RFP de type Forfait et régularisation
Préambule
Cette règle facture deux éléments :
oUn forfait copies, c'est à dire un nombre fixe de copies avec une périodicité sur une durée,
oUne régularisation, c'est à dire un nombre de copies avec une périodicité sur une durée. Ce nombre (positif ou négatif) est le delta entre une position compteur et la somme des copies facurées par les forfaits copies.
Les règles les plus souvent mises en place sont :
oUne RFP Forfait avec régularisation pour les copies N/B,
oUne RFP Forfait avec régularisation pour les copies Couleur,
Si les prix des A3 sont différents des A4 :
oUne RFP Forfait avec régularisation pour les copies A4 N/B,
oUne RFP Forfait avec régularisation pour les copies A3 N/B,
oUne RFP Forfait avec régularisation pour les copies A4 Couleur,
oUne RFP Forfait avec régularisation pour les copies A3 Couleur,
o...
La périodicité de facturation de la régularisation ne peut être inférieure à celle du forfait :
oRégularisation mensuelle - Forfait copies mensuel : Périodicité correcte
oRégularisation Semestrielle - Forfait copies Trimestriel : Périodicité correcte
oRégularisation mensuelle - Forfait copies Trimestriel : Périodicité incorrecte
Le forfait en terme échu avec régularisation en terme échu
Le forfait en terme échu
Cette règle facture périodiquement et à échéance révolue un nombre déterminé de copies. Prenons, comme exemple, un forfait trimestriel en terme échu commençant au 01 janvier. La facturation se déclenchera donc le 31 mars pour ensuite se facturer périodiquement tous les trimestres.
La régularisation en terme échu
Une régularisation est toujours en terme échu. Elle peut se caler différemment du forfait. La règle permet de prendre en compte la régularisation selon trois types de valorisation compteur (définissable dans la règle).
oMode Réel : Pas d’estimation sur ce mode. La régularisation ne prendra en compte que les relevés d’origine « relevé client » ou « relevé prestataire ».
oMode Estimation autorisée : La règle est facturée selon un paramètre prédéfini et modifiable lors de la génération ou de la simulation de la facturation. Ce paramètre permet de rechercher sous les 20 derniers jours (valeur par défaut mais modifiable par l’utilisateur), le compteur le plus récemment saisi. Au delà de ces 20 jours, le compteur est estimé selon son VMM à la date de facturation.
oMode Particulier : La régularisation est facturée uniquement à partir du relevé client du compteur (relevés transmis par les clients). Il n’y a pas de facturation sur estimation, ni sur relevé prestataire.
Schématisation
Ce schéma représente le fonctionnement d’un forfait trimestriel de 2000 copies (calé pour simplification à l’année civile) en terme échu (TE) avec une régularisation trimestrielle et une règle de facturation (RFC) en mode « estimation autorisée » et sans l’option « remboursement de copies non consommées ».
Le forfait se facture donc tous les trimestres de 2000 copies en même temps que la régularisation des copies supplémentaires soit le 1er de chaque trimestre civil.
Si le forfait (ou autres types de contrat) doit se facturer à une période différente de la date d’anniversaire, un prorata se calculera automatiquement lors de la facturation. Ainsi, si l’on souhaite facturer un forfait mensuel en terme à échoir de 1000 copies au 01 avril alors que le contrat débute normalement le 15 mars, la facture portera sur 1500 copies (15 jours pour 500 copies au mois de mars et le mois avril pour 1000 copies).
Le forfait en terme à échoir + régularisation à terme échu
Le forfait en terme à échoir
Cette règle facture périodiquement et dès le 1er jour du contrat, un nombre déterminé de copies (terme à échoir). Prenons, comme exemple, un forfait mensuel de 1000 copies en terme à échoir commençant au 01 janvier. La facturation se déclenche donc directement au 1er janvier pour ensuite se facturer périodiquement tous les mois. Elle facture, alors, 1000 copies d’avance tous les mois.
La régularisation en terme échu
Voir paragraphe sur la régularisation pour les forfaits en terme échu.
Schématisation
Ce schéma représente le fonctionnement d’un forfait mensuel de 1000 copies (calé pour simplification au 1er du mois) en terme à échoir (TAE) avec une régularisation trimestrielle, une règle de facturation (RFC) en mode « estimation autorisée » et sans l’option « remboursement de copies non consommées ».
Le forfait se facture donc tous les mois de 1000 copies, la régularisation des copies supplémentaires (si copies supplémentaires) se facturera le 1er de chaque trimestre civil.
Explication sur le calcul du prorata : Selon l’option choisie, un prorata du volume copies à facturer (ou de la somme forfaitaire selon le type de contrat) peut se déclencher si la date initiale du contrat est antérieure à la date de facturation.
Ainsi, si l’on souhaite facturer un forfait mensuel en terme à échoir de 1000 copies au 01 avril alors que le contrat débute normalement le 15 mars (début de la couverture), la facture portera sur 1500 copies (500 copies pour 15 jours au mois de mars et le mois avril pour 1000 copies). Si l’option prorata est choisie, celui-ci peut se déclencher soit à la 1ere facture soit à la dernière facture.
Dans Artis.net, les paramètres de facturation du forfait plus régularisation sont représentés comme tel :
oValeur de la dernière régularisation (facturée ou non),
oCumul des forfaits facturés depuis la dernière régularisation,
oSeuil théorique à atteindre pour déclencher la facturation des copies supplémentaires.
Forfait avec régularisation flottante
Ce mode de facturation est assez spécifique et peu utilisé. Le mode de fonctionnement reste sensiblement le même que les 2 cas énumérés ci-dessus, à la différence que la valeur du compteur n’est jamais estimée et que la régularisation est dite « flottante ».
La base de calcul du seuil théorique à atteindre pour facturation des copies supplémentaires voire, le cas échéant, pour le remboursement des copies non consommées prend en compte la dernière régularisation auquel est rajouté le cumul des forfaits facturés jusqu’à un prochain relevé compteur.
Comme exemple, reprenons le même schéma que précédemment d’un forfait mensuel en terme à échoir de 1000 copies avec régularisation supplémentaire trimestrielle. L’estimation du mois de juillet ne sera donc pas calculée.
Schématisation
