Contrôler les factures fournisseur
Contrôler les factures fournisseur
Contexte
La saisie des commandes fournisseur et des livraisons fournisseur est effectuée de manière habituelle, convenue dans ARTIS.
Le mode habituel dans ARTIS, est de créer une facture fournisseur reflétant le document envoyé par le fournisseur (total hors taxe, montant des TVA, total toutes taxes). Le corps de la facture ARTIS est constitué alors des lignes de livraison fournisseur, et de lignes supplémentaires (frais, articles non compris dans des livraisons fournisseur).
L'insertion de ces lignes de livraisons fournisseur dans la facture fait changer l'état du BL concerné vers les états « Facturé partiellement » ou « Facturé totalement ».
La facture est à l'état « Enregistré » et est susceptible de passer dans le traitement de la génération des écritures comptables. L'état de la facture passe alors à « Validée en comptabilité ».
Objectif de "Contrôle facture"
Le prestataire paie les factures sous 8 jours, même si les factures sont en anomalie et non validées par les personnes des services concernés. Les factures constatées d'avance et escomptes seront aussi gérées par ce mécanisme.
Constat d'une anomalie
Si l'utilisateur comptable constate une anomalie sur la facture fournisseur (cas du montant à rapprocher > 0), il poursuit et valide tout de même la facture.
Pour mettre en évidence ces écarts, l'utilisateur comptable dispose d'articles spécifiques « Anomalie » (voir le paragraphe « Paramétrage »).
Ecart autorisé
A la validation de la facture, un article est généré automatiquement en fin de facture. Il permet d'avoir une certaine souplesse, notamment sur les approximations de calcul entre la facture dans Artis et la facture papier.
Le montant autorisé est calculé avec un pourcentage sur le montant HT, plafonné à un certain montant (paramétrage par exemple de 1% pour un plafond de 2 €).
Le pourcentage et le plafond auront une valeur par défaut, valable pour tous les fournisseurs. Pour chaque fournisseur, il sera possible de spécifier des valeurs prioritaires sur les valeurs standards (voir le paragraphe « Paramétrage »).