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Présentation des écrans du Portail client

Sont présentés ici les différents écrans du portail client. À noter que le paramétrage sur les droits d’accès et les habilitations permettent de définir les éléments que le client pourra voir ou avec lesquels il pourra interagir, en fonction de l’activité.

Écran de connexion

Pour pouvoir se connecter, les interlocuteurs devront disposer d’un compte d’accès avec un profil défini. Par défaut, un profil Superviseur et un profil Utilisateur existent dans la base artis.net.

Sur l’écran de connexion, l’interlocuteur saisit ses identifiants et clique sur Entrer.
Il peut en outre :

• utiliser la fonction Mot de passe oublié ⁽¹⁾ qui déclenchera la procédure de réinitialisation de mot de passe,

• créer un compte (si option activée). Il sera alors demandé le Code client et le numéro de dernière facture.

⁽¹⁾ Nécessite qu’une adresse mail ait été définie sur la fiche du collaborateur.

Le logo, l’image de fond et l’icône visible sur l’onglet du navigateur et pour l’ajout des favoris sont paramétrables.

Écran d’accueil

Bandeau supérieur

L’écran se compose d’un bandeau supérieur avec des raccourcis vers les menus Parc, Interventions, factures, etc.
Ce menu est paramétrable et visible quel que soit la page sur laquelle l’utilisateur se trouve.

Mon compte

En cliquant sur son avatar, l’utilisateur accède :

• aux informations de son compte,

• au bouton de déconnexion.

L’utilisateur accès ainsi :

• à la modification de ses informations de contacts,

• à la procédure de changement de mot de passe,

• à ses documents,

• aux informations de son(ses) organisation(s),

• aux informations de son(ses) site(s).

À partir de la version 4.12 d’artis.net et dans le cadre de la Réforme de la Facturation Électronique, des éléments constituant la facture sont rendues obligatoires par l’activation de la plateforme agréée sur l’organisation interne émettrice de celle-ci, notamment l’adresse de facturation électronique. S’il dispose a minima du droit Liste des factures, l’utilisateur peut alors renseigner ou modifier l’adresse de destination des factures pour chaque site.

Partie centrale

Le titre et texte d’accueil se paramètrent dans l’onglet Informations principales de la configuration du portail, dans la section Accueil.
Cette partie est également paramétrable, permettant de mettre en avant une information ou une publicité.
Une zone avec des menus d’actions rapides est également disponible. La liste, l’îcone (ainsi que sa couleur), le texte et la description sont paramétrables.
Une zone Actualités et une zone Notre équipe permettent là encore de communiquer un ensemble d’informations sur l’entreprise.

Bas de page

Le bas de page est visible, quel que soit l’écran sur lequel l’utilisateur se trouve.
Y sont présentés des liens vers le formulaire de contact, vers les documents, vers les réseaux sociaux, etc. Consulter la page Thème.

Menu Parc

Liste

Dans ce menu sont affichés les biens en parc chez le client, représentés en “vignettes”.

Sur chaque vignette, sont affichés :

• l’image de l’article,

• l’identifiant fabricant

• l’identifiant prestataire,

• le libellé,

• la date d’installation

• le lieu où le bien est installé,

• un compteur sur les interventions en cours

• un compteur sur les commandes en cours

Le bouton permet d’accéder à l’écran de déclenchement d’une intervention et à la commande de consommables.
Il est possible de filtrer la liste des biens affichés.

Export Excel

L’export Excel du parc est disponible.

L’affichage du bouton est conditionné par l’habilitation AFFICHER_EXPORT_EXCEL_PARC à ajouter sur le profil du client dans la table de décision TD_HABILITATIONS_PROFIL_PORTAIL

Fiche parc

Détail des onglets

Onglet Détail

Dans l’onglet Détail, le client a la possibilité de :

• déclencher une intervention,

• commander des consommables,

• saisir les relevés,

• définir des informations générales sur le bien et identifier les contacts privilégiés pour ce bien (contact contrat, utilisateur, contact SAV).

Les informations détaillées du bien sont également affichées et une icône le préviendra qu’une saisie de compteurs est nécessaire.

Lors de la saisie de relevés compteurs, il est possible d’afficher ou de masquer la valeur du dernier relevé par le paramètre AFFICHER_RELEVE_PRECEDENT.

Onglet Interventions

Accès à la liste des interventions en cours sur le bien :

• N° (cliquable),

• Date et statut,

• Détail,

• Demandeur.

Un filtre permet d’agir sur la liste des demandes à afficher.

Onglet Commandes

Accès à la liste des commandes en cours :

• N° (cliquable),

• Référence,

• État,

• Date,

• Montant TTC,

• Demandeur.

Onglet Statistiques

Pour les biens concernés, différentes informations sont disponibles :

• Répartition Noir/Couleur (depuis 1 an),

• Evolution des volumes (depuis 5 ans),

• Evolution (depuis 1 an),

• Compteurs facturés (depuis 1 an),

Menu Interventions

Liste

Accès à la liste des interventions, quel que soit le bien concerné.

Attention !

Les DIT liées à des commandes ne sont cependant pas visibles depuis le portail.

Les informations disponibles et triables sont :

• N° (cliquable),

• Date et statut,

• Site,

• Bien concerné,

• Détail,

• Demandeur.

Plusieurs éléments permettent de filtrer les éléments affichés :

• l’habilitation FILTRER_DIT_DEMANDEUR : les utilisateurs ayant le profil défini ne peuvent voir que les DIT pour lesquelles ils sont les demandeurs.

• les paramètres (à définir conjointement) :

  • NB_DIT_A_AFFICHER_DANS_SUIVI : nombre de DIT (par bien) récupérées dans artis.net pour être affichées dans le suivi,

  • TYPE_LIMITATION_DIT_A_AFFICHER_DANS_SUIVI : Type d’éléments (jour ou intervention).

  Par exemple, pour n’afficher que les 10 dernières DIT :
  NB_DIT_A_AFFICHER_DANS_SUIVI = 10
  TYPE_LIMITATION_DIT_A_AFFICHER_DANS_SUIVI = intervention

• l’option Visible sur le portail des natures d’intervention.

Export Excel

L’export Excel des interventions est disponible.

L’affichage du bouton est conditionné par l’habilitation AFFICHER_EXPORT_EXCEL_PARC à ajouter sur le profil du client dans la table de décision TD_HABILITATIONS_PROFIL_PORTAIL

Déclencher une intervention

Si l’utilisateur clique sur ce lien, il sera dirigé vers un assistant permettant de pré-qualifier l’incident (domaine, nature, sélection du bien, priorité, etc.). Ces éléments correspondent aux domaines, natures, etc. d’artis.net. Il est possible de :

• définir quelles natures sont visibles ou non sur le portail,

• modifier les libellés affichés pour les clients pour qu’ils soient plus parlants via une table de correspondance.

Ces paramètres sont accessibles dans l’onglet Paramétrage de la configuration du portail.

Il sera ensuite invité à :

• préciser le code erreur/panne au besoin,

• saisir le détail de sa demande,

• ajouter des pièces jointes au besoin.

Commander des consommables

Le client peut saisir une commande de consommables depuis la fiche du bien : ainsi seuls les articles correspondant à son bien lui sont proposés, triés par couleur

Remarque :

Si le paramètre RESTREINDRE_CONSO_PRIVILEGIES_COULEUR est activé, l’utilisateur ne verra que les consommables de référence. Sinon, la liste présentera tous les articles compatibles avec le matériel.

Un pictogramme indique si le consommable sera facturé ou non :

Le consommable sera facturé,
Le consommable fait partie du contrat et ne sera donc pas facturé.

Fiche intervention

Depuis la fiche intervention, en fonction du statut de l’intervention et des drois de l’utilisateur, le client peut :

• imprimer la fiche,

• annuler le ticket,

• rouvrir un ticket clos,

• répondre à un questionnaire de satisfaction,

• accéder au formulaire de contact.

Détail des onglets

Onglet Détail

Sont affichés ici :

• l’étiquette du bien concerné,

• La nature,

• Le détail.

Onglet Interventions

Sont affichés ici les informations des IT du ticket.
Au survol des icônes, le client accède au détail des prestations réalisées.

Onglet Echanges

L’onglet Echange affiche l’ensemble des mail ayant été émis ou reçus pour le ticket.
Le bouton permet de télécharger les pièces jointes éventuelles sur l’échange.

Menu Factures

Dans ce menu, chaque facture est consultable au format PDF. La liste affiche un résumé avec :

• Document (cliquable),

• Numéro,

• Date,

• Montant TTC,

• Etat,

• Origine.

Les factures non-dématérialisées peuvent être masquées via le paramètre AFFICHER_FACTURES_NON_DEMATERIALISEES.

Export Excel

L’export Excel des factures est disponible.

L’affichage du bouton est conditionné par l’habilitation AFFICHER_EXPORT_EXCEL_FACTURE à ajouter sur le profil du client dans la table de décision TD_HABILITATIONS_PROFIL_PORTAIL

Menu Commandes

Liste

La liste affiche les informations suivantes :

• N° (cliquable),

• Référence,

• Etat,

• Date,

• Montant TTC,

• Demandeur.

Export Excel

L’export Excel des commandes est disponible.

L’affichage du bouton est conditionné par l’habilitation AFFICHER_EXPORT_EXCEL_CMDE à ajouter sur le profil du client dans la table de décision TD_HABILITATIONS_PROFIL_PORTAIL

Fiche Commande

Sur une fiche Commande, le client peut consulter les adresses de livraison et de facturation, le contenu de la commande et les totaux.
La commande peut être annulée (cela ouvrira le formulaire d’envoi de mail) ou au contraire faire l’objet d’une nouvelle commande à l’identique via le bouton Acheter à nouveau.

Menu Contrats

Le terme Contrat correspond à une Solution de Service Client dans artis.net.

Liste

La liste des contrats affiche les informations suivantes :

• Client (si plusieurs),

• Référence (cliquable),

• Libellé,

• Statut,

• Daté de début,

• Décompte UT (lien direct vers l’onglet Décompte UT de la fiche Contrat).

Remarque :

Le client a la possibilité de filtrer les contrats pour n’afficher que ceux avec décompte d’UT.

Fiche Contrat

Il est possible de filtrer la liste des contrats à afficher.

Détail des onglets

Onglet Détail

Cet onglet présente les biens couverts (lien cliquable) par le contrat et la personne en charge de la facturation. Cela correspond à l’onglet Biens et équipements d’une SSC.

Onglet Couvertures

Liste les couvertures du contrat : correspond à la section Couvertures de la SSC :

• Libellé

• Date début

• Daete fin

• Caractéristiques

Onglet Décompte d’UT

Pour les SSC de type gestion d’UT, cet onglet présente un tableau de bord des UT consommées et du solde restant, sur une période et un service, en présentant le détail :

• Date,

• Demande,

• Réalisation (lien cliquable vers l’intervention concernée),

• Durée,

• Nombre d’unités,

• Solde.

Il est possible de filtrer l’affichage via le paramètre TYPE_LIGNE_DECOMPTES_UT_A_AFFICHER.

Onglet Interventions Préventives

Liste des interventions au titre du contrat :

• N° (cliquable),

• Date,

• Site,

• Bien,

• Tâches ⁽¹⁾,

• Contrat (cliquable).

⁽¹⁾ Sur la fiche intervention préventive, si une prochaine intervention est prévue au contrat, le client a la possibilité de demander à ce qu’une ou plusieurs tâches soient réalisées à cette occasion via le bouton Il modifie alors la check list.

Attention !

Pour que ces interventions soient visibles, il faut que :

• la nature de celles-ci aient été définies comme visibles sur le portail, consulter Gérer les natures d’intervention et les catégories non productives,

• le profil de l’utilisateur ait l’accès au métier concerné et les habilitations Détail du contrat et Décompte UT, consulter Gérer les profils.

Menu Consommation et CDR

Via artis Télécom, l’utilisateur final peut retrouver ici le détail des consommations téléphoniques, et ce mois par mois.
S’il dispose de l’habilitation adéquate, il peut également télécharger pour les mois précédents les CDR au format CSV.
Par exemple, l’objectif peut être d’importer ces données dans un logiciel de facturation tiers.
Consulter Exports des CDR.

Menu Gérer les interlocuteurs

Le client peut sur cet écran :

• Ajouter un interlocuteur,

• Modifier les informations d’un interlocuteur,

• Désactiver un interlocuteur.

Les informations disponibles pour un interlocuteur sont les suivantes :

• Titre *,

• Nom *,

• Prénom *,

• Fonction ⁽¹⁾,

• Mail *,

• Mobile,

• Téléphone *,

• Fax,

• Profil *,

• Identifiant.

* Champs obligatoires.
⁽¹⁾ Ce champ peut être rendu obligatoire dans les paramètres du portail.

Menu Statistiques

Statistiques des relevés compteurs

Affiche les mêmes informations que sur la fiche parc mais cette fois-ci pour tout le parc.

Statistiques des demandes d’intervention

Affiche les statistiques des demandes :

• Par demandeur,

• Par bien,

• Par nature,

• Par domaine,

• Par métier.

Menu Contactez-nous

En plus d’afficher les informations de localisation et les contacts téléphoniques de la société, ce menu ouvre un formulaire qui enverra un mail à une adresse spécifique en fonction du thème choisi par le client. Le paramétrage se réalise dans l’onglet Informations principales du portail client.

Menu Commande en ligne

Ce menu propose au client tout le catalogue des articles à leur disposition. Les commandes réalisées ici arriveront dans la liste des commandes externes que l’utilisateur devra valider.

L’habilitation REQUIERT_VALIDATION_CMDE permet de mettre en place un workflow supplémentaire côté client pour la validation des commandes.

Recherche de produit

Plusieurs éléments permettent au client de retrouver l’article qu’il souhaite commander :

• filtre par catégorie sur la classification des articles vendus,

• filtre par marque,

• tri par nom ou prix croissant ou décroissant,

• recherche textuelle,

• filtre par propriété (consulter Gérer les groupes de caractéristiques).

Vignette produit

Sur la vignette produit sont affichés :

• l’image,

• le libellé,

• le prix HT ⁽¹⁾, précédé de “A partir de” s’il s’agit d’une nomenclature.

⁽¹⁾ Si artis.net n’est pas en mesure d’afficher le prix du produit, la vignette affichera “Nous contacter” en lieu et place du prix. Le client ne pourra pas ajouter l’article dans son panier.

Exemples de vignettes

Un clic sur la vignette ouvre la fiche du produit.

Fiche produit

Sur la fiche produit sont affichées en détail toutes les informations paramétrées sur l’article ou la nomenclature, la marque, la référence (correspond au code sur la fiche article ou nomenclature), la description (onglet Portail de la fiche article ou nomenclature), les documents et pièces jointes, etc.

Affichage du prix

Le prix affiché est naturellement celui défini sur la fiche de l’article. Si l’article n’a pas de prix renseigné, alors le portail affiche Nous contacter.
Si le prix défini est net par quantité, alors l’affichage sera mis à jour à la modification de la quantité par le client.

Un tableau de prix représente les bornes définies sur la fiche article :

De la même manière, pour une nomenclature avec des articles optionnels, si le client sélectionne l’article optionnel dans le tableau Détail et options, le prix sera actualisé. Le tableau présente le coût unitaire de chaque option mais pas des éléments obligatoires.

Si un tarif promotionnel est valable pour l’utilisateur connecté et l’article visualisé, alors l’affichage de la promotion sera comme suit :

Affichage de la disponibilité

La disponibilité d’un article s’affiche en fonction de ces paramètres :

• L’option AFFICHER_QTE_EN_STOCK_VENTE_EN_LIGNE est-elle activée ?

• L’article est-il suivi en stock ?

• Y a-t-il du stock pour cet article dans le(s) dépôt(s) paramétré(s) ? ⁽¹⁾

• À défaut, s’il est renseigné, quel est le délai de livraison du fournisseur ?

Option affichage quantité	Article suivi en stock	Stock disponible	Délai livraison renseigné	Affichage
Activée	Oui	Oui	Oui ou Non
=	Oui	Non	Oui	(2)
=	Oui	Non	Non
=	Non	-	-
Désactivée	Oui	Oui	Oui ou Non
=	Oui	Non	Oui	(2)
=	Non	-	-

⁽¹⁾ Si aucun dépôt n’est paramétré, aucune information ne sera affichée sur la disponibilité.
⁽²⁾ 3 jours sont ajoutés à la valeur délai livraison de la fiche fournisseur (marge de sécurité week-ends, jours fériés, etc.). Dans le cas où plusieurs organisations sont associées au fournisseur avec des délais différents, c’est le délai le plus court qui est pris en compte.