• Un ordre de saisie des lignes de la commande :

1. L'article du bien maître,
2. Les articles de prestations générant les DIT,
3. Les articles des accessoires gérés comme bien,
4. Les articles accessoires non gérés comme bien ou consommables,
5. Les articles prestations vendues,
6. Les éventuels articles de frais (articles de facturation),
7. Les articles d'ajustement.

La saisie peut être facilité en utilisant :

• Les configurations de commande (cas de configuration matériel d’impression avec des accessoires, des consommables, des prestations),
• Les kits (cas de prestations types comme les reconditionnements, les préparations de machines neuves, les formations…).

Procédure

1. Bouton <Ajouter> pour créer une nouvelle commande

Page "En-tête de commande"

Section "Filière"

1. Rechercher le client,
2. Le client de commande est reporté automatiquement dans le client de livraison. Dans "Livrer", sélectionner un autre code client, le cas échéant,
3. L'adresse (site) privilégiée de livraison de la fiche client est prise en compte automatiquement. Dans "Livraison", sélectionner un autre site du client, le cas échéant,
4. Le client de commande est reporté automatiquement dans le client de facturation. Dans "Facturer", sélectionner un autre code client, le cas échéant,
5. L'adresse (site) privilégiée de facturation de la fiche client est prise en compte automatiquement. Dans "Facturation", sélectionner un autre site du client, le cas échéant,
6. Le dépôt affecté à l’adresse de livraison du client livré est pris en compte automatiquement (sauf paramétrage particulier),

Section "Infos principales commande"

1. Le numéro interne est automatique,
2. Saisir la date de commande, la date souhaitée,
3. Vendeur terrain (obligatoire) : Il s’agit du vendeur qui suit le client sur le "terrain" (visites régulières, …),
4. Télévendeur (non obligatoire) : Le télévendeur est en quelque sorte un deuxième vendeur affecté à cette commande (par exemple, un client est suivi par un vendeur "terrain" saisi dans la commande. La vente de la commande en cours est à l’initiative d’un vendeur "sédentaire",
5. Numéro affaire : S’il s’agit d’une commande correspondant à une vente avec valeur ajoutée, il est possible d’insérer la commande en cours dans une affaire déjà existante. Alors toutes les lignes de la commande entreront dans le calcul du CA COM et des coûts de revient, afin de déterminer un taux de marge. Cliquer sur le lien pour créer une affaire, puis <Valider> ou F2 . Un numéro d'affaire est généré et reporté,
6. Numéro externe (numéro ou la référence de commande du client),
7. Gestionnaire : Le gestionnaire est la personne qui gère cette commande. Parfois, il peut-être différent de l’opérateur (exemple, s’il est absent, les commandes seront faites par un opérateur différent du gestionnaire),
8. Transporteur : Selon les paramétrages, possibilité d'avoir le suivi des livreurs,
9. Interlocuteur : Personne à contacter chez votre client pour tout ce qui concerne la commande,
10. Localisation : Détail sur le site d'installation des biens,
11. Sous-traitant : si un sous-traitant est saisi au niveau des informations principales, les articles gérés comme bien présent dans la commande seront sous-traités.

Zone "Règlement - Financement commande"

1. Payeur : Par défaut, c’est le client qui est enregistré dans la filière du client,
2. Règlement : Par défaut, c’est l'information enregistré dans la filière du client,
3. Financement (obligatoire) : sélectionner le mode de financement. Il s’agit de préciser quel est le type de financement de la commande, utile notamment dans la gestion des affaires. Il impacte également les statuts du bien qui fait l'objet de la commande,
4. Acompte déjà payé : Ce montant viendra en déduction du total TTC pour obtenir le net à payer,
5. ou F2 .

Ces informations seront reportées sur toutes les lignes saisies dans la commande.

Page "Lignes de commande"

Section "Lignes de commande"

Au fur et à mesure de la saisie des lignes, le tableau des lignes et les totaux s'actualisent :

• HT commandé : Sont cumulés ici les lignes d’article de commande,
• HT frais annexes : Sont cumulés ici les lignes d’article de facturation,
• Total HT commande : HT commandé + HT frais annexes,
• Total TTC commande : Total HT commande auquel la TVA est appliquée,
• Total marge : HT commandé + HT frais annexes + Total ajustement – Total coût de revient,
• Taux de marge : Le rapport du total marge sur (HT commandé + HT frais annexes + Total ajustement).

Section "Article commandé"

1. Rechercher l'article :

• Dans "Code article" : Saisir le code interne ou la référence fournisseur ou une partie du libellé de l'article,
• Ou dans "Référence fournisseur",

2. Champ "Qté cdée", indiquer la quantité,
3. Champs "P.U. (prix de vente)" :

• Brut : indiquer le prix brut, puis le taux de Remise ou le montant de remise, et cliquer sur "P.U. net" pour mettre à jour,
• Ou saisir le P.U. net dans le champ,

4. Taux de TVA : vérifier le taux,
5. Champ "Coût de revient" (prix d'achat) : vérifier ou saisir le montant, consulter Comment est valorisé le coût de revient.
6. La marge est calculée à partir de ce Coût de revient, impactant ainsi l'analyse commerciale de votre activité,
7. Le commentaire est un commentaire attaché à l'article qui suit donc l'article dans tous les documents de livraison et dans les reliquats.

ou F2 permettent dès cet instant d'enregistrer la ligne d'article. Les autres informations ont été complétées automatiquement, consulter les paragraphes ci-dessous pour plus d'explications.

L'utilisateur réitère autant de fois la procédure qu'il y a d'articles à saisir.

Une fois toutes les lignes saisie, quitter le mode saisie en faisant <X> ou <Esc>.

Informations complémentaires

Sur la ligne de section "Article commandé" ou dans <Mosaïque>

État des stocks

Permet d'afficher l'écran de consultation des stocks. Dans la première colonne, se trouve le stock disponible à terme affiché en détail de ligne de commande. C’est le stock disponible une fois que toutes les livraisons client et les livraisons fournisseur ont été effectuées, y compris les réservations, consulter Consulter l'état des stocks par article.

Tarifs de vente

Permet d'obtenir les informations de vente de l'article : tarifs, classification…

Historique des livraisons

En cliquant sur ce lien, un écran de filtre apparaît. Par défaut, la liste de toutes les livraisons pour le client et pour l'article s'affiche.

Besoins conso

Dans le cas de commande de consommable, ce lien donne les besoins, les quantités estimées… pour ce consommable, consulter Gérer les commandes de consommables.

Utiliser un kit

Le kit d'articles permet de une commande automatiquement (permet de vendre des kits de maintenance par exemple), consulter Gérer les kits.

Utiliser une config. de commande

En sélectionnant une configuration de commande, l'utilisateur insère les articles obligatoires et sélectionnera tout ou partie des articles optionnels, exemple :Une machine et l'ensemble de ses accessoires. Il ne sera possible de supprimer de la commande les accessoires optionnels. Consulter Gérer les configurations de commande.

Classifications

Classifier la commande.

Saisie du stock client

Permet de consulter ou d'enregistrer au moment de la saisie de la commande, la quantité de toner déjà livrée et non consommée et à disposition chez le client (consommable "au pied de la machine").

Section "Infos livraison"

Il s'agit des informations saisies dans l'entête de la commande. Elles sont modifiables et peuvent être différentes d'une ligne à l'autre.

• Date souhaitée (date souhaitée de livraison)
• Code du client livré
• Site de livraison
• Secteur logistique
• Dépôt de déstockage :

Section "Facturation - règlement - financement ligne"

Il s'agit des informations saisies dans l'entête de la commande. Elles sont modifiables et peuvent être différentes d'une ligne à l'autre.

• Client facturé,
• Site de facturation
• Payeur
• Financement

Section "Vendeur"

• Vendeur,
• Télévendeur
• Origine : Cette option permet de qualifier la ligne avec un des éléments de la liste. Il s'agit d'une table paramétrable.

Les différents types de ligne

Les articles commandés

Ce type de ligne correspond à "Commande" dans la liste déroulante "Ajouter ligne", en haut, à droite de l'écran (utiliser l'ascenseur vertical).

Dans la première colonne "Type" du tableau "Lignes de commande", ces lignes sont typées "Cdé".

Il s'agit des articles "classiques", tangibles, gérés comme bien ou non, suivis en stock ou non, intangibles, consulter le chapitre "Section "Article commandé" ci-dessus pour plus d'explications et Articles, Généralités et Théorie et Gérer les articles.

Ces articles sont livrés, facturés et font l'objet d'une écriture comptable.

Les articles de facturation

Ce type de ligne correspond à "Facturation" dans la liste déroulante "Ajouter ligne", en haut, à droite de l'écran (utiliser l'ascenseur vertical).

Dans la première colonne "Type" du tableau "Lignes de commande", ces lignes sont typées "Fact".

Il s'agit des articles de facturation, consulter Articles, Généralités et Théorie et Gérer les articles de facturation.

Ces articles sont livrés, facturés et font l'objet d'une écriture comptable.

Il est nécessaire de renseigner : Code article, Libellé article, Qté commandée, Prix unitaire net HT, Taux de TVA et Commentaire.

Les articles d'ajustement

Ce type de ligne correspond à "Ajustement" dans la liste déroulante "Ajouter ligne", en haut, à droite de l'écran (utiliser l'ascenseur vertical).

Dans la première colonne "Type" du tableau "Lignes de commande", ces lignes sont typées "Ajust".

Il s'agit des articles de facturation, consulter Articles, Généralités et Théorie.

Ces articles NE peuvent PAS être livrés, ne sont donc pas facturés et ne font pas l'objet d'écriture comptable.

Elles permettent seulement d’obtenir une vue commerciale de la commande et de l’affaire.

Il est nécessaire de renseigner :

• Code article, Libellé article, Qté ajustement, Coût unitaire, Commentaire,
• CA COM :

Le montant calculé de la ligne entre dans le calcul du CA commercial de la commande et donc de l’affaire (le cas échéant).

Une quantité positive donne un montant positif et augmente le CA Commercial et donc la marge commerciale.

Une quantité négative donne un montant négatif et diminue donc le CA Commercial et donc la marge commerciale.

Ou inversement, le signe négatif peut être porté sur le coût.

Les lignes de commentaire

Ces informations vont apparaître dans le corps de la commande. L'information sera reprise dans la livraison et la facture (200 caractères maximum).