Workflow et Notifications

L'utilisation des Unités Organisationnelles (UO) dans les Services permet plusieurs choses :

Mise en place du Worflow
Mise en place des Notications
Définir une UO par défaut sur les IT
Consultation du planning par UO

Mise en place des UO dans les Services

Type de groupe

Les UO pour les services doivent avoir le Type Services, le type de groupe se paramètre dans les tables de libellés

Indication de menu Paramètres généraux / Classifications, tables, listes et identifiants / Gérer les tables de libellés

Sélection de la table de libellé Type de Groupe
Clic sur icône
Vérifier la présence d'un groupe Services
Le cas échéant, clic sur Bouton <+> pour ajouter un nouveau groupe avec le type Services

Création des Unités organisationnelles

Les unités organisationnelles sont paramétrées dans les organisations internes, si l'option activité métiers est activée, chaque UO a une activité liée.

cf Gérer les Unités Organisationnelles

Pour un exemple d'UO en fonction des Organisations Internes et des Activités Métiers, cf Description Organisations internes, Unités organisationnelles et Collaborateurs, dans la section Environnement et Modules, Activité/Métiers

Collaborateurs

Ajouter les collaborateurs dans les UO qui les concernent.

Paramétrage du workflow

La table de décision TD_PROCESSUS_WORKFLOW permet de piloter le déclenchement de tâches notifications ou courriels en fonction d'événements déterminés.

Mise en place des Notifications

Les Notifications permettent une diffusion de l'information auprès de différents intervenant pour un fonctionnement fluide du travail en équipe

Indication de menu Paramètres généraux / Classifications, listes et tables de décision et identifiants / Gérer les tables de décision

Rechercher la Table de décision "TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT".

Cette table permet de définir les actions à effectuer lors d'un changement d'état.

Position	Code org int	Code activité	Type de données	Etat de départ	Etat destination	Code nature DIT	Envoi mail	Envoi mail manuel	Envoi notification	Destinataire interlocuteur privilégié	Destinataire collaborateur	Destinataire créateur	Destinataire référent	Destinataire responsable DIT	Destinataire contact SAV	Destinataire contact conso	Destinataire mail	Expéditeur mail	Sujet du mail
1	*	*	DIT	*	*	*	Non	Oui	Non	Oui		Non	Non	Non
2	*	*	DIT	*	Travail terminé	*	Non	Non	Oui	Non		Oui	Non	Non
3	*	*	DIT	*	Clôturée	*	Non	Oui	Non	Non		Non	Non	Non				hot-line@artis.fr	Votre demande est clôturée
4	*	*	DIT	*	*	*	Oui	Non	Non	Non		Non	Non	Non			contact@artis.fr
5	*	*	Intervention	*	En attente	*	Non	Non	Oui	Non	css;vjy	Oui	Non	Non
6	*	*	Intervention	*	*	*	Oui	Oui	Oui	Non		Non	Non	Non			contact@artis.fr
7	*	*	Affaire - Etat livraison	*	Livrable en totalité	*	Non	Non	Oui	Non		Oui
8	*	*	Affaire - Etat facturation	*	Facturée partiellement	*	Oui	Non	Oui	Non		Oui
9	*	*	Commande client	En cours	Livré partiellement	*	Oui	Non	Non	Non		Oui			Non	Non
10	*	*	Livraison client	*	Edité	*	Non	Non	Non	Non		Non
11	*	*	Facture client - Etat facture	*	Enregistré	*	Non	Oui	Non	Non		Non
12	*	*	Facture client - Etat envoi	*	Conservé en interne	*	Non	Non	Oui	Non	css	Oui
13	*	*	Commande fournisseur	*	Envoyé au destinataire	*	Non	Oui	Non	Non		Non
14	*	*	Financement client	*	*	*	Non	Non	Non	Non		Non					Financement@artis.fr
15	*	*	Rachat - Etat dossier	*	*	*	Non	Non	Non	Non		Non					Financement@artis.fr
16	*	*	Rachat - Etat facturation	*	*	*	Non	Non	Non	Non		Non					Financement@artis.fr

Concerne les DIT et les interventions. Ce champ doit absolument être renseigné pour que les décisions de la ligne fonctionnent. Si vous n'avez aucun code nature spécifique à renseigner, vous devez mettre une '*'.

/!\ Si 'Envoi mail' et 'Envoi mail manuel' sont cochés tous les deux, le mail automatique ne sera pas envoyé.

L'utilisateur souhaite envoyer un courriel lors du changement d'état. L'utilisateur reçoit une tâche, qui lui permet d'ouvrir un éditeur pour modifier et mettre en forme le message puis fait l'envoi.

Si 'Envoi mail' et 'Envoi mail manuel' sont cochés tous les deux, c'est l'envoi du mail manuel qui prendra le pas sur le mail automatique, qui ne sera donc pas envoyé.

L'interlocuteur privilégié, selon le type de document, sera informé de la modification par notification, tâche ou courriel :

Les collaborateurs membres de l'UO seront informés de la modification par notification, tâche ou courriel.

Les collaborateurs de la liste, précisée dans la cellule, seront informés de la modification par notification, tâche ou courriel.

L'initiateur du changement d'état sera informé de la modification par notification, tâche ou courriel.

Si le destinataire créateur est le seul destinataire sélectionné, il est donc le destinataire principal. Dans le cas contraire, il est destinataire "en copie".

Le ou les intervenants référents du bien seront informés de la modification, par notification, tâche ou courriel,

Dans le cas d'une DIT, en mode "Clôture première IT", l'intervenant de la première IT, responsable donc de la DIT, sera informé de la modification par notification, tâche ou courriel.

Le contact SAV du bien sera informé de la modification par notification, tâche ou courriel.

Le contact conso du bien sera informé de la modification par notification, tâche ou courriel.

Il s'agit de l'objet du mail qui va être envoyé. Si rien n'est renseigné, l'objet par défaut est 'Changement d'état'.

Il est possible d'intégrer dans le corps du message le contenu du commentaire de clôture de DIT. Cette fonctionnalité dépend du paramétrage ce courriel.