Créer les lots de comptage



       Logistique et stocks / Inventaire / Gérer les préparations et les lots de comptage


Un inventaire consiste à ouvrir une préparation. Une préparation comprend plusieurs lots de comptage sur l'ensemble des dépôts.


  1. Bouton ,
  2. Saisir une date de référence et un commentaire,
  3. Préciser l'organisation interne,
  4. ou F2.



Lots de comptage pour articles non gérés comme bien


Création du lot 


  1. Bouton ,
  2. Saisir la description, la date prévue de début de comptage (date non contractuelle),
  3. Sélectionner le dépôt,
  4. Ajouter les inventoristes,
  5. Ne pas cocher "Comptage de bien",
  6. ou F2.


Remarque

Toutes les personnes ayant accès à la saisie, modification et visualisation du lot de comptage créé doivent être saisies en tant qu'inventoriste.

Par exemple, la personne qui compte, le responsable de l'inventaire et le contrôleur de gestion ont accès au lot. Ces trois personnes doivent être rattachées comme inventoriste (gestion des droits d'accès sécurisés).


Intégration des articles à compter dans le lot


  1. Modifier le lot de comptage,
  2. Intégrer les articles :
    • Méthode 1 :
      1. Cliquer sur "Intégrer les articles du dépôt",
      2. Sélectionner tout ou partie des articles gérés dans le dépôt.
    • Ou méthode 2 :
      1. Cliquer sur "Intégrer les articles du dépôt par classification",
      2. Sélectionner la ou les classifications des articles à compter,
  1. Si toutefois des articles sont intégrés à tort :
    1. Sélectionner les,
    2. Cliquer sur "Supprimer les articles sélectionnés",
  2. ou F2,
  3. Lors de l'intégration des articles, la quantité théorique en stock est mémorisée.


Par contre, si le comptage d'inventaire est fait avec une douchette ou un terminal de saisie (puisard), passer directement au paragraphe « 4.5 - Débuter le comptage » ; car l'intégration des articles n'est pas nécessaire.


Astuce pour créer rapidement les lots


Pour créer tous les lots de comptage rapidement, procéder comme suit :


  1. Créer la préparation de comptage,
  2. Cliquer sur "Articles non comptés" pour créer automatiquement les lots de comptage pour tous les dépôts,
  3. Si il est souhaité de subdiviser un lot en plusieurs lots de comptage (par exemple, sur un dépôt fixe, vous voulez un lot pour les consommables, un lot pour les pièces et un lot pour les matériels), il suffit de supprimer le lot et de le recréer manuellement en autant de sous-lots que nécessaires.


Astuce pour contrôler les articles non comptés lors du comptage des dépôts mobiles


Si un contrôle des articles non comptés est souhaité pendant le comptage des dépôts mobiles (véhicules), voici une méthode simple :

  1. Créer la préparation de comptage,
  2. Créer les lots des véhicules,
  3. Pour chaque lot, utilisez "Intégrer les articles du dépôt" pour intégrer automatiquement tous les articles actifs du lot (avec ou sans stock physique).


Pour un lot de comptage :

  1. Faire "Début de comptage",
  2. Passer en mode "Ajout" en cliquant sur le bouton <+> du tableau et scanner les articles inventoriés,
  3. Après le comptage de tous les articles, cliquer sur l'entête de la colonne "Qté comptée" pour voir les éventuels articles non comptés.
  4. Quand tous les articles sont vérifiés, cliquer sur "Fin de comptage",
  5. Utiliser "Justifier les écarts",
  6. Cliquer sur le lien "Mettre à 0 les articles où qté comptée = vide et qé théorique = 0",
  7. Justifier les autres écarts (voir le paragraphe ci-dessous).


Lots de comptage pour biens


Création du lot


  1. Bouton ,
  2. Saisir la description, la date prévue de début de comptage (date non contractuelle),
  3. Sélectionner le dépôt,
  4. Ajouter les inventoristes,
  5. Cocher "Comptage de bien",
  6. ou F2.


Remarque

Toutes les personnes ayant accès à la saisie, modification et visualisation du lot de comptage créé doivent être saisies en tant qu'inventoriste.

Par exemple, la personne qui compte, le responsable de l'inventaire et le contrôleur de gestion ont accès au lot. Ces trois personnes doivent être rattachées comme inventoriste (gestion des droits d'accès sécurisés).


Intégration des biens à compter dans le lot


  1. Modifier le lot de comptage,
  2. Intégrer les biens :
    • Méthode 1 :
      1. Cliquer sur "Intégrer les biens du dépôt",
      2. Sélectionner tout ou partie des biens présents dans le dépôt,
    • Méthode 2 :
      1. Cliquer sur "Intégrer les biens du dépôt par classification",
      2. Sélectionner la ou les classifications des biens à compter,
  1. Si toutefois des biens sont intégrés à tort, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur "Supprimer les biens sélectionnés",
  2. ou F2.


Descriptif du tableau :


Position Position lettrée Désignation Type Correspondance / Commentaire
1 A Libellé A / N
2 B Référence fournisseur A / N
3 C Marque A / N
4 D Client A / N Identifiant Client
5 E Fabricant A / N Identifiant Fabricant
6 F Prestataire A / N Identifiant Prestataire
7 G Emplacement A / N
8 H Statut Logistique A / N
9 I Présent avant comptage A / N Oui / Non
10 J Présent avant comptage A / N Oui / Non
11 K Activité A / N
12 L Famille A / N
13 M Sous-famille A / N
14 N N° commande client A / N
15 O Date de commande Date
16 P Etat de commande Num Valeur unitaire de l'article déprécié
17 Q Code client A / N
18 R Nom du client A / N
19 S CP/Ville A / N
20 T Statut Logistique A / N
21 U Statut Juridique A / N
22 V Id. Fabricant maître A / N Identifiant Fabricant du bien maître
23 W Id. Fabricant prestataire A / N Identifiant Prestataire
24 X Libellé du bien maître A / N
25 Y Valeur du bien A / N Identifiant Client
26 Z N° commande fournisseur A / N



Les biens qui sont intégrés au comptage sont ceux dont le statut logistique est :


Libellé Traitement Mouvement de stock Présence à l'inventaire
Commentaires
Détruit Manuel Sortie NON

Emmagasiné BL Fournisseur Entrée OUI

En préparation CDE Client Rien OUI

En reconditionnement Manuel Rien OUI

Enlevé par le brooker BL Client Sortie NON

Installé.Chez le client BL Client Sortie NON

Installé.En prêt client courte durée Gestion des prêts Rien OUI
Si le prêt est < à 6 mois, la machine doit rester en stock
Installé.En prêt client longue durée BL Client Rien NON Immo Machines en immos
Installé.En prêt à usage interne BL Client Rien NON Immo Machines en immos
Livré chez le confrère BL Client Sortie NON

Neuf BL Fournisseur Entrée OUI

Préparé CDE Client Rien OUI

Occasion en triage Reprise bien Entrée OUI

Livré.chez le client BL Client Sortie NON

Livré.En prêt client courte durée Gestion des prêts Rien OUI
Si le prêt est < à 6 mois, la machine doit rester en stock
Livré.En prêt client longue durée BL Client Rien NON Immo Machines en immos
Livré.En prêt à usage interne BL Client Rien NON Immo Machines en immos
Reconditionné Manuel Rien OUI

Remis en état Manuel Rien OUI

Retourné confrère fin de SSC Manuel Sortie NON

Retourné fournisseur fin de SSC Manuel Sortie NON

A détruire Manuel Rien OUI

A retourner au confrère fin de SSC Manuel Rien NON
La machine ne nous a jamais appartenus.
A retourner au constructeur fin de SSC Manuel Rien NON
La machine ne nous a jamais appartenus.
Retour constructeur-Matériel défecteux Manuel OUI NON