Actualiser les augmentations
L'outil Actualiser les augmentations des SSC permet mettre à jour les paramètres d'augmentation de vos SSC soit par import de fichier soit par modification directe à l'écran. Vous avez une entière autonomie sur le processus mais les équipes Artis sont à votre disposition pour vous accompagner si vous effectuez cette action pour la première fois.
Le mode opératoire recommandé est de procéder à un export de vos paramètres d'augmentation, d'effectuer les mises à jour sur Excel puis d'importer en retour le fichier modifié dans Artis.
La mise à jour des paramètres d'augmentation des SSC a un impact direct sur la facturation, les modifications ne peuvent pas être annulées, c'est pourquoi il est recommandé de limiter son utilisation aux seuls utilisateurs avertis ( cf Gérer les profils) Description des écrans
Sélection
Quand on accède à l'écran de sélection, aucune SSC n'est sélectionnée, il est obligatoire de sélectionner les SSC dont les paramètres d'augmentation vont être modifiés pour pouvoir continuer. Ce comportement est différent de celui des autres outils de gestion des SSC (simuler la facturation, facturer, pca-par). 
L'utilisation des critères de sélection ne fait que filtrer la liste des SSC présentes dans la section Sélection, il est nécessaire ensuite de sélectionner les lignes Le choix d'un ou plusieurs des critères listés ci-dessous nécessite de cliquer sur le bouton Actualiser pour que le filtre soit appliqué
oLibellé SSC
oLibellé MSC
oNon facturé depuis
oActivité
oListe SSP (sélection, suppression)
oListe MSP (sélection, suppression)
oListe RFP (sélection, suppression)
Suite à la sélection cliquer sur ou F2 pour faire apparaître le tableau de Synthèse
Synthèse
L'écran synthèse affiche toutes les informations d'augmentation de votre sélection de SSC et permet plusieurs actions:
oExporter les augmentations (fichier csv),
oImporter les augmentations,
oModifier les paramètres d'augmentation en masse,
oModifier les paramètres d'augmentation particuliers à une SSC,
oEnregistrer les mises à jours,
Actualiser les augmentations par import de fichier
Le mode opératoire se déroule suivant les étapes ci-dessous :
1.Effectuer la sélection puis
2.Menu mosaïque Exporter les augmentations,
3.Ouvrir le fichier sous Excel,
4.Ne masquer ou ne détruire aucune colonne,
5.Affiner votre sélection de ligne,
6.Mettre à jour les colonnes nécessaires (voir paragraphe descriptif du fichier)
7.A partir de l'écran Synthèse ou de l'écran Sélection, menu mosaïque "Importer les augmentations"
■Les lignes mises à jour par le fichier d'importation apparaissent en surbrillance, vérifier que les données affichées correspondent à ce qui est prévu.
8.Bouton <Enregistrer> , les RFC qui étaient surlignées verront leur paramètres mis à jour.
Il est recommandé de garder une copie de l'export initial des paramètres de facturation afin de permettre de remettre ces paramètres tels qu'ils étaient avant l'import des modifications en cas d'erreur. Actualiser les augmentations par modification en masse
Modifier le type d'augmentation
oSélectionner les RFC à modifier (cas cochée)
oDans la section type d'augmentation, sélectionner le nouveau type d'augmentation (en lieu et place de l'ancien)
oCliquer sur appliquer pour mettre à jour le tableau à l'écran avec les nouveaux paramètres
Cas de la majoration personnalisée
La majoration personnalisée est une augmentation propre à un client, elle nécessite des paramètres personnalisés, le mode d'augmentation et la valeur de ce mode
| Mode d'augmentation | Valeur (exemple) |
|---|---|
| Appliquer coefficient | 1.0299 |
| Appliquer pourcentage | 2.23 |
| Ajouter valeur fixe | 0.0003 (ajouté au coût existant des RFC sélectionnées) |
| Remplacer valeur actuelle | 9 |
Le mode d'augmentation Ajouter valeur fixer et Remplacer valeur actuelle doivent être utilisés avec précaution car ils ne sont pas proportionnels. Il est préférable de l'appliquer à des RFC identique (exemple : Participation aux frais de livraison de toner) Modifier de la date d'augmentation
oSélectionner les RFC à modifier (cas cochée)
oDans la section Date d'augmentation, sélectionner la nouvelle option
oCliquer sur appliquer pour mettre à jour le tableau à l'écran avec les nouveaux paramètres
Attention lors de la modification de la date d'augmentation de saisir l'année de la prochaine augmentation (année en cours ou année suivante) afin de ne pas appliquer dans la passé des augmentations qui ont peut être déjà été appliquées selon l'ancien paramétrage d'augmentation. Appliquer les modifications
Comme dans le cas de la mise à jour par importation de fichier, il est nécessaire de cliquer sur .
Les RFC qui étaient surlignées verront leur paramètres mis à jour.
Un tableau récapitulatif apparaît suite à l'application des modifications
Descriptif du fichier
| Position | Position lettrée | Libellé | Choix possible | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | A | Code client | ||
| 2 | B | Client | ||
| 3 | C | Code SSC | ||
| 4 | D | Libelle SSC | ||
| 5 | E | Libellé MSC | ||
| 6 | F | Date début MSC | ||
| 7 | G | Libellé RFC | ||
| 8 | H | Dernière facture | ||
| 9 | I | Nb coûts | ||
| 10 | J | Somme coûts standards | ||
| 11 | K | Somme coûts dépassements / abo. |
||
| 12 | L | Renouvellement d'augmentation | ||
| 13 | M | Type augmentation | ||
| 14 | N | Unité augmentation | ||
| 15 | O | Valeur augmentation | ||
| 16 | P | Dernière augmentation | ||
| 17 | Q | Prochaine augmentation | ||
| 18 | R | Nouveau type augmentation | •Non révisable •Syntec•Majoration société•Majoration personnalisée |
|
| 19 | S | Nouvelle unité augmentation | Si Nouveau type augmentation = Majoration personnalisée: •Appliquer coefficient•Appliquer pourcentage•Ajouter valeur fixe•Remplacer valeur actuelle |
|
| 20 | T | Nouvelle valeur augmentation | ||
| 21 | U | Type renouvellement augmentation | •annuelle •de prise d'effet du MSC |
|
| 22 | V | Jour | 1 à 31 | |
| 23 | W | Mois | •janvier •février•mars•avril•mai•juin•juillet•août•septembre•octobre•novembre•décembre |
|
| 24 | X | Année | ||
| 25 | Y | Nouveaux coûts standard | ||
| 26 | Z | Nouveaux coût dépassement / abo. | ||
| 27 | AA | Mode règlement | ||
| 28 | AB | Date de création de l'augmentation | ||
| 29 | AC | Date début SSC | ||
| 30 | AD | Date fin SSC | ||
| 31 | AE | Age du bien le plus ancien | ||
| 32 | AF | Nombre de biens | ||
| 33 | AG | Dernier modificateur | ||
| 34 | AH | Dernière mise à jour | ||
| 35 | AI | Décimal | ||
| 36 | AJ | Type arrondi | ||
| 37 | AK | ID-SSC-KEY | ||
| 38 | AL | ID-CLIENT-KEY | ||
| 39 | AM | ID-RFC-KEY | ||
| 40 | AN | ID-AUGMENTATION-KEY | ||
| 41 | AO | Activité |
: Colonnes à mettre à jour