relevé compteur, lancées à partir de cet écran,
5."Paramètres de sortie",
6.Seule l'option "Sans relevé depuis le" est prise en compte dans les demandes de relevé compteur lancées à partir de cet écran,
7.Cliquer sur "Demande de relevés" en haut à droite de l'écran,
Confirmation d'envoi
8.Tableau de proposition : Liste des demandes à effectuer,
9.Date de demande : Il est possible de modifier la date de demande. Elle figure sur le document envoyé,
10.Fax/Courriel : Possibilité de modifier le numéro de fax, ou d'effacer le contenu.
■Sans numéro de fax, aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
■Si le numéro de fax contient un « # », aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
■Dans tous les cas, les envois sont faits uniquement pour les lignes cochées (à gauche).
11.Exporter ce tableau : Permet de conserver l'ensemble des demandes proposées par ARTIS.net (les cases cochées ne font pas partie de l'export). Il est conseillé d'enregistrer cet export pour avoir une traçabilité des envois.
12. ou F2,
Génération et Envoi
13.La barre de progression permet de suivre l'évolution des envois. Une trace des demandes de relevé envoyées dans la boîte d'envoi des fax s'affiche,
14.A la fin du traitement, le message "Préparation des fax/courriel finis. Envoi en cours".
Remarque
La case ‘Conserver la session à la fin du traitement' peut être cochée pour faire un copier-coller du contenu du cadre dans un fichier texte (historique conservé).
Envoi par "Simulation d'une ou plusieurs SSC", après calcul (pré facturation)
Solutions de services / Solutions de services client / Simuler la facturation des solutions
Solutions de services / Solutions de services client / Gérer une solution de service, Contrôle de la facturation
1.Lancer de manière classique la simulation,
2.Cliquer sur "Demande de relevés" en haut à droite de l'écran.
Confirmation d'envoi
3.Tableau de proposition : Liste des demandes à effectuer,
4.Date de demande : Il est possible de modifier la date de demande. Elle figure sur le document envoyé,
5.Fax/Courriel : Possibilité de modifier le numéro de fax, ou d'effacer le contenu.
■Sans numéro de fax, aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
■Si le numéro de fax contient un « # », aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
■Dans tous les cas, les envois sont faits uniquement pour les lignes cochées (à gauche).
6.Exporter ce tableau : Permet de conserver l'ensemble des demandes proposées par ARTIS.net (les cases cochées ne font pas partie de l'export). Il est conseillé d'enregistrer cet export pour avoir une traçabilité des envois.
7. ou F2,
Génération et Envoi
8.La barre de progression permet de suivre l'évolution des envois. Une trace des demandes de relevé envoyées dans la boîte d'envoi des fax s'affiche,
9.A la fin du traitement, le message "Préparation des fax/courriel finis. Envoi en cours".
Remarque
La case ‘Conserver la session à la fin du traitement' peut être cochée pour faire un copier-coller du contenu du cadre dans un fichier texte (historique conservé).
Le paramétrage technique est réalisé sur le serveur d'application et sur le serveur de fax par un consultant technique de la société ARTIS.
La mise en œuvre standard de la société ARTIS passe par l'utilisation des services fax de Windows XP avec un modem et une ligne analogique.
Pour une mise en œuvre autre (ligne Numéris en parallèle par exemple), il faut contacter de la société ARTIS pour étudier la faisabilité.
Paramètres application
Serveur de mail
Ce paramétrage est à faire par ARTIS.
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>
<smtp>
<ipserver>smtp.hostname.com</ipserver>
<port>25</port>
<mail>contact@xlbureautique.com</mail>
<mailTo>contact@xlbureautique.com</mailTo>
</smtp>
Courriel expéditeur des demandes
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Paramètre "BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL"
Valeur :
■Adresse email de l'expéditeur pour l'envoi des demandes de relevés, exemple : ArtisWeb4@artis.fr
Courriel expéditeur général
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Le paramètre « MAIL » est utilisé dans le cas où le paramètre « BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL » n'est pas renseigné.
Paramètre "MAIL"
Valeur :
■Adresse de l'expéditeur du message (exemple, l'adresse e-mail du Service Dispatch), exemple ArtisWeb6@artis.fr
Courriel retour des demandes
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Paramètre "BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL"
Valeur :
■Adresse email du destinataire recevant le résultat de l'envoi des demandes de relevés Compteur, exemple ArtisWeb5@artis.fr
Fax retour des demandes
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Paramètre "BIEN_COMPTEUR_NUMERO_FAX"
Valeur :
■Fax à utiliser pour retourner les demandes de relevé Compteur.
Remarque
La valeur est envoyée dans le champ "SOC_FAX_RELEVE_COMPTEUR" de l'XML de données de la demandes de relevés.
Courriel destinataire général
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Le paramètre «MAILTO» est utilisé dans le cas où le paramètre «BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL» n'est pas renseigné.
Paramètre "MAILTO"
Valeur :
■Adresse du destinataire du message dans la cas où le technicien n'a pas d'adresse paramétrée dans sa fiche, exemple ArtisWeb7@artis.fr
Paramétrage du mail pour les envois automatiques
Lors de la mise en place des demandes automatiques, le mail envoyé au client est paramétré par défaut avec la signature par défaut.
Calendrier des demandes pour l'envoi automatique
Les demandes de relevés peuvent être générées automatiquement selon un calendrier :
oLe calendrier générique,
oLe calendrier pour les exceptions (par exemple, tous les clients qui sont en forfait avec régularisation sauf les clients d'une certaine classification (Grands comptes),
oLe calendrier pour les exclusions (par exemple, les écoles au mois d'août).
Ces calendriers sont à paramétrer dans des tables de décision.
Contacter un consultant ARTIS pour cette mise en place.
Paramètres application
Il est possible de définir un paramètre pour envoyer des demandes seulement pour les règles forfaits ou tranches arrivées à la période de régularisation ou de renouvellement.
Recherche et envoi des demandes
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Paramètre "IGNORE_FACTURE_THEORIQUE_POUR_COLLECTE_COMPTEUR"
Valeur :
■Oui, la recherche et l'envoi des demandes sont limités aux dates de régularisation (forfaits) ou de renouvellement (tranches),
■Non coché : la recherche et l’envoi de demandes de relevés se fait dès lors que la rfc apparait en simulation de facturation.
Nombre de jours sans relevé
Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres
Paramètre "NB_JOURS_MAX_SANS_RELEVE_COMPTEUR_REEL"
Valeur :
■20, Nombre de jours maximum entre 2 relevés réels de compteur avant une nouvelle demande de relevé automatique.
Document de demande de relevé compteur
Mise en page du document de demande de relevé
La mise en page du document se fait à l'aide d'un outil tel que XslFast, contacter ARTIS.
Paramétrage de l'image « mode opératoire »
Objectif
Il est possible d'insérer dans les demandes de relevés un mode opératoire qui rappelle au client la manière de relever physiquement les compteurs sur sa machine.
Mise en oeuvre
Lien entre le Bien et l'Image
D'une part, pour rappel, les informations des biens sont :
■Un bien (identifié par un matricule) est rattaché à un type de produit.
■Un type de produit (référence fabricant ou référence constructeur) est lié à un article vendu.
D'autre part, un mode opératoire est inséré dans le modèle d'impression grâce à une image dont les caractéristiques sont :
■Format : jpg (en minuscule)
■Hauteur : maximum 12 cm
■Largeur : fixe 17 cm
Le lien entre l'image et la machine est la référence du type de produit. C'est-à-dire que l'image a pour nom la référence du type de produit suivi de l'extension "jpg".
Remarque
Les éventuels "blanc" qui figurent dans une référence de type de produit sont remplacés par des "_" (trait de soulignement, touche <8> du clavier alphanumérique).
Mise en Place
L'ensemble des images doit être déposé dans un répertoire prévu à cet effet. Il est possible depuis l'explorateur Windows d'accéder à ce répertoire : il faut saisir dans la zone adresse :
"\\adresse IP du server\interface\images",
Exemple "\\192.168.1.27\interface\images".
Mise à Jour
Pour tout nouveau type de produit qui est nouvellement commercialisé, il convient de créer l'image correspondante (avec un outil tel que Microsoft Paint ou tout autre produit) et ensuite de déposer l'image dans le répertoire cité.
Exemple : le bien "SDP00140" a pour référence de type de produit "603-1272". L'image "mode opératoire" qui correspond à ce type de produit a pour nom "603-1272.jpg".
Si votre référence de type de produit contient des espaces, il est nécessaire de les convertir en "_".
Remarque
Pour être plus explicite sur le document, insérer en haut de l'image la phrase « Pour relever les compteurs, suivre les opérations suivantes : ».