Créer les lots de comptage
Un inventaire consiste à ouvrir une préparation. Une préparation comprend plusieurs lots de comptage sur l'ensemble des dépôts.
1.Bouton <Ajouter>,
2.Saisir une date de référence et un commentaire,
3.Préciser l'organisation interne,
4. ou F2.
Lots de comptage pour articles non gérés comme bien
Création du lot
1.Bouton ,
2.Saisir la description, la date prévue de début de comptage (date non contractuelle),
3.Sélectionner le dépôt,
4.Ajouter les inventoristes,
5.Ne pas cocher "Comptage de bien",
6. ou F2.
Remarque
Toutes les personnes ayant accès à la saisie, modification et visualisation du lot de comptage créé doivent être saisies en tant qu'inventoriste.
Par exemple, la personne qui compte, le responsable de l'inventaire et le contrôleur de gestion ont accès au lot. Ces trois personnes doivent être rattachées comme inventoriste (gestion des droits d'accès sécurisés).
Intégration des articles à compter dans le lot
1.Modifier le lot de comptage,
2.Intégrer les articles :
■Méthode 1 :
1.Cliquer sur "Intégrer les articles du dépôt",
2.Sélectionner tout ou partie des articles gérés dans le dépôt.
■Ou méthode 2 :
3.Cliquer sur "Intégrer les articles du dépôt par classification",
4.Sélectionner la ou les classifications des articles à compter,
3.Si toutefois des articles sont intégrés à tort :
1.Sélectionner les,
2.Cliquer sur "Supprimer les articles sélectionnés",
4. ou F2,
5.Lors de l'intégration des articles, la quantité théorique en stock est mémorisée.
Par contre, si le comptage d'inventaire est fait avec une douchette ou un terminal de saisie (puisard), passer directement au paragraphe « 4.5 - Débuter le comptage » ; car l'intégration des articles n'est pas nécessaire.
Astuce pour créer rapidement les lots
Pour créer tous les lots de comptage rapidement, procéder comme suit :
1.Créer la préparation de comptage,
2.Cliquer sur "Articles non comptés" pour créer automatiquement les lots de comptage pour tous les dépôts,
3.Si il est souhaité de subdiviser un lot en plusieurs lots de comptage (par exemple, sur un dépôt fixe, vous voulez un lot pour les consommables, un lot pour les pièces et un lot pour les matériels), il suffit de supprimer le lot et de le recréer manuellement en autant de sous-lots que nécessaires.
Astuce pour contrôler les articles non comptés lors du comptage des dépôts mobiles
Si un contrôle des articles non comptés est souhaité pendant le comptage des dépôts mobiles (véhicules), voici une méthode simple :
1.Créer la préparation de comptage,
2.Créer les lots des véhicules,
3.Pour chaque lot, utilisez "Intégrer les articles du dépôt" pour intégrer automatiquement tous les articles actifs du lot (avec ou sans stock physique).
Pour un lot de comptage :
1.Faire "Début de comptage",
2.Passer en mode "Ajout" en cliquant sur le bouton du tableau et scanner les articles inventoriés,
3.Après le comptage de tous les articles, cliquer sur l'entête de la colonne "Qté comptée" pour voir les éventuels articles non comptés.
4.Quand tous les articles sont vérifiés, cliquer sur "Fin de comptage",
5.Utiliser "Justifier les écarts",
6.Cliquer sur le lien "Mettre à 0 les articles où qté comptée = vide et qé théorique = 0",
7.Justifier les autres écarts (voir le paragraphe ci-dessous).
Lots de comptage pour biens
Création du lot
1.Bouton ,
2.Saisir la description, la date prévue de début de comptage (date non contractuelle),
3.Sélectionner le dépôt,
4.Ajouter les inventoristes,
5.Cocher "Comptage de bien",
6. ou F2.
Remarque
Toutes les personnes ayant accès à la saisie, modification et visualisation du lot de comptage créé doivent être saisies en tant qu'inventoriste.
Par exemple, la personne qui compte, le responsable de l'inventaire et le contrôleur de gestion ont accès au lot. Ces trois personnes doivent être rattachées comme inventoriste (gestion des droits d'accès sécurisés).
Intégration des biens à compter dans le lot
1.Modifier le lot de comptage,
2.Intégrer les biens :
■Méthode 1 :
1.Cliquer sur "Intégrer les biens du dépôt",
2.Sélectionner tout ou partie des biens présents dans le dépôt,
■Méthode 2 :
3.Cliquer sur "Intégrer les biens du dépôt par classification",
4.Sélectionner la ou les classifications des biens à compter,
3.Si toutefois des biens sont intégrés à tort, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur "Supprimer les biens sélectionnés",
4. ou F2.
Descriptif du tableau :
| Position | Position lettrée | Désignation | Type | Correspondance / Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| 1 | A | Libellé | A / N | |
| 2 | B | Référence fournisseur | A / N | |
| 3 | C | Marque | A / N | |
| 4 | D | Client | A / N | Identifiant Client |
| 5 | E | Fabricant | A / N | Identifiant Fabricant |
| 6 | F | Prestataire | A / N | Identifiant Prestataire |
| 7 | G | Emplacement | A / N | |
| 8 | H | Statut Logistique | A / N | |
| 9 | I | Présent avant comptage | A / N | Oui / Non |
| 10 | J | Présent avant comptage | A / N | Oui / Non |
| 11 | K | Activité | A / N | |
| 12 | L | Famille | A / N | |
| 13 | M | Sous-famille | A / N | |
| 14 | N | N° commande client | A / N | |
| 15 | O | Date de commande | Date | |
| 16 | P | Etat de commande | Num | Valeur unitaire de l'article déprécié |
| 17 | Q | Code client | A / N | |
| 18 | R | Nom du client | A / N | |
| 19 | S | CP/Ville | A / N | |
| 20 | T | Statut Logistique | A / N | |
| 21 | U | Statut Juridique | A / N | |
| 22 | V | Id. Fabricant maître | A / N | Identifiant Fabricant du bien maître |
| 23 | W | Id. Fabricant prestataire | A / N | Identifiant Prestataire |
| 24 | X | Libellé du bien maître | A / N | |
| 25 | Y | Valeur du bien | A / N | Identifiant Client |
| 26 | Z | N° commande fournisseur | A / N |
Les biens qui sont intégrés au comptage sont ceux dont le statut logistique est :
| Libellé | Traitement | Mouvement de stock | Présence à l'inventaire | Commentaires | |
|---|---|---|---|---|---|
| Détruit | Manuel | Sortie | NON | ||
| Emmagasiné | BL Fournisseur | Entrée | OUI | ||
| En préparation | CDE Client | Rien | OUI | ||
| En reconditionnement | Manuel | Rien | OUI | ||
| Enlevé par le brooker | BL Client | Sortie | NON | ||
| Installé.Chez le client | BL Client | Sortie | NON | ||
| Installé.En prêt client courte durée | Gestion des prêts | Rien | OUI | Si le prêt est < à 6 mois, la machine doit rester en stock | |
| Installé.En prêt client longue durée | BL Client | Rien | NON | Immo | Machines en immos |
| Installé.En prêt à usage interne | BL Client | Rien | NON | Immo | Machines en immos |
| Livré chez le confrère | BL Client | Sortie | NON | ||
| Neuf | BL Fournisseur | Entrée | OUI | ||
| Préparé | CDE Client | Rien | OUI | ||
| Occasion en triage | Reprise bien | Entrée | OUI | ||
| Livré.chez le client | BL Client | Sortie | NON | ||
| Livré.En prêt client courte durée | Gestion des prêts | Rien | OUI | Si le prêt est < à 6 mois, la machine doit rester en stock | |
| Livré.En prêt client longue durée | BL Client | Rien | NON | Immo | Machines en immos |
| Livré.En prêt à usage interne | BL Client | Rien | NON | Immo | Machines en immos |
| Reconditionné | Manuel | Rien | OUI | ||
| Remis en état | Manuel | Rien | OUI | ||
| Retourné confrère fin de SSC | Manuel | Sortie | NON | ||
| Retourné fournisseur fin de SSC | Manuel | Sortie | NON | ||
| A détruire | Manuel | Rien | OUI | ||
| A retourner au confrère fin de SSC | Manuel | Rien | NON | La machine ne nous a jamais appartenus. | |
| A retourner au constructeur fin de SSC | Manuel | Rien | NON | La machine ne nous a jamais appartenus. | |
| Retour constructeur-Matériel défecteux | Manuel | OUI | NON |