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Fusion

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2.13 d’artis.net.

Présentation#

L’objectif de ce menu est de permettre la fusion :

de fiches client actives,
de fiches sites,
des fiches interlocuteurs.

Les données de l’entité source sont “déplacées” vers l’entité cible, un commentaire est ajouté sur la fiche cible (sauf pour les sites où il n’y a pas de gestion de commentaires) puis l’entité source est supprimée.

Attention !

Pour ne pas créer d’incohérence avec ces logiciels tiers, l’utilisation de ce menu n’est pas autorisée si la solution artis.net est interfacée avec :

le module artis Télécom,

le module artis CRM (ancienne version)

Hubspot, pour les fiches clients et interlocuteurs.

Fusionner des fiches client#

Remarque :

Il n’est pas possible de fusionner :

des organisations internes,

des organisations qui possèdent des relations de type commanditaire/mainteneur, fournisseur, banques, etc.,

une fiche client qui a une relation commerciale plus avancée que la cible (voir tableau ci-dessous),

des clients qui disposent de contrats télécom.

Données transférées#

Élément	Transférée	Détails
Onglet Fiche principale		Aucun élément n’est transféré (adresse, calendrier, effectif, valeurs de groupes de caractéristiques, classification, etc. )
Onglet Client/Prospect		Voir précisions pour les relations commerciales et pour les commerciaux en charge
Onglet Sites		Le code du site principal de la source est modifié si un code similaire existe déjà sur la fiche cible. Ce dernier devient également un site secondaire. Utiliser ensuite au besoin la fusion de sites.
Onglet Interlocuteurs		Utiliser ensuite au besoin la fusion d’interlocuteurs. Le compte d’accès des interlocuteurs “migrés” est toujours fonctionnel.
Onglet Identifiants
Onglet Coordonnées bancaires
Onglet Commentaires		Un commentaire est ajouté sur la fiche cible après fusion.
Onglet Pièces jointes
Onglet Wiki		L’utilisateur devra choisir quelle page wiki il souhaite conserver si les deux fiches contiennent des informations. Les informations de la page qui n’a pas été sélectionnée seront supprimées.
Mots de passes associés aux clients, sites, biens et équipements
Procédures de signatures terminées et refusées
Biens
Équipements		La concordance des clients est également modifiée. Il est conseillé de contrôler tout de même la cohérence entre le RMM et artis.net après la fusion.
Affaires
Actions commerciales
Devis
Commandes
Factures
SSC
DIT
Intervenants référents

Traitement des types de relation#

Le tableau ci-dessous résume le traitement opéré sur les types de relation :

La relation sur la fiche source est :	La relation sur la fiche cible est :	Après fusion, la relation sur la fiche cible sera :
Prospect	Prospect	Prospect
Prospect	Client	Client
Prospect	Hors cible	Hors cible
Prospect	Ancien client	Ancien client

Client	Prospect	Fusion interdite : L’utilisateur est invité à modifier les fiches ou procéder à la fusion inverse.
Client	Client	Client
Client	Hors cible	Fusion interdite : L’utilisateur est invité à modifier les fiches ou procéder à la fusion inverse.
Client	Ancien client	Ancien client

Hors cible	Prospect	Prospect
Hors cible	Client	Client
Hors cible	Hors cible	Hors cible
Hors cible	Ancien client	Ancien client

Ancien client	Prospect	Prospect
Ancien client	Client	Client
Ancien client	Hors cible	Hors cible
Ancien client	Ancien client	Ancien client

À vérifier	Toutes	Fusion interdite : L’utilisateur est invité à procéder à la validation du prospect en client avant de faire la fusion.

Traitement des commerciaux en charge#

Les commerciaux en charge sont fusionnés selon la règle suivante (et ce pour chaque métier, si l’option est gérée) :

Le commercial sur la fiche source est :	Le commercial sur la fiche cible est :	Après fusion, le commercial sur la fiche cible sera :
Commercial A	Commercial A	Commercial A
Commercial A	Commercial B	Commercial B
Non renseigné	Commercial B	Commercial B
Commercial A	Non renseigné	Commercial A
Non renseigné	Non renseigné	Non renseigné

Procédure pour la fusion de fiches client#

Étape 1 : Choix du type de fusion
Sélectionner le type d’entité Organisations,
Étape 2 : Sélection :
- Rechercher et sélectionner :
  - l’organisation source,
  - l’organisation cible,
- Si la fusion concerne des éléments contenant des fiches wiki, sélectionner la fiche qui doit être conservée,
Attention !

La fiche wiki de l’élément non sélectionné est supprimée sans possibilité de récupération !
- Cliquer sur le bouton
Étape 3 : Confirmation :
- Cette étape récapitule la sélection avant traitement.
Attention !

Une fois lancé, le traitement ne peut être interrompu et les actions menées ne sont pas réversibles !
Étape 4 : Fusion :
- Le traitement est opéré à cette étape sans intervention possible de l’utilisateur.
Étape 5 : Résultat :
- Cet écran final indique le résultat du traitement.

Fusionner des sites#

Dans ce scénario, seuls des sites appartenant à la même fiche client peuvent être fusionnés.
Si le site source est associé à des contrats télécom, la fusion est interdite.

Données transférées#

Élément	Champ/section	Détails
Onglet Détails	Informations site	Les informations ne sont transférées que si le site cible n’en contient pas.
Onglet Détails	Adresse, téléphones, fax, emails, etc.	Les informations ne sont transférées que si le site cible n’en contient pas.
Onglet Détails	Types d’adresse	Les types d’adresse sont activés sur la cible s’ils le son sur la source.
Onglet Détails	• Secteur commercial, • Secteur d’intervention, • Dépôts	Les informations ne sont transférées que si le site cible n’en contient pas.
Onglet Localisations
Onglet Interlocuteurs du site
Onglet Information commerciale		Le principe est le même que pour les fusions de client. Voir précisions pour les commerciaux en charge.
Onglet Wiki		L’utilisateur devra choisir quelle page wiki il souhaite conserver si les deux fiches contiennent des informations. Les informations de la page qui n’a pas été sélectionnée seront supprimées.
Mots de passes associés aux sites
Intervenants référents

Procédure pour la fusion de sites#

Étape 1 : Choix du type de fusion :
Sélectionner le type d’entité Sites,
Étape 2 : Sélection :
- Rechercher et sélectionner :
  - l’organisation regroupant les sites à fusionner,
  - le site source,
  - le site cible,
- Si la fusion concerne des éléments contenant des fiches wiki, sélectionner la fiche qui doit être conservée,
Attention !

La fiche wiki de l’élément non sélectionné est supprimée sans possibilité de récupération !
- Cliquer sur le bouton
Étape 3 : Confirmation :
- Cette étape récapitule la sélection avant traitement.
Attention !

Une fois lancé, le traitement ne peut être interrompu et les actions menées ne sont pas réversibles !
Étape 4 : Fusion :
- Le traitement est opéré à cette étape sans intervention possible de l’utilisateur.
Étape 5 : Résultat :
- Cet écran final indique le résultat du traitement.

Fusionner des interlocuteurs#

Remarque :

Pour les fiches interlocuteurs, il n’est pas possible de fusionner des fiches dans les cas suivants :

l’interlocuteur “source” est désigné comme signataire sur une ou plusieurs procédure(s) en cours,

l’interlocuteur “source” est associé à des contrats Télécom (titulaire d’une ligne),

la solution artis.net est interfacée avec Hubspot.

Données transférées#

Élément	Champ/Section	Détails
Onglet Fiche principale	Civilité
-	Nom
-	Prénom
-	Activité
-	Fonction
-	Avatar
-	Adresse	L’adresse est transférée, sauf si un des champs de l’adresse de la fiche cible est renseigné.
-	Coordonnées (téléphone, mail, site internet, etc.	Les champs de la fiche cible sont prioritaires.
-	Section Divers
-	Section(s) Groupes de caractéristiques
Onglet Sites
Onglet Biens
Onglet Commentaires		Un commentaire est ajouté sur la fiche cible après la fusion.
Onglet Collaborations		Les collaborations sont ajoutées. La collaboration ☑ Embauche de la fiche cible est prioritaire.
Onglet Pièces jointes
Compte d’accès		Voir le tableau ci-dessous.
Association avec	DIT	Champs concernés : Responsable, demandeur et/ou personne à contacter de la DIT.
-	IT	Champs concernés : Demandeur et/ou personne à contacter de l’IT.
-	Devis techniques	Champ concerné : Contact du devis technique.
-	Affaires	Champ concerné : Contact de l’affaire.
-	Devis commerciaux	Champ concerné : Interlocuteur du devis commercial.
-	Actions commerciales	Champ concerné : Contact de l’action.
-	Commandes	Champ concerné : Interlocuteur de la commande.
-	SSC	Champ concerné : Signataire.

Traitement du compte d’accès#

Si la fiche cible dispose d’un compte d’accès, c’est ce compte qui est prioritaire, celui de la source est supprimé.
Si la fiche cible ne dispose pas de compte d’accès, l’éventuel compte de la fiche source n’est pas transféré. Il faudra donc procéder à la création d’un nouveau compte d’accès sur la fiche cible, consulter Gérer les comptes d’accès au portail client.

Procédure pour la fusion d’interlocuteurs#

Étape 1 : Choix du type de fusion :
Sélectionner le type d’entité Interlocuteurs,
Étape 2 : Sélection :
- Rechercher et sélectionner :
  - l’organisation regroupant les interlocuteurs à fusionner,
  - l’interlocuteur source,
  - l’interlocuteur cible,
- Cliquer sur le bouton
Étape 3 : Confirmation :
- Cette étape récapitule la sélection avant traitement.
Attention !

Une fois lancé, le traitement ne peut être interrompu et les actions menées ne sont pas réversibles !
Étape 4 : Fusion :
- Le traitement est opéré à cette étape sans intervention possible de l’utilisateur.
Étape 5 : Résultat :
- Cet écran final indique le résultat du traitement.