Gérer les factures fournisseur
Dès qu'une ligne de facture est enregistrée, la facture existe et est au statut "Enregistré".
Toute facture à l'état "Enregistré", est susceptible d'être prise en compte dans la génération des écritures comptables.
Facture issue de la facturation des réceptions (livraisons fournisseur)
Entête
1.Bouton <Ajouter>,
2.Sélectionner le fournisseur,
3.Le cas échéant, compléter l'organisation interne dans "Reçue par",
4.Modifier la date : il s'agit de mettre la date de la facture du fournisseur,
5.Saisir le numéro externe : Il s'agit de mettre le numéro de facture donné par le fournisseur,
Cette information est reportée sur l'écriture comptable d'achat, et transférer en comptabilité (pour lettrage),
6.Modifier le mode de règlement (calcul d'échéance),
7.Possibilité de saisir jusqu'à 4 échéances
8.Possibilité d'insérer une pièce jointe dans la facture
Livraisons à facturer
9.Dans la liste des Livraisons à facturer, sélectionner le ou les BL,
10.Bouton ,
11.Vérifier les lignes, dans l'ordre :
■Vérifier les montants H.T. ,
■Modifier les quantités (cocher la ligne, , Saisir la modification, ,
■Modifier les prix unitaires H.T., , Saisir la modification, ,
12.Ajouter les autres livraisons à facturer :
■Cliquer sur le lien "Livraisons à facturer" (dans <Mosaïque> à droite),
■Refaire les étapes 7 à 9,
Vérification de la facture
13.Vérifier le total H.T. de la facture :
■Si le montant varie de plus de 1 €, ajouter une d'article de facturation pour enregistrer la différence :
•Ajouter une ligne avec bouton ,
•Changer le type de ligne et prendre "Facturation" (en haut à droite),
•Rechercher un article de facturation (cela suppose que les articles existent),
•Saisir la quantité 1 ou -1,
•Saisir la valeur de l'écart en prix unitaire,
•,
■Si le montant varie de moins de 1 €, l'écart est enregistré dans la TVA :
•Passer en modification de la facture ,
•Modifier le "Total TVA (€)" de façon à ne plus avoir d'écart (en bas, à gauche),
•Corriger une des échéances (de la même façon).
Remarque
Le nombre de caractère du numéro externe mis sur l'écriture comptable est dicté par le logiciel de comptabilité.
Factures directe
Entête
1.Faire Bouton ,
2.Sélectionner le fournisseur,
3.Le cas échéant, compléter l'organisation interne dans "Reçue par",
4.Cocher la case "Directe" (en haut, à droite),
5.Modifier la date : il s'agit de mettre la date de la facture du fournisseur,
6.Saisir le numéro externe : Il s'agit de mettre le numéro de facture donné par le fournisseur,
Cette information est reportée sur l'écriture comptable d'achat, et transférer en comptabilité (pour lettrage),
7.Modifier le mode de règlement (calcul d'échéance),
Lignes d'articles à facturer
Automatiquement, l'utilisateur est en ajout de ligne d'article,
8.Rechercher l'article,
9.Saisir la quantité et le prix unitaire,
10.,
Depuis une livraison fournisseur
La création d'une facture d'achat peut se faire aussi à partir de la livraison :
1.Afficher la livraison
2.Menu Facturer la livraison
3.Bouton Modifier sur la Facture crée
4.Remplacer dans N° externe la référence générée par défaut par le numéro de facture reçu de votre fournisseur
Modification d'une facture existante
Lorsque la facture est en visualisation globale, l'utilisateur peut reprendre l'ajout de ligne, dans les deux modes :
oLivraisons à facturer : voir les étapes 7 à 10 du chapitre "Facture issue de la facturation des réceptions (livraisons fournisseur)",
oLignes d'articles : voir les étapes 8 à 10 du chapitre "Factures directe".