Prélèvements
ARTIS.net permet la génération des remises de prélèvement à partir des factures clients au format SEPA (pain.008.001.02 ou pain.008.001.07 selon les capacités de votre banque). Le fichier généré peut ainsi être transmis par vos soins à la banque pour exécution.
Ce module est soumis à l'acquisition et à l'activation d'une licence spécifique
La génération des prélèvements peut aussi être gérée dans votre système d'information comptable par l'interface des écritures de ventes et des clients
Pré-requis fonctionnels
•Le mode de réglement du client doit être de type prélèvement
•Les coordonnées bancaires (BIC, IBAN) et les références de Mandat (RUM) doivent être saisis sur les clients qui seront prélevés
•L'ICS (Identifiant de Créancier SEPA) doit être saisi sur l'organisation interne (onglet identifiants)
•Les factures client doivent être à l'état d'envoi "Envoyé au destinataire", les échéances à l'état "Non prélevée" et un montant prélévé égale à zéro ou < au total de l'échéance
•Une règle de numérotation des remises avec un préfixe d'horodatage est conseillée
•Un opérateur doit être désigné comme administrateur des prélèvements et disposer ainsi d'une habilitation spéciale (table de décision) permettant l'annulation des remises
•Il faut avoir les droits sur le menu Prélèvement
Principe de fonctionnement
La génération des remise de prélèvement se fait par date d'échéance
•Il y a une remise (et donc un fichier) par date d'échéance
•Une remise peut contenir n échéances pour n clients différents
Générer une remise
La génération de la remise se fait en 4 étapes :
Bouton en haut à droite
Informations générales
Vérifier le compte crédité
Saisir un numéro externe et un commentaire
Bouton page suivante
Critères de sélection
Cette étape permet de sélectionner selon critères les échéances qui seront proposées pour la génération de la ou des remises
Indiquer une plage de date d'échéance
filtre possible sur montant minimum et montant maximum
filtre possible sur activité
Bouton page suivante
Choix des échéances
Un tableau présente les échéances correspondant aux critères, des actions sont possibles :
•Bouton <attacher> : permet de rechercher d'autre échéances en fonction de critères de recherches de factures
•Bouton : permet de retirer des échéances présentes dans le tableau
•Bouton modifier en masse : permet de mettre à jour le paramètre date d'échéance sur une sélection d'échéances (dans le but de les regrouper dans la même remise)
Au niveau de chaque ligne d'échéance, il est possible de modifier unitairement :
•la date d'échéance,
•le montant à prélever,
•le compte bancaire,
•le mandat
Sélectionner les échéances à générer puis page suivante
[warning] Toutes les échéances présentes dans le tableaux seront générées en remise(s), la case à cocher au niveau de la ligne d'échéance est utilisée pour les actions attacher, détacher, modifier. Si des échéances ne doivent pas être générées, il convient de les détacher.
les anomalies sont représentées par un drapeau rouge dans la deuxième colonne. Le présence d'anomalie bloque le génération de la remise, il convient soit de corriger le problème et revenir générer la remise, soit de détacher les remises en anomalie.
Récapitulatif
Le récapitulatif présente les échéances triées par dates.
A cette étape, il est encore possible d'annuler, aucune remise ne sera générée
Cliquer sur Valider pour constituer la ou les remises
Remises enregistrées
La dernière étapes récapitule les remises effectivements générées,
La tableau présente une ligne par date d'échéance.
Le lien numéro interne permet de voir le détail de chaque remise.
Les remises sont à l'état "Remise en attente", elles peuvent être retrouvées par le menu Gérer les prélèvements
: au niveau des factures, les échéances apparaissent toujours à l'état "Non prélevée", par contre le numéro de la remise, le montant prélevé et la date de prélèvement sont affichés.
un remise à l'état "En attente" peut être supprimée. Dans ce cas les informations de remises disparaissent sur l'échéance de la facture, l'échéance est à nouveau disponible en génération de prélèvement.
Générer le fichier bancaire
Le fichier bancaire de remise de prélèvement SEPA peut être généré à partir d'une remise à l'état "Remise en Attente".
•Utiliser Gérer les prélèvements pour retrouver les remises en attente
•Sélection d'une remise
•Clique sur le bouton "Générer" en haut à droite
Une fenêtre de téléchargement permet de récupérer le fichier
L'état de récéption de la facture passe à "Payée en totalité" (ou payée partiellement)
L'état de l'échéance de la facture passe à "prélevée en totalité"
le fichier de prélèvement peut être re-téléchargé ultérieurement <br> Au niveau de la remise, il apparaît dans les pièces jointes <br> Dans le tableau de résultat pour la recherche des remises de prélèvement, si la remise est générée, un clic sur l'icône <cloud> dans la colonne téléchargement permet aussi de télécharger le fichier.
Cas des rejets
Artis ne communiquant pas avec la solution comptable, la gestion des prélèvements rejetés n'est pas gérée.
Il est donc nécessaire d'annuler la facture (l'échéance) rejetée, générant ainsi un avoir, puis de saisir une seconde facture (et donc échéance) afin de la remettre en paiement. Il faut donc bien au préalable s'assurer du motif du rejet.
Il n'est pas possible de faire une remise sur un avoir; il faut pour le client une autre facture, plus conséquente, afin que cela vienne se déduire.Choix du format
Les remises de prélèvement sont au format SEPA, deux versions peuvent être générées par ARTIS.net
•version 2 (pain.008.001.02)
•version 7 (pain.008.001.07)
Il convient de vérifier auprès de votre Banque le format demandé.
Il est possible de choisir sur chaque banque le format de sortie :
•Menu Gérer les organisations de type Banque
•Onglet banque