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Prérequis et paramètres associés#

Remarque :

Les prérequis et paramètres décrits ici sont réalisés lors de la mise en place de l’interface. Ils sont donnés à titre indicatif, à toute fin utile.

Utilisateurs#

Afin de pouvoir identifier les utilisateurs/collaborateurs qui interviennent dans les deux outils, il convient de créer :

  • Les utilisateurs Hubspot comme collaborateurs artis.net,

  • Les collaborateurs commerciaux artis.net comme utilisateurs Hubspot.

Ces utilisateurs/collaborateurs n’ont pas besoin de disposer de droits ou de compte d’accès spécifique dans l’outil qui n’est pas le leur : le besoin est ici de pouvoir les identifier dans les différents éléments qui seront synchronisés.
Le dénominateur commun est ici l’adresse mail de la personne. Consulter Ajouter un collaborateur en renseignant l’adresse mail telle que renseignée dans Hubspot. Procéder de la même manière dans Hubspot : créer l’utilisateur “Ingénieur commercial” en renseignant l’adresse mail telle que renseignée dans artis.net.

Rôle commercial#

L’utilisateur Hubspot qui crée une transaction sera désigné comme Commercial secondaire avec le rôle commercial Télévendeur dans l’affaire créée dans artis.net.

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de libellés

  • Rechercher la table de libellés Rôle commercial

  • Ajouter le rôle suivant :

    • code : TELEVENDEUR_HUBSPOT (respecter la casse),

    • libellé : champ libre

SIRET#

Le champ SIRET est une donnée qui n’existe pas par défaut dans Hubspot. Il conviendra donc de la créer (voir ci-dessous) et de renseigner la valeur sur les fiches à synchroniser. Cette étape est réalisée par les consultants ARTIS lors du déploiement du projet.

Attention !

Ce point est très important car c’est sur cette valeur unique que les rapprochements seront effectués entre Hubspot et artis.net, évitant ainsi les doublons de fiches.

Dans Hubspot :

  • Ouvrir le menu CRM > Entreprises,

  • Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,

  • Cliquer sur le bouton Créer une propriété,

    • Section Détails :

      • Libellé de la propriété : saisir SIRET,

      • Nom interne : saisir SIRET (respecter la casse),

      • Type d’objet : sélectionner Entreprise,

      • Groupe : sélectionner Informations concernant l’entreprise,

      • Description : saisir une valeur (champ libre),

    • Section Type de champ :

      • Sélectionner Texte à une ligne,

  • Cliquer sur le bouton Créer.

Ingénieur commercial#

L’objectif ici est de pouvoir sélectionner le commercial artis.net dans les fiches Entreprise Hubspot. À la création d’une Transaction, cette valeur sera automatiquement récupérée.

  • Ouvrir le menu CRM > Entreprises,

  • Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,

  • Cliquer sur le bouton Créer une propriété,

    • Section Détails :

      • Libellé de la propriété : saisir Ingénieur commercial,

      • Nom interne : saisir ingenieur_commercial (respecter la casse),

      • Type d’objet : sélectionner Entreprise,

      • Groupe : sélectionner Informations concernant l’entreprise,

      • Description : saisir une valeur (champ libre),

    • Section Type de champ :

      • Sélectionner Utilisateur Hubspot

  • Cliquer sur le bouton Créer.

Civilité#

La civilité n’existe pas par défaut dans Hubspot. Étant un champ obligatoire côté artis.net, l’objectif ici est de pouvoir disposer de cette valeur afin de renseigner correctement les fiches Interlocuteurs.
Si la propriété existe déjà, vérifier et adapter alors les valeurs.

  • Dans artis.net :

    • Ouvrir le menu Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de libellés

    • Rechercher et ouvrir la table Qualité personne

    • Repérer tous les Codes et Libellés de cette table,

  • Dans Hubspot, ouvrir le menu CRM > Contacts,

  • Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,

  • Cliquer sur le bouton Créer une propriété,

    • Section Détails :

      • Libellé de la propriété : saisir Civilité,

      • Nom interne : civilite (respecter la casse),

      • Type d’objet : sélectionner Contacts,

      • Groupe : sélectionner Informations concernant le contact,

      • Description : saisir une valeur (champ libre),

    • Section Type de champ :

      • Sélectionner Menu déroulant

      • Ajouter autant d’options qu’il y a dans la table de libellés artis.net en respectant impérativement le même Code/Nom interne,

  • Cliquer sur le bouton Créer.

Remarque :

Comme d’autres champs Hubspot, cette propriété n’est pas nécessairement obligatoire.
Aussi, si elle n’est pas renseignée dans Hubspot, lors de l’import du contact dans artis.net, le champ sera renseigné avec la première valeur possible de la table.

Pipeline des ventes#

Ce paramétrage est nécessaire pour faire correspondre les états des affaires artis.net, avec ceux définis dans les transactions Hubspot.

  • Ouvrir les paramètres de l’application Hubspot,

  • Ouvrir le menu Gestion des données > Objets > Transactions,

  • Cliquer sur l’onglet Pipelines,

  • Sélectionner le pipeline utilisé pour interagir avec artis.net,

  • Dans l’onglet Configurer, modifier les phases existantes et/ou créer celles manquantes (+ Ajouter une phase) pour qu’elles correspondent aux statuts des affaires artis.net. Le nom des phases doit impérativement être celui décrit ci-dessous. La valeur de la probabilité définie n’a pas d’incidence dans artis.net. À titre informatif, le tableau mentionne le pourcentage d’avancement fonction de l’état d’avancement d’une affaire,

  • Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Nom de la phase

Pourcentage d’avancement dans artis.net

Approche

10%

Négociation

40%

Conclusion

70%

Gagnée

100%

Perdue

100%

Annulée

100%

Déclencheurs pour la synchronisation d’une entreprise, d’une affaire ou d’un contact#

Deux éléments côté Hubspot déclenchent le début d’une synchronisation :

  • La valeur de sa Phase du cycle de vie (seulement pour l’entreprise),

  • La valeur d’une Propriété spécifique (case à cocher), pour tous les éléments.

Côté Hubspot, tant qu’une entreprise ne remplit pas ces deux conditions, elle n’est pas créée dans artis.net.
Pour la transaction ou le contact, seule la propriété spécifique conditionne le début de la synchronisation.
Par la suite, si ces valeurs évoluent, cela n’interrompt pas la synchronisation.

Pour qu’une affaire ou un contact soit synchrone, il faut bien entendu que l’entreprise à laquelle l’élément est lié soit lui aussi synchrone.

Phase du cycle de vie de l'entreprise État de la propriété Entreprise État de la propriété Transaction État de la popriété Contact Qu'est-ce qui est synchronisé ?
Différente au paramètre défini Inactive ou Active Inactive ou Active Inactive ou Active Rien
Égale au paramètre défini Inactive Inactive ou Active Inactive ou Active
Active Inactive Inactive Fiches Entreprise et Activité
Active Inactive Fiches Entreprise, Activité et Transaction
Inactive Active Fiches Entreprise, Activité et Contact
Active Active Fiches Entreprise, Activité, Transaction et Contact

Remarque :

Côté artis.net, à la création d’une fiche prospect/client, celle-ci est automatiquement créée dans Hubspot.

Phase du cycle de vie#

Ce paramétrage est à effectuer côté artis.net.

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les paramètres

Ce paramètre définit la valeur qui déclenche la synchronisation d’une fiche entreprise avec une fiche client/propect (combinée à la propriété voir ci-dessous).

  • Rechercher le paramètre HUBSPOT_DECLENCHEUR_CYCLE_DE_VIE_SYNCHRO_ENTREPRISE

  • Renseigner la valeur parmi la liste (non exhaustive (1)) suivante :

Libellé

Code à indiquer dans le paramètre

Abonné

subscriber

Lead

lead

Lead qualifié par le marketing

marketingqualifiedlead

Lead qualifié par l’équipe commerciale

salesqualifiedlead

Opportunité

opportunity

Client

customer

Promoteur

evangelist

Autre

other

Attention !

(1) Cette liste correspond aux valeurs par défaut qui existent dans les propriétés Phases du cycle de vie de Hubspot par défaut.
Si une autre phase a été créée dans Hubspot, il conviendra de récupérer la valeur interne pour la copier dans le paramètre artis.net.

Propriété “synchro_artis”#

Ce paramétrage est à effectuer côté Hubspot, pour les trois entités.

  • Ouvrir le menu CRM > Entreprises / CRM > Transactions / CRM > Contacts,

  • Cliquer sur le bouton Actions et sélectionner Modifier les propriétés,

  • Cliquer sur le bouton Créer une propriété,

    • Section Détails :

      • Libellé : saisir une valeur libre (mais parlante, par exemple Synchro artis Entreprise / Synchro artis Transaction / Synchro artis Contact),

      • Nom interne : saisir impérativement pour les trois propriétés synchro_artis (respecter la casse),

      • Type d’objet : sélectionner Entreprise / Transaction / Contacts,

      • Groupe : sélectionner Informations concernant l’entreprise / Informations sur la transaction / Informations sur le contact,

      • Description : saisir une valeur (champ libre),

    • Section Type de champ :

      • Sélectionner Une seule case à cocher

  • Cliquer sur le bouton Créer.

Autres paramètres#

Délai entre les appels vers Hubspot#

Rechercher le paramètre HUBSPOT_DELAI_APPELS

Ce paramètre permet de définir le délai entre deux sollications d’artis.net vers la plateforme Hubspot.
En effet, les appels trop fréquents peuvent engendrer des blocages côté Hubspot.
Le délai (exprimé en millisecondes) est positionné par défaut à 500 ms.
ARTIS préconise de ne jamais renseigner une valeur inférieure.

Table de décision#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

Concordance Types d’actions commerciales#

La table de décision TD_HubspotAction permet de gérer la correspondance entre les Activités et les actions commerciales.

  • Rechercher la table de décision TD_HubspotAction

  • Cliquer sur le bouton crayon

  • Cliquer sur le bouton

  • Rechercher et sélectionner :

    • le domaine d’action,

    • le type d’action,

    • le motif d’action,

    • le type d’action Hubspot :

      • CALL pour un motif “appel”,

      • MEETING pour un motif “rendez-vous”,

      • EMAIL pour un motif “mail”,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2