Gérer les devis commerciaux

Créer un devis

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Devis pour un prospect :

Pour établir un devis à un prospect, il est nécessaire d'avoir créer au préalable un client générique de type "Devis client" ou "Divers". En effet, le devis est fait pour ce code client, mais il sera possible de saisir les coordonnées propres au prospect.

Procédure

1. <+> pour créer un nouveau devis,

Page "En-tête de commande"

Section "Filière"

1. Rechercher le client,
2. Le client de commande est reporté automatiquement dans le client de livraison. Dans "Livrer", sélectionner un autre code client, le cas échéant,
3. L'adresse (site) privilégiée de livraison de la fiche client est prise en compte automatiquement. Dans "Livraison", sélectionner un autre site du client, le cas échéant,
4. Le client de commande est reporté automatiquement dans le client de facturation. Dans "Facturer", sélectionner un autre code client, le cas échéant,
5. L'adresse (site) privilégiée de facturation de la fiche client est prise en compte automatiquement. Dans "Facturation", sélectionner un autre site du client, le cas échéant,
6. Le dépôt affecté à l’adresse de livraison du client livré est pris en compte automatiquement (sauf paramétrage particulier),

Section "Infos principales commande"

1. Le numéro interne est automatique,
2. Saisir la date de commande,
3. Vendeur terrain (obligatoire) : Il s’agit du vendeur qui suit le client sur le "terrain" (visites régulières, …),
4. Télévendeur (non obligatoire) : Le télévendeur est en quelque sorte un deuxième vendeur affecté à cette commande (par exemple, un client est suivi par un vendeur "terrain" saisi dans la commande. La vente de la commande en cours est à l’initiative d’un vendeur "sédentaire",
5. Numéro externe (numéro ou la référence de commande du client),
6. Gestionnaire : Le gestionnaire est la personne qui gère cette commande. Parfois, il peut-être différent de l’opérateur (exemple, s’il est absent, les commandes seront faites par un opérateur différent du gestionnaire),
7. Interlocuteur : Personne à contacter chez votre client pour tout ce qui concerne la commande,

Zone "Règlement - Financement commande"

1. Payeur : Par défaut, c’est le client qui est enregistré dans la filière du client,
2. Règlement : Par défaut, c’est l'information enregistré dans la filière du client,
3. Acompte déjà payé : Ce montant viendra en déduction du total TTC pour obtenir le net à payer,
4. <Disquette> ou <F2>.

Ces informations seront reportées sur toutes les lignes saisies dans la commande.

Page "Lignes de commande"

Section "Lignes de commande"

Au fur et à mesure de la saisie des lignes, le tableau des lignes et les totaux s'actualisent :

• HT commandé : Sont cumulés ici les lignes d’article de commande,
• HT frais annexes : Sont cumulés ici les lignes d’article de facturation,
• Total HT commande : HT commandé + HT frais annexes,
• Total TTC commande : Total HT commande auquel la TVA est appliquée,

Section "Article commandé"

1. Rechercher l'article :

• Dans "Code article" : Saisir le code interne ou la référence fournisseur ou une partie du libellé de l'article,
• Ou dans "Référence fournisseur",

2. Champ "Qté cdée", indiquer la quantité,
3. Champs "Prix unitaire net H.T..U.",
4. Taux de TVA : vérifier le taux,
5. Le commentaire est un commentaire attaché à l'article qui suit donc l'article dans tous les documents de livraison et dans les reliquats.

<Disquette> ou <F2> permettent dès cet instant d'enregistrer la ligne d'article. Les autres informations ont été complétées automatiquement, consulter les paragraphes ci-dessous pour plus d'explications.

L'utilisateur réitère autant de fois la procédure qu'il y a d'articles à saisir.

Le devis est à l'état "Enregistré".

Une fois toutes les lignes saisie, quitter le mode saisie en faisant <X> ou <Esc>.

Autres types de ligne possible

Les articles de facturation

Ce type de ligne correspond à "Facturation" dans la liste déroulante "Ajouter ligne", en haut, à droite de l'écran (utiliser l'ascenseur vertical).

Dans la première colonne "Type" du tableau "Lignes de commande", ces lignes sont typées "Fact".

Il s'agit des articles de facturation, consulter Articles, Généralités et Théorie et Gérer les articles de facturation.

Ces articles sont livrés, facturés et font l'objet d'une écriture comptable.

Il est nécessaire de renseigner : Code article, Libellé article, Qté commandée, Prix unitaire net HT, Taux de TVA et Commentaire.

Les articles d'ajustement

Ce type de ligne correspond à "Ajustement" dans la liste déroulante "Ajouter ligne", en haut, à droite de l'écran (utiliser l'ascenseur vertical).

Dans la première colonne "Type" du tableau "Lignes de commande", ces lignes sont typées "Ajust".

Il s'agit des articles de facturation, consulter Articles, Généralités et Théorie.

Ces articles NE peuvent PAS être livrés, ne sont donc pas facturés et ne font pas l'objet d'écriture comptable.

Elles permettent seulement d’obtenir une vue commerciale de la commande et de l’affaire.

Il est nécessaire de renseigner :

• Code article, Libellé article, Qté ajustement, Coût unitaire, Commentaire,
• CA COM :

Le montant calculé de la ligne entre dans le calcul du CA commercial de la commande et donc de l’affaire (le cas échéant).

Une quantité positive donne un montant positif et augmente le CA Commercial et donc la marge commerciale.

Une quantité négative donne un montant négatif et diminue donc le CA Commercial et donc la marge commerciale.

Ou inversement, le signe négatif peut être porté sur le coût.

Les lignes de commentaire

Ces informations vont apparaître dans le corps de la commande. L'information sera reprise dans la livraison et la facture (200 caractères maximum).