Gestion de la facture

La facture a deux états :

• L'état de facture : indique si elle est en cours de saisie ou non (dans ce dernier cas, elle a donner lieu à la génération d'écritures ou elle a été supprimée),
• L'état d'envoi : indique l'état de la facture vis à vis de son destinataire.

Impression

Le fait d'imprimer la facture (clic sur le ligne "Imprimer") sur papier, en pdf... n'impacte pas les états cités ci-dessus. Dans le "i" de la facture, l'utilisateur peut vérifier le dernier utilisateur qui l'a imprimée, avec la date et l'heure.

Aperçu

Le fait de faire un aperçu de la facture (clic sur le ligne "Aperçu") en pdf n'impacte pas les états cités ci-dessus. Le dernier utilisateur, avec la date et l'heure de la dernière impression ne sont pas impactés par l'aperçu (dans le "i" de la facture).

Envoi

Action qui permet de dire qu'une facture "sort de la société", a bien été envoyée au destinataire et qu'elle ne peut plus être modifiée. L'envoi ne détermine pas le moyen par lequel la facture parvient au client. Les moyens peuvent être :

• Un impression papier qui part par courrier,
• Une mise à disposition de la facture que le client peut télécharger.

Conservée en interne

Il s'agit d'une facture qu'il n'est pas souhaitable d'envoyer au client. Deux raisons possibles :

• La facture a un total à 0 euro,
• De par la nature, le destinataire n'a pas lieu de la recevoir, exemple : les factures de copies financées ou de loyer facturés à un financeur. De son coté, le financeur gère un échéancier.

Cas particulier :

Lors de la génération ou de la création d'une facture, si le montant TTC est égal à 0, alors l"état d"envoi est égal à "Conservée en interne".

Diagramme sans Ged, sans archivage

Remarque

Dans cette configuration, il est toujours possible d'utiliser les états complémentaires "En attente" et "Conservée en interne", consulter le paragraphe ci-dessous.

Diagramme avec mise en place de la Ged, et l'archivage

La facture a deux états :

• L'état de facture : indique si elle est en cours de saisie ou non (dans ce dernier cas, elle a donner lieu à la génération d'écritures ou elle a été supprimée),

• L'état d'envoi : indique l'état de la facture vis à vis de son destinataire de la facture. Les états finaux sont :
• Soit Envoyée au destinataire,
• Soit Conservé en interne.

Le passage à l'état "Envoyée au destinataire" se fait manuellement sur demande ou automatiquement par batch, sous conditions :

• L'état initial doit être "Prêt",
• Si la dématérialisation (*) n'est pas mise en place, ou le client n'a pas accepté la dématérialisation, la facture a été imprimée au moins une fois.

Avant d'être dans ces états finaux, un état intermédiaire "En attente" permet de conserver la facture modifiable.

(*) : La dématérialisation n'est disponible qu'à partir de la version 2.4.0

Archivage

L'aperçu n'archive pas la facture.

Si la facture a déjà fait l'objet d'un archivage et que son état est "Envoyée au destinataire", plus aucun archivage n'est réalisé.

L'archivage n'a lieu que lorsque la facture est envoyée (action "Envoi manuel" ou par le batch d'envoi).

Lors de l'impression d'une facture, ARTIS vérifie la présence de l'image archivée. Si la facture archivée est présente, l'image est imprimée automatiquement. ARTIS a choisit volontairement de ne pas mettre la mention « DUPLICATA ». Cette mention est à apposer manuellement par l'utilisateur.

Remarque

Les factures archivées ne sont pas affichées sur le portail.

Factures antérieures

Les factures antérieures à date de la mise en place du portail et de la dématérialisation et ne seront pas présentes dans l'affichage des factures du portail.