Faire les demandes de relevés compteurs par fax ou e-mail

Pour faire les demandes de relevés compteurs, ARTIS se base sur :

  1. Le mode de Demande de relevés de compteurs positionné sur le bien (doit être sur Mail ou sur Fax),

  2. Une recherche du courriel ou du fax pour un bien :

* Au 1er niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche de l'interlocuteur du bien déclaré comme responsable utilisateur du bien
* Sinon, au 2ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la localisation du bien
* Sinon, au 3ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans le site du bien
* Sinon, au 4ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche principal du client
* Sinon, aucune demande n'est générée

Mettre à jour le mode des relevés compteurs

Mode d'envois dans les biens

Cf Classification Demande de Relevés sur les Biens

Fax ou courriel dans la Localisation d'un bien

Cf Ajouter ou modifier la localisation d'un bien

Fax ou courriel dans le site du client

Il est possible de saisir/modifier le fax ou le courriel sur le site client où le bien est installé.

Fax ou courriel dans la fiche client

Il est possible de saisir/modifier le fax ou le courriel sur la fiche client

Procédure pour effectuer les demandes de relevés

Les demandes de relevés se génèrent à partir du contrôle de facturation des SSC (en masse ou unitaire), avant ou après le calcul. Le comportement ne sera pas le même comme précisé ci-dessous

Envoi par "Simulation d'une ou plusieurs SSC", avant calcul (pré facturation)

menu Solutions de services / Solutions de services client / Simuler la facturation des solutions

menu Solutions de services / Solutions de services client / Gérer une solution de service, Contrôle de la facturation

Ecran Préparation de la facturation des solutions de services client

  • Section "Critères de sélection" : Les valeurs des critères sont prises en compte.
  • Section "Paramètres de génération" : Les éléments de ce paragraphe ne sont pris en compte que pour les demandes de relevé compteur, lancées à partir de cet écran.
  • Paramètres de sortie : Seule l'option "Sans relevé depuis le" est prise en compte dans les demandes de relevés compteurs lancées à partir de cet écran.
  • Cliquer sur [Demande de relevés] en haut à droite de l'écran,
  • Le résultat apparaît dans l'écran de Demande de relevés (voir rubrique à la suite)

Envoi par "Simulation d'une ou plusieurs SSC", après calcul (pré facturation)

menu Solutions de services / Solutions de services client / Simuler la facturation des solutions

menu Solutions de services / Solutions de services client / Gérer une solution de service, Contrôle de la facturation

  1. Lancer de manière classique la simulation,
  2. Cliquer sur "Demande de relevés" en haut à droite de l'écran.

NB
Dans ce cas seuls les biens qui sont facturables pour la période sélectionnée en contrôle de facturation pourront ressortir sur la demande de relevés

Ecran Demande de relevés

  • Il est possible de modifier la date de la demande (en haut à gauche)
  • La liste des propositions de demande apparaît dans un tableau dans l'onglet "En attente d'envois", il est possible de désélectionner des lignes pour ne pas envoyer les demandes correspondantes
  • Exporter le tableau : Permet de conserver l'ensemble des demandes proposées par ARTIS.net (les cases cochées ne font pas partie de l'export). Il est conseillé d'enregistrer cet export pour avoir une traçabilité des envois.
  • Si un bien n'a pas un numéro de Fax ou une adresse mail correspondant à son mode d'envoi, la ligne apparaît en rouge et n'est pas sélectionnée. Il est possible de saisir ou de modifier un fax ou mail directement sur cet écran mais cela ne sera pas sauvegardé pour la prochaine demande.
  • Si le champ fax pour un bien contient un "#", aucun envoi n'est réalisé pour la ligne concernée.
  • Les boutons en haut à droite [Envoyer par fax] ou [Envoyer par mail] permettent de changer le mode d'envois pour toutes les lignes sélectionnées (NB l'action est aussi disponible ligne par ligne avec le bouton action )
  • Une fois la vérification et sélection effectuer, cliquer sur Envoyer

Envoi de demande de relevés par fax

L'envoi de demande de relevés par Fax est de moins en moins répandu. Pour utiliser cette fonction dans ARTIS.net, il est nécessaire de passer par un prestataire d'envoi de fax par mail. Prendre contact avec le service client pour plus d'information.

Paramètres application

Serveur de mail

Il est nécessaire de paramétrer le serveur de mail pour les envois de demande de relevés par mail. Ce paramétrage est à faire par ARTIS, prendre contact avec le service client pour plus d'information.

Courriel expéditeur des demandes

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Paramètre "BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL"

Valeur : Adresse email de l'expéditeur pour l'envoi des demandes de relevés, exemple : ArtisWeb4@artis.fr

Courriel expéditeur général

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Le paramètre MAIL est utilisé dans le cas où le paramètre BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL n'est pas renseigné.

Paramètre "MAIL"

Valeur : Adresse de l'expéditeur du message (exemple, l'adresse e-mail du Service Dispatch), exemple ArtisWeb6@artis.fr

Courriel retour des demandes

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Paramètre "BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL"

Valeur : Adresse email du destinataire recevant le résultat de l'envoi des demandes de relevés compteurs, exemple ArtisWeb5@artis.fr

Fax retour des demandes

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Paramètre "BIEN_COMPTEUR_NUMERO_FAX"

Valeur : Fax à utiliser pour retourner les demandes de relevés Compteurs.

Remarque La valeur est envoyée dans le champ "SOC_FAX_RELEVE_COMPTEUR" de l'XML de données de la demande de relevés.

Courriel destinataire général

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Le paramètre MAILTO est utilisé dans le cas où le paramètre BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL n'est pas renseigné.

Paramètre "MAILTO"

Valeur : Adresse du destinataire du message dans la cas où le technicien n'a pas d'adresse paramétrée dans sa fiche, exemple ArtisWeb7@artis.fr

Paramétrage du mail pour les envois automatiques

Lors de la mise en place des demandes automatiques, le mail envoyé au client est paramétré par défaut avec la signature par défaut.

Limiter les demandes aux périodes de régularisation ou de renouvellement

Il est possible de définir un paramètre pour envoyer des demandes seulement pour les règles forfaits ou tranches arrivées à la période de régularisation ou de renouvellement.

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Paramètre "IGNORE_FACTURE_THEORIQUE_POUR_COLLECTE_COMPTEUR"

Valeur : Oui, la recherche et l'envoi des demandes sont limités aux dates de régularisation (forfaits) ou de renouvellement (tranches), Non coché : la recherche et l’envoi des demandes de relevés se fait dès lors que la rfc apparaît en simulation de facturation.

Nombre de jours sans relevé

menu Paramètres généraux / Paramètres / Gérer les paramètres

Paramètre "NB_JOURS_MAX_SANS_RELEVE_COMPTEUR_REEL"

Valeur : 20, Nombre de jours maximum entre 2 relevés réels de compteur avant une nouvelle demande de relevé automatique.

Document de demande de relevé compteur

Pour la mise en page du document de demande de relevés, contactez ARTIS.

Paramétrage de l'image « mode opératoire »

Il est possible d'insérer dans les demandes de relevés un mode opératoire qui rappelle au client la manière de relever physiquement les compteurs sur sa machine.

menu Articles et tarifs / Articles / Gérer les articles

  • Sélectionner la fiche article correspondant au bien,
  • onglet "Fabricant",
  • bouton crayon,
  • cliquer dans le cadre mode opératoire de la section détail pour insérer l'image,
  • bouton check vert

Remarque

Pour être plus explicite sur le document, insérer en haut de l'image la phrase « Pour relever les compteurs, suivre les opérations suivantes : ».

Calendrier des demandes pour l'envoi automatique

Les demandes de relevés peuvent être générées automatiquement selon un calendrier :

  • Le calendrier générique,
  • Le calendrier pour les exceptions (par exemple, tous les clients qui sont en forfait avec régularisation sauf les clients d'une certaine classification (Grands comptes),
  • Le calendrier pour les exclusions (par exemple, les écoles au mois d'août).

Ces calendriers sont à paramétrer dans des tables de décision.

Tables de décision

menu Paramètres généraux / Classifications, listes et tables de décision et identifiants / Gérer les tables de décision

CALENDRIER_EXCLUSION_COLLECTE_COMPTEUR

Rechercher la table de décision "CALENDRIER_EXCLUSION_COLLECTE_COMPTEUR".

CALENDRIER_GENERIQUE_COLLECTE_COMPTEUR

Rechercher la table de décision "CALENDRIER_GENERIQUE_COLLECTE_COMPTEUR".

CALENDRIER_PARTICULIER_COLLECTE_COMPTEUR

Rechercher la table de décision "CALENDRIER_PARTICULIER_COLLECTE_COMPTEUR".

Pour la gestion d'une table de décision, voir Critère dans les tables de décision