Traitement des biens IN-SITU


1.        Contexte


Un bien IN SITU est un bien :


  • Installé chez un client,
  • Financé chez un leaser sur un dossier X,
  • En général, il est attaché à une SSC.


...dont on va modifier le contexte de financement, sans modifier le contexte de lieu ni de couverture SSC.


Le mode de financement cible peut être :
  • Refinancement par le biais du nouveau dossier de financement Y,
  • Fin du financement X et s’en suit une revente au client,
  • Fin du financement X et s’en suit une mise à disposition au client, gratuite ou avec des loyers


Cette rubrique détaille le refinancement d'un bien in-situ par le biais d'un nouveau dossier de financement.


2.        Refinancement par le biais du nouveau dossier de financement Y


2.1        Saisie de la commande, Affaire, Rachat, Financement


2.1.1        Saisie de la nouvelle commande client


Le client facturé est le leaser du dossier Y.

La commande est attachée à une affaire.

Pour calculer la marge commerciale, il faut utiliser, comme habituellement les articles d’ajustement.

Il ne faut pas utiliser d’articles d’ajustement pour le rachat.


2.1.2        Création du dossier de rachat


NB : Il est nécessaire de s'assurer que l'ancien dossier de financement X, s’il existe sous Artis.net, soit à l'état « Validé ».

A partir de l'affaire, créer un dossier de rachat.



2.1.2.1        L'ancien dossier de financement n'existe pas sous ARTIS.net


Le rachat se fera par le biais d'une dossier de financement inconnu ("inconnu" s'entend par inexistant sous ARTIS.net)


2.1.2.2        L'ancien dossier de financement existe


Le rachat se fera par le biais d'une dossier de financement existant dans ARTIS.net


2.1.2.3        Paramètres du dossier de rachat


Compléter impérativement la zone "Organisme de financement"
La variante de fin de financement à sélectionner est "Refinancement au même client in situ"
La case in situ est cochée d'office


2.1.2.4        Apres enregistrement


Une commande dite "In-situ" à l'état brouillon est générée automatiquement. Cette commande est à laisser telle quelle en attendant la reprise administrative du bien IN-SITU. La commande est verrouillée, l'utilisateur ne peut pas la modifier.
Une ligne d'article d'ajustement est insérée automatiquement dans la commande.



2.1.3        Création du nouveau dossier de financement


A partir de l'affaire, créer le nouveau dossier de financement :

  • Dans le tableau Lignes d'affaires, sélectionner la commande de la nouvelle vente et la commande in situ
  • Cliquer sur menu / Créer un dossier de rachat à partir des commandes sélectionnées.


En créant le dossier de financement après la création du dossier de rachat, cela permet de mettre les deux biens dans le même dossier de financement, en une seule manipulation.


Le dossier de financement sera à l’état non validé (pour rappel, un dossier à l’état « Validé » n’est plus modifiable).

C’est pourquoi, ARTIS préconise de les passer à l’état validé à partir du moment où le règlement est reçu.

Pour le CRM, le financement sera actualisé dès que le dossier sera validé avec le bon leaser et le bon montant.



2.2        Livraison du nouveau bien chez le client



2.2.1        Bon de livraison du nouveau bien


Livrer la commande liée au nouveau matériel.

Editer la fiche de reprise pour le bien IN SITU (le document porte le titre « Demande de relevé compteur – Bien à laisser sur site »).


Faire signer nouveau BL.

Noter sur la fiche de reprise les valeurs des compteurs du bien IN SITU.



2.2.2        Reprise administrative


Dès retour de la fiche de reprise, gérer la reprise administrative du bien IN SITU.


Le traitement de la reprise administrative entraîne :

  • Une entrée en stock,
  • Le bien n'est pas détaché de la SSC (voir point 2.2.4),
  • Le dossier de financement X passe à l'état « Soldé en totalité » ou « Soldé partiellement », selon si le bien est seul ou non dans le financement X,
  • L'état du bien dans le dossier de rachat, et le dossier de rachat évoluent.


2.2.3        Livraison du bien in-situ


En règle générale, la reprise administrative (point précédent) génère automatiquement le BL de la commande in-situ.


Dans le cas contraire, faire un BL pour la commande in-situ.


2.2.4        Gestion de la SSC du bien IN SITU


Deux cas se présentent :

  1. La SSC doit être fermée et donne éventuellement lieu à une facturation,
  2. La SSC reste ouverte.


Dans le cas où la SSS reste ouverte, il convient de respecter la procédure suivante :


Lors de la reprise administrative, sélectionner le ou les biens par la saisie du matricule ou du numéro de dossier de financement ou du numéro du dossier de rachat :

  1. Sélectionner les biens dans le tableau,
  2. Bouton ou touche clavier F2,
  3. Mettre la date de reprise (pour le mouvement de stock),
  4. Mettre la date du relevé, par défaut la même (utilisé lors de la facturation de la RFC, selon la date de travail/calcul, si facturation il y a),
  5. Mettre le statut et le dépôt,
  6. Saisir le relevé compteur,
  7. Bouton ou touche clavier F2.


Si la SSC doit être conservée :

  1. Cocher "Ne pas facturer",
  2. Décocher toutes les lignes de RFC.



2.3        Facturation au nouveau leaser


Générer la facture à partir de la commande de nouveau matériel.

Ajouter sur celle-ci le BL du bien IN SITU.


2.4        Traitement de la facture de rachat


2.4.1        Saisie directe


Facture saisie en tant que facture fournisseur directe sous ARTIS.net

Dans ce cas, il n'y a aucun lien avec le dossier de rachat.


2.4.2        Génération à partir du dossier de rachat


A partir du dossier de rachat, menu <Mosaique> :


  • Génération d'un avoir client de rachat : cette option correspond à un rachat auprès du client
  • Génération d'une facture fournisseur de rachat :


Une commande fournisseur est générée (selon la position d’un paramètre).

Cette opération peut être faite dès la création du dossier de rachat.


Générer un bon de livraison fournisseur dès que le matériel est livré chez le client


Valider la facture fournisseur dès réception


Ainsi, il est possible d’avoir :

  • Les rachats affectés aux comptes concernés
  • Gérer les écarts de rachat
  • Avoir pour les situations comptables, une liste de FNP de rachat


Quand cette facture est réglée, modifier le dossier de Rachat pour indiquer la date de règlement au leaser.


Le dossier est ainsi soldé.


2.5        Réception du règlement fournisseur


  • Appeler le dossier de financement.
  • Saisir la date de règlement de celui-ci.
  • Le mettre à l'état « Validé ».
  • Ce dossier n'est plus modifiable.
  • Il sera intégré au CRM.