Gérer les comptages et l'Inventaire
Un inventaire s'anticipe.
Précautions
oAvertir tous les collaborateurs au moins un mois à l'avance (gestionnaires, commerciaux, techniciens)
oPrévenir les clients que les expéditions seront perturbées pendant la période de comptage
oSignaler aux fournisseurs et aux transporteurs que les réceptions seront bloquées pendant la période de comptage.
oSupprimer des catalogues de stocks les articles obsolètes (Il n'est pas possible de supprimer des articles ayant du stock, un mini et un maxi). Un contrôle de suppression est fait sur la date de dernier mouvement. Un message de confirmation de suppression apparaît s'il en existe un depuis le dernier inventaire
Obligations
oUn inventaire se prépare. Pour cela, tous les mouvements de stocks doivent être faits AVANT le début du comptage :
■Bons de livraisons et factures directes clients
■Bons de livraisons et factures directes fournisseurs
■Reprises de biens
■Transferts et régularisations de stocks dans le dépôt central et les véhicules.
■Compte-rendu d'interventions (CRIT)
Un blocage des mouvements est mis en place entre entre le début et la fin de comptage. Procédure type
1.Créer au moins une préparation de comptage
2.Créer un lot de comptage des articles non gérés comme bien au minimum par dépôt
3.Créer un lot de comptage des biens au minimum par dépôt
4.Débuter le comptage (blocage des mouvements dans Artis)
5.Aller compter les articles et les biens dans les dépôts en fonction du lot
6.Finir le comptage (Libère les mouvements)
7.Saisir les quantités pour les articles non gérés comme bien / Cocher la présence du bien dans le dépôt
8.Contrôler et justifier les écarts de comptage pour les articles non gérés comme biens avant de valider le lot.
9.Contrôler les statuts, les livraisons, les reprises, les transferts de stocks pour les articles gérés comme bien qui n'auraient pas été trouvé lors du comptage
10.Valider le lot de comptage
11.Créer l'inventaire (en intégrant toutes les préparations depuis le dernier inventaire ou en intégrant une seule préparation)
12.Saisir les dépréciations
13.Imprimer l'inventaire pour contrôler la valorisation et les dépréciations
14.Valider l'inventaire (Attention après validation aucune modification n'est admise)
Organisation des préparations et des lots de comptage
Exemple de décomposition des préparations de comptage et des lots en fonction :
oDes organisations internes
oDes dépôts
oDe la nature des articles
oDes activités (issues de la classification des articles vendus : Activité / Famille / Sous-famille)
| Organisation interne | Code dépôt | Dépôt | Nature des articles | PREPARATION | Solution d'impression | Solution Logiciel | Solution Audiovisuel | Solution Mobilier | Solution Informatique | Solution Bur./Façonnage | Solution Téléphonie |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | 010 | Dépôt principal | Non sérialisé | Prépa 01 | Lot 1 | Lot 3 | Lot 5 | Lot 7 | Lot 9 | Lot 11 | Lot 13 |
| Sérialisé | Prépa 01 | Lot 2 | Lot 4 | Lot 6 | Lot 8 | Lot 10 | Lot 12 | Lot 14 | |||
| 01 | 011 | Dépôt annexe 011 | Non sérialisé | Prépa 01 | Lot 15 | ||||||
| Sérialisé | Prépa 01 | Lot 16 | |||||||||
| 01 | 019 | Dépôt principal Occasion | Non sérialisé | Prépa 01 | Lot 17 | ||||||
| Sérialisé | Prépa 01 | Lot 18 | |||||||||
| 02 | 020 | Dépôt Agence 2 | Non sérialisé | Prépa 02 | Lot 19 | ||||||
| Sérialisé | Prépa 02 | Lot 20 | |||||||||
| 02 | 020 | Dépôt agence 2 Occasion | Non sérialisé | Prépa 02 | Lot 21 | ||||||
| Sérialisé | Prépa 02 | Lot 22 | |||||||||
| 03 | 030 | Dépôt Agence 3 | Non sérialisé | Prépa 03 | Lot 23 | ||||||
| Sérialisé | Prépa 03 | Lot 24 | |||||||||
| 03 | 030 | Dépôt agence 3 Occasion | Non sérialisé | Prépa 03 | Lot 25 | ||||||
| Sérialisé | Prépa 03 | Lot 26 | |||||||||
Remarque
Le tableau peut être modifier afin de tenir compte des familles.
Impact des comptages et des inventaires sur le fonctionnement d'ARTIS.net
Les temps de calcul des quantités en stock et des PMP dépendent énormément de l'antériorité des comptages et des inventaires :
■Plus la date du dernier comptage est ancienne (au delà de 1 an), plus le temps de calcul de la quantité en stock d'un article est long,
■Plus la date du dernier inventaire est ancienne (au delà de 1 an), plus le temps de calcul du PMP d'un article est long.
Il faut donc procéder :
■à un comptage de tous les articles au moins une fois par an,
■à un inventaire de tous les articles au moins une fois par an.
Pour avoir un calcul du stock optimal il faut gérer les comptages :
oAnnuellement : faire un comptage général, global
Ce comptage général permet à Artis.net de ne pas récupérer les mouvements de stocks trop anciens afin que le calcul du stock ne prenne pas trop de temps.
Dans le cas d'un comptage général annuel, ARTIS.net limite donc théoriquement la recherche des mouvements jusqu'à 1 an en arrière.
1.Créer un lot de comptage pour chaque dépôt de la société (en incluant tous les dépôts)
2.Intégrer tous les articles du dépôt compté, en cliquant sur "Intégrer les articles du dépôt" (idem pour les biens)
3.Ensuite pour chaque article, il faut renseigner la quantité en stock réelle
4.Traiter également les articles dont la quantité théorique est 0 et sans quantité réelle en stock (quantité non saisie), en utilisant « Mettre à 0 les articles où qté comptée = vide et qté théorique = 0 »
5.Pour être sûr de ne pas avoir oublié de compter des articles, il faut également créer des nouveaux lots avec les articles/biens non comptés dans la préparation. Procédez ainsi :
■cliquer sur le lien « Articles non comptés », sélectionner tous les articles puis
■cliquer sur le lien « Bien non comptés », sélectionner tous les articles puis
oRégulièrement : faire des comptages « tournant »
Ce comptage « tournant » permet d'avoir des estimations de stocks plus précises et optimise le temps de calcul pour les articles comptés dans ces comptages « tournant ».
1.Créer un lot de comptage pour le dépôt souhaité
2.Intégrer les articles comptés
3.Pour les articles comptés, renseigner la quantité en stock réelle.
Pour avoir un calcul du PMP optimal il faut gérer les inventaires :
oAnnuellement : faire un inventaire général, global
Cet inventaire général permet à Artis.net de ne pas récupérer les mouvements de stocks trop anciens afin que le calcul du PMP ne prenne pas trop de temps.
Dans le cas d'un comptage général annuel, ARTIS.net limite donc théoriquement la recherche des mouvements jusqu'à 1 an en arrière.
1.Créer un inventaire dans Artis.net (pas une situation), en utilisant la préparation de comptage général (voir ci-dessus).
2.Lors de la création de l'inventaire, il faut également intégrer tous les articles avec la quantité à « 0 » (ne pas cocher la case d'exclusion)