Tiers / Organisations internes / Gérer les organisations de type interne


Ajouter


A partir d'une organisation interne :


  1. Cliquer sur l'onglet Collaborateurs
  2. Cliquer sur ajouter au dessus du tableau des collaborateurs,
  3. Zone "Personne", indiquer le Titre, le Nom, le Prénom. La fonction est optionnelle,
  4. Pour ajouter une photo, cliquer sur l'image profil à droite (l'utilisateur peut aussi après coup à jouter sa photo dans le menu Mon profil)
  5. Zone "Infos collaborateur", saisir le Matricule, le Profil et un calendrier
  6. Sélectionner un ou plusieurs rôle pour l'utilisateur parmi Intervenant, Commercial, Dispatcheur et Gestionnaire (voir les particularités)
Onglet Fiche principale
  1. Adresse : saisir les informations souhaitées
  2. Sites : rattacher le collaborateur à un ou plusieurs sites de l'organisation interne (facultatif).
  3. Rôles dans unités organisationnelles : utilisé pour l'option Activité / Métier, pour les services (collaborateur intervenant), et pour les commandes de consommables (collaboteur gestionnaire)
  4. Divers (saisie facultative)
Onglet Collaboration
  1. L'utilisateur est affecté par dafaut à l'organisation interne courante avec le notion d'embauche, s'il doit travailler avec d'autres organisations internes, cliquer sur attacher <attacher> pour sélectionner les autres UO.


Attention La sélection d'un profil est obligatoire pour associer un compte d'accès au collaborateurs.


Attention Si l'option activité / métier est active, il est obligatoire d'associer le collaborateur à au moins une UO.


La notion d' "embauche" dans l'onglet collaboration permet, le cas échéant et suivant la méthode choisie, de re-facturer la main d'œuvre entre organisations internes.


Particularités pour un collaborateur commercial


Cocher la case "Commercial" sur la fiche d'un collaborateur permet de sélectionner celui-ci comme vendeur ou télévendeur dans les documents de vente (commandes, factures) et comme chargé d'affaire dans les contrats.


Utilisateur de la classification secteur commerciale : dans certaines implémentations d'ARTIS.net la classification client "secteur commercial" est utilisée pour regrouper les clients selon le commercial qui en a la charge.


Particularités pour un collaborateur intervenant


Cocher la case "Intervenant" sur la fiche d'un collaborateur permet de sélectionner celui-ci en planification d'IT, en saisie de CRIT et permet de la faire apparaître sur le planning.


Quand Intervenant est coché 2 onglets supplémentaires apparaissent sur la fiche du collaborateur : Intervenant et Compétences


Onglet Intervenant


  • Coût horaire (€) : le coût saisie sera utilisé pour calculer le coût de revient des IT et permettre d'analyser la rentabilité des biens et des clients.
  • Secteur d'intervention : attacher un ou plusieurs secteurs d'intervention. Un seul peut être marqué comme principal.
  • Dépôts : attacher un ou plusieurs dépôts à l'intervenant, l'intervenant pourra utiliser ces dépôts pour l'utilisation d'article en saisie de CRIT. Un seul dépôt peut être marqué comme principal. Pour plus d'information, cf Rubrique Gérer les dépôts par intervenant.


Onglet compétences


Renseigner les compétences de l'intervenant, permet d'utiliser le mécanisme de recherche de l'Intervenant pressenti lors de la planification des IT.


Les compétences portent sur :

  • Un domaine d'intervention
  • Un modèle de matériel
  • Une gamme technique


Attention : Si un logiciel doit être objet d'un domaine d'intervention, il convient de définir l'article comme article modèle. L'article type logiciel n'est pas géré dans le domaine service et il n'est donc pas utile d'attacher des articles dans le tableau correspondant.


Particularités pour un collaborateur Gestionnaire


Le rôle Gestionnaire est sélectionné pour une utilisation large d'ARTIS.net:

  • Demandes client et planifications
  • Chaîne des achats, des ventes
  • Gestion des stocks
  • Interfaces comptables
  • ...


l'appartenance d'un collaborateur à une UO permettra d'activer des profils de saisie pour les commandes client et d'avoir ainsi certains champs pré-remplis. Se référer à la rubrique Gérer le contexte de travail des cellules.


Droits d'accès


Les droits d'accès d'un utilisateur sont gérés par son profil. Un profil permet de définir des droits d'accès par écran (lecture, saisie, modification, suppression), des autorisations spéciales et une politique de gestion de mots de passe. Cf Rubrique Gérer les profils.


Mot de passe


Quand un nouvelle utilisateur est créé par la fiche organisation interne et qu'un profil utilisateur lui est rattaché, il a automatiquement un compte d'accès de créé. Par défaut le mot de passe est le même que le login. Il est recommandé de compléter la procédure en générant un nouveau mot de passe pour l'utilisateur (par le manu Paramètres généraux / Menus et habilitations / Gérer les comptes d'accès). Le nouveau mot de passe sera transmis par mail au collaborateur et il aura l'obligation de le remplacer à la première connexion.