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Gérer les collaborateurs#
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Liste des Collaborateurs#
Dans l’onglet Collaborateurs d’une fiche Organisation interne sont listés l’ensemble des personnes qui travaillent pour cette organisation.
Depuis la liste un ensemble d’actions sont disponibles :
Accéder à la fiche du collaborateur,
Modifier la fiche d’un collaborateur,
Rechercher un collaborateur,
Afficher/masquer les collaborateurs inactifs (masqués par défaut),
Remarque :
Il est possible d’associer un groupe de caractéristiques aux collaborateurs. Aussi, à la création d’un compte, des champs supplémentaires peuvent être affichés et certains peuvent être obligatoires, fonction du paramétrage. Consulter Gérer les groupes de caractéristiques.
Fiche Collaborateur#
La fiche collaborateur est organisée en plusieurs onglets. Certains onglets ne sont affichés que si la fonction a été activée sur la fiche :
Intervenant,
Commercial,
Dispatcheur,
Gestionnaire.
Particularités pour un collaborateur Commercial#
Cocher le rôle Commercial sur la fiche d’un collaborateur permet de sélectionner celui-ci comme vendeur ou télévendeur dans les documents de vente (commandes, factures) et comme chargé d’affaire dans les contrats.
Par ailleurs, dans certaines implémentations d’artis.net, la classification client “secteur commercial” est utilisée pour regrouper les clients selon le commercial qui en a la charge.
Particularités pour un collaborateur Gestionnaire#
Le rôle Gestionnaire est utilisé pour une utilisation large d’artis.net :
Demandes client et planifications,
Chaîne des achats, des ventes,
Gestion des stocks,
Interfaces comptables,
Etc.
Onglet Fiche principale#
Son regroupés ici les informations de base d’un collaborateur :
Nom,
Prénom,
Avatar (visible ou non sur le portail client) (1),
Profil,
Calendrier,
Fonctions,
Adresse,
Rôles dans les unités organisationnelles :
collaborateur intervenant : utilisé pour l’option Activité / Métier des services,
collaborateur gestionnaire : utilisé pour les commandes de consommables,
collaborateur commercial : va définir notamment les habilitations pour la visibilité des éléments dans le CRM artis.net, consulter Gérer les habilitations,
Etc.
Remarque :
(1) Un utilisateur ne peut pas modifier l’avatar d’un autre utilisateur mais uniquement le supprimer au besoin.
Onglet Collaborations#
L’utilisateur est affecté par défaut à l’organisation interne courante avec la notion d’embauche. S’il doit travailler avec d’autres organisations internes :
Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Rechercher et sélectionner les organisations concernées,
Cliquer sur le bouton
ou F2
Attention !
La sélection d’un profil est obligatoire pour associer un compte d’accès au collaborateurs.
Si l’option activité / métier est active, il est obligatoire d’associer le collaborateur à au moins une UO.
La notion d’“embauche” dans l’onglet Collaborations permet, le cas échéant et suivant la méthode choisie, de re-facturer la main d’œuvre entre organisations internes.
Remarque :
Le champ “Type” est un champ texte libre dont les valeurs existantes sont sauvegardées pour une utilisation sur d’autres fiches.
Onglet Dispatcheur#
Cet onglet ne s’affiche si la mission a été cochée. Il est possible d’attacher le collaborateur à des métiers/domaines spécifiques mais également à des techniciens, d’autres collaborateur dont ce dispatcheur aura la charge.
Onglet Commercial#
Cet onglet ne s’affiche que si la mission a été cochée.
Associer dans cet onglet le secteur commercial dans lequel le collaborateur va intervenir.
Onglet Intervenant#
Cet onglet ne s’affiche si la mission a été cochée. Cela permet de sélectionner le collaborateur en planification d’IT, en saisie de CRIT et permet de la faire apparaître sur le planning.
Lorsque la mission est sélectionnée, trois onglets supplémentaires apparaissent sur la fiche du collaborateur : Intervenant, Référent et Compétences.
Coût horaire (€) : le coût saisi sera utilisé pour calculer le coût de revient des IT et permettre d’analyser la rentabilité des biens et des clients,
Secteur d’intervention : un seul secteur peut être marqué comme principal,
Dépôts : l’intervenant pourra utiliser ces dépôts pour l’utilisation d’article en saisie de CRIT. Un seul dépôt peut être marqué comme principal. Pour plus d’information, consulter Gérer les dépôts par intervenant.
Onglet Référent#
Cet onglet n’est visible que pour les fiches collaborateur qui ont la fonction Intervenant sélectionnée.
Sont regroupés sur cet onglet les clients, sites et biens pour lesquels le collaborateur est référent.
Ainsi, il est possible ici :
d’attacher / détacher des éléments (par export/import),
d’effectuer un “transfert” de référent (par exemple, lorsque le collaborateur part en retraite, il est nécessaire de réaffecter tout ou partie de cette charge à un autre collaborateur)
Consulter Gérer les éléments pour lesquels le collaborateur est référent.
Remarque :
Il est également possible d’extraire ces informations via la requête Menu ERP > Tiers > Organisations internes > Consulter les collaborateurs avec le paramètre d’affichage Référent.
Onglet Compétences#
Les compétences de l’intervenant permettent d’utiliser le mécanisme de recherche de l’Intervenant pressenti lors de la planification des IT.
Les compétences portent sur :
Un domaine d’intervention,
Un modèle de matériel,
Une gamme technique.
Consulter Renseigner une compétence technique sur un technicien.
Carte de visite (vCard)#
Génération depuis la fiche#
Ouvrir la fiche du collaborateur,
Cliquer sur le bouton
puis sur 
Carte de Visite.
Génération depuis la liste#
Ouvrir l’onglet Collaborateurs de la fiche Organisation interne,
Cliquer sur le bouton
correspondant à la ligne du collaborateur souhaité.
Génération en masse#
Ouvrir l’onglet Collaborateurs de la fiche Organisation interne,
Sélectionner les collaborateurs,
Cliquer sur le bouton
puis Générer les cartes de visite.
Un fichier au format zip sera généré et téléchargé. À noter que si aucune ligne n’est sélectionnée, c’est alors un fichier contenant les cartes de visite de tous les collaborateurs qui sera généré.