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Utilisation des UO dans les activités/métiers¶

L’activité/métier est obligatoire pour toutes les UO quel que soit son domaine (Service, Gestionnaire, Commerce…),
Une unité organisationnelle est liée à une seule activité/métier,
Une unité organisationnelle peut être liée à plusieurs organisations internes,
Un collaborateur peut faire partie de plusieurs unités organisationnelles.

Pour définir le fait qu’un collaborateur travaille dans une activité/métier (ou plusieurs), il est nécessaire de l’ajouter à une UO de cette activité/métier. L’activité/métier n’est pas directement affectée au collaborateur.

Consulter :

Caractéristiques¶

Pour la création et modification, consulter Gérer les unités organisationnelles pour indications sur la création des UO.

Type de groupe¶

Le type de groupe est important :

Si l’UO est utilisée dans les Services, le CRM, le type de groupe lié à ce domaine prime : consulter Type de groupe des UO,
Si l’UO permet uniquement de définir le fait qu’un collaborateur non intervenant, non commercial, travaille dans une activité/métier, il convient de positionner le type de groupe avec la valeur “Activité / Métier”.

Rôle hiérarchique¶

Est utilisé dans les Services : consulter rôle hiérarchique,
Facultatif pour le reste.

Création¶

Cliquer sur le bouton

Section Détails¶

Saisir :
- un Code,
- un Nom,
- les champs “Info pour l’interne” et “Info pour l’externe” au besoin,
Sélectionner :
- un Type de groupe,
- un Rôle hiérarchique
- une activité (si géré) : lors de la recherche des unités organisationnelles, n’apparaissent que celles qui sont dans les activités/métiers courantes.

Section Organisations¶

Cliquer sur le bouton
Sélectionner les organisations associées à cette nouvelle unité organisationnelle.

Section Personnes¶

Cliquer sur le bouton
Sélectionner les collaborateurs associés à cette nouvelle unité organisationnelle,
Définir leur Rôle dans cette unité organisationnelle.

Section Sous-unités organisationnelles¶

Cliquer sur le bouton
Sélectionner les unités organisationnelle qui seront considérées comme ayant une collaboration avec cette nouvelle UO,
Cliquer sur le bouton ou F2

Onglet Collecte de mails¶

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.9.0 d’artis.net.

Dans cet onglet, l’utilisateur a la possibilité de paramétrer les dossiers des boîtes mails partagées qu’il souhaite interfacer avec artis.net.
Les messages des dossiers sélectionnés seront accessibles depuis le menu Mail pour tous les utilisateurs appartenant à cette UO.
De la même manière, il est également possible de donner accès à une boîte mail personnelle, consulter Collecte de mails.

Attention !

Un paramétrage technique doit être réalisé pour chaque domaine de messagerie afin d’autoriser artis.net à accéder à une boîte mail. Contacter ARTIS pour plus d’informations.

Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Renseigner :
- l’adresse mail,
- le mot de passe associé,
- la période de collecte (en jours) : les mails reçus au delà de J+ la valeur définie ne seront pas collectés (période glissante donc),
Sélectionner si les mails doivent être visibles par tout le monde ou par l’utilisateur connecté uniquement,
La case ☑ Synchronisation active permet d’activer ou au besoin d’interrompre temporairement la collecte des mails,
Cliquer sur le bouton pour contôler que l’accès à la boîte mail est opérationnel. Si ce n’est pas le cas, vérifier la saisie ou contacter ARTIS pour s’assurer que le domaine a bien été configuré pour être accessible,
Dans la section Répertoires collectés
- Cliquer sur le bouton
- Sélectionner le ou les répertoire(s) à collecter,
- Cliquer sur le bouton
- Pour chaque répertoire :
  - Synchronisation auto :
    - ☐ les mails de ce répertoire seront collectés à la demande de l’utilisateur,
    - ☑ les mails de ce répertoire seront collectés périodiquement, sans intervention de l’utilisateur,
  - Actions définit l’action qui sera effectuée sur chaque mail de ce répertoire dans la messagerie source,
  - Répertoire d’archivage : si Archiver ou Archiver et marquer comme lu est sélectionné dans le champ Action, définit le répertoire dans lequel le mail sera archivé dans la messagerie source,
Dans la section Autres unités organisationnelles visualisant les mails, l’utilisateur peut donner les même règles d’accès à d’autres UO, plutôt que de devoir répéter l’opération sur toutes les unités organisationnelles :
- Cliquer sur le bouton
- Rechercher et sélectionner l’unité organisationnelle,
Cliquer sur le bouton ou F2

Il est possible de réitérer l’opération pour d’autres boîtes mails.
Utiliser le bouton pour désactiver définitivement la collecte sur cette boîte mail.

Consulter également Menu Mail.