> Thématiques > Thématique “La Dématérialisation” > Dématérialisation La Facture électronique > Procédure de mise en place >
Fonctionnalités liées à la Facture électronique¶
Client en dématérialisation “Plateforme agréée”¶
Le type de dématérialisation est positionné sur la relation entre le client et l’organisation interne. Automatiquement, l’adresse électronique de facturation est requise pour tous les sites d’envoi de la fiche client.
Consulter le Mode opératoire détaillé.
Envoi sur la Plateforme Agréée¶
Envoi¶
1. De façon unitaire
Menu ERP > Ventes > Factures client > Gérer les factures clients
Lorsque l’utilisateur clique sur le bouton Envoyer, la facture est automatiquement envoyée sur la PA et passe à l’état d’envoi “En cours d’envoi”.
2. En masse
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Traitement “Envoyer les factures”
Lors du traitement, les factures sont envoyées automatiquement sur la PA et passent à l’état d’envoi “En cours d’envoi”.
Consulter Imprimer ou traiter les factures client.
Traitement¶
Les factures ne sont pas directement envoyées sur la PA, mais sont dans un premier temps envoyées au serveur RFE artis.net. Ce denier effectue des contrôles, retourne une anomalie ou envoie les factures à la PA.
Consulter Contrôles par le serveur RFE et PA.
Traiter les factures revenues en erreur¶
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Re-envoyer les factures en erreur de transmission
Il s’agit de traiter les factures en erreur sur le Serveur RFE et la PA. Sont concernées celles dont leur état est :
En erreur : consulter Contrôle par le Manage RFE (Serveur RFE ARTIS),
Déposée avec le motif “Non transmise” : consulter Contrôle par la PA,
Rejetée : consulter Rejet PA.
1. Facture à l’état d’envoi “En Erreur”¶
Le Serveur RFE a détecté des anomalies. Après correction par l’utilisateur, ces mêmes factures doivent être ré-envoyées.
Trois situations possibles :
a. L’utilisateur a la possibilité de corriger l’anomalie de la facture ; depuis la liste :
afficher la facture à l’écran (clic sur le numéro de facture),
consulter l’anomalie dans l’onglet “Commentaire”,
corriger l’anomalie,
cliquer sur le bouton Envoyer sur la facture (en haut à droite),
en quittant la facture, artis.net revient sur la liste des factures,
actualiser la liste et passer à la facture suivante.
b. L’utilisateur n’a pas la possibilité de corriger l’anomalie de la facture :
envoyer alors la facture selon l’ancien type de dématérialisation du client : consulter Envoi des factures selon l’ancien type de dématérialisation du client.
c. Quelles que soient les anomalies, l’utilisateur veut envoyer la facture selon l’ancien type de dématérialisation du client :
2. Facture à l’état d’envoi “Envoyée au destinataire” et état de réception “Déposée, non transmise”¶
Suite à un contrôle de l’existence de l’adresse électronique de facturation du destinataire, la PA n’a pas pu transmettre la facture. En présence de cette anomalie, l’administration autorise l’envoi de la facture par le procédé classique (en dématérialisation Artis ou sans dématérialisation) : consulter Envoi des factures selon l’ancien type de dématérialisation du client.
3. Facture à l’état d’envoi “Envoyée au destinataire” et état de réception “Rejetée”¶
Une PA a rejeté la facture (exemple : contrôle schematron(1) non probant). Le Prestataire considère que sa facture est correcte et souhaite la retransmettre, sans faire d’avoir interne (statut “Conservé en interne”), comme le préconise la norme RFE.
Le Prestataire décide d’envoyer ces factures selon l’ancien type de dématérialisation du client : consulter Envoi des factures selon l’ancien type de dématérialisation du client.
(1) Remarque :
Le “schematron” est un langage normalisé (ISO/IEC 19757-3) permettant de valider des documents XML.
Envoi des factures selon l’ancien type de dématérialisation du client¶
Ce chapitre fait suite aux cas cités précédemment :
1 - Facture “En Erreur”, situation b et c,
2 - Facture “Envoyée au destinataire” / “Déposée, non transmise”,
L’ancien type de dématérialisation du client, Artis ou Sans, est disponible dans la liste déroulante “Type de dématérialisation secondaire”, en haut à droite de l’écran.
Dans la liste des factures, sont présentes :
Colonne “Démat.” :
Cette colonne mentionne le type de dématérialisation de la facture.
Exceptées les factures en erreur, elles n’ont pas encore de type de dématérialisation. Le type de dématérialisation des clients est alors affiché.
Colonne “Démat. client” :
Type de dématérialisation présent sur la fiche client.
Colonne “Etat d’envoi” :
Dans notre contexte : “En erreur” et “Envoyée au destinataire”.
Colonne “Etat de réception”
Dans notre contexte : “Déposée, non transmise” et “Rejetée”.
Ancien type de dématérialisation du client “Artis”¶
Filtrer “Type de dématérialisation secondaire” : “Artis”,
Filtrer la colonne “Etat d’envoi” (bouton
du tableau), sur la valeur : “En erreur”,Sélectionner les factures,
Cliquer sur le bouton
Les courriels sont envoyés aux destinataires,
Le type de dématérialisation des factures passe de “PA” à “Artis”.
puis
Filtrer “Type de dématérialisation secondaire” : “Artis”,
Filtrer la colonne “Etat de réception” (bouton
du tableau), sur la valeur : “Déposée, non transmise”, avec ou sans “Rejetée”Sélectionner les factures,
Cliquer sur le bouton
Les courriels sont envoyés aux destinataires,
Le type de dématérialisation des factures passe de “PA” à “Artis”.
Ancien type de dématérialisation du client “Sans”¶
Filtrer “Type de dématérialisation secondaire” : “Sans”,
Filtrer la colonne “Etat d’envoi” (bouton
du tableau), sur la valeur : “En erreur”,Sélectionner les factures,
Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Le type de dématérialisation des factures passent de “PA” à “Sans”.
puis
Filtrer “Type de dématérialisation secondaire” : “Sans”,
Filtrer la colonne “Etat de réception” (bouton
du tableau), sur la valeur : “Déposée, non transmise”, avec ou sans “Rejetée”Sélectionner les factures,
Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Le type de dématérialisation des factures passent de “PA” à “Sans”.
Gestion des avoirs¶
Avoir à partir d’une facture¶
La Réforme de la Facturation Électronique a amené l’obligation d’un nouveau type de génération de l’avoir :
Avoir à déduire : avoir sur le delta à avoiriser (exemple : une facture initiale de 1000 €, le montant final facturé souhaité est de 800 €, l’avoir à déduire est de 200 €). Utilisé dans le cas d’un “Litige” suivi d’un Avoir.
Facture rectificative : nouvelle facture remplaçant la facture initiale. Utilisé dans le cas d’un “Litige” suivi d’une Facture Rectificative.
Un paramètre MODE_GENERATION_AVOIR permet de choisir le type de fonctionnement à utilisé dans artis.net.
Un avoir classique d’artis.net est une facture négative au sens “RFE” qui sera envoyée comme une facture classique.
Remarque :
Il est de la responsabilité du prestataire d’effectuer et de paramétrer son choix. À tout moment, le paramétrage peut être modifié.
Avoir direct (saisie directe)¶
Il s’agit d’une facture négative au sens “RFE” qui sera envoyée comme une facture classique.
Envoi en double des factures¶
La norme RFE indique que dès lors qu’une facture est envoyée sur une PA, il est interdit d’envoyer cette même facture de manière classique au client, en parallèle de la facture électronique. Cependant, à la demande de certains de ses clients, ARTIS met à disposition la possibilité d’envoyer ces factures en parallèle : envoi en double.
Attention !
La responsabilité de la mise en œuvre de cet envoi en double incombe au Prestataire.
L’envoi en double est effectif lorsque le paramètre RFE_DOUBLE_ENVOI_FACTURE est activé.
Facture dont le type de dématérialisation des clients est “Plateforme agréée (Artis)”¶
L’action “Envoyer” (de façon unitaire ou en masse) envoie automatiquement un courriel informant le client de la mise à disposition de sa facture sur le portail.
Le type de dématérialisation des factures passe à “Plateforme agréée”.
Facture dont le type de dématérialisation des clients est “Plateforme agréée (Sans)”¶
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Traitement “Imprimer les factures”
Dans la liste des factures, sont présentes :
Colonne “Démat.” : cette colonne mentionne le type de dématérialisation de la facture. Exceptées les factures en erreur : comme elles n’ont pas encore de type de dématérialisation, c’est le type de dématérialisation des clients qui est alors affiché,
Colonne “Démat. client” : type de dématérialisation présent sur la fiche client,
Colonne “Etat d’envoi” : état d’envoi des factures.
Procéder de la façon suivante :
Filtrer “Etat d’envoi” : “En cours” et “Envoyée au destinataire”,
Cocher “Uniquement les factures sans date d’édition”,
Filtrer la colonne “Démat. client” (bouton
du tableau), sur la valeur : “Plateforme agréée (sans)”,Sélectionner les factures,
Faire “Imprimer”,
Le type de dématérialisation des factures reste “Plateforme agréée”.
Facture de vente¶
Les factures affichent des informations sur son état en rapport avec la facturation électronique et portent des informations qui sont transmises à l’Administration.
Type de dématérialisation
Il est affiché à droite de l’adresse de facturation et d’envoi (pavé de droite, sous les totaux) :
“Artis” et le Mail Envoi Facture,
“Chorus” et le Siret,
“Plateforme agréée”, le Siret et l’adresse électronique de facturation.
Rappel :
Tant que la facture n’est pas envoyée, elle n’a pas de type de dématérialisation.
Statut PA
Sur une facture, sont affichés les statuts artis.net (en haut à gauche de l’écran).
L’utilisateur a la possibilité de consulter les statuts PA, ainsi que les motifs (messages issus directement de la PA) :
Survoler avec le pointeur souris, le premier statut artis.net de la facture,
Une infobulle apparaît,
Cliquer sur “Statuts”,
Le volet “Statuts” s’ouvre à droite,
Suivre l’évolution des statuts de la facture.
Onglet Mentions¶
À la génération, création de la facture, les mentions paramétrées dans l’organisation interne sont dupliquées dans la facture.
Tant que la facture n’a pas été envoyée, ces mentions sont modifiables (ajout, suppression).
Section Entête¶
Mentions issues de l’onglet “Mentions” de la fiche de l’organisation interne de la facture.
Section Pied de page¶
Mentions issues de l’onglet “Mentions” de la fiche de l’organisation interne de la facture.
Onglet Classifications et Caractéristiques¶
Type de TVA
Les valeurs possibles sont :
Débit,
Encaissement,
Exonération,
Sans (franchise).
Consulter Classification Type de TVA sur les factures.
Catégorie d’opérations
Les valeurs possibles sont :
Livraisons de bien,
Mixte : Prestations et Livraisons,
Prestations de service.
La nature est issue de la table de décision TD_NatureFlux, consulter Gérer les natures de flux.
Consulter Mode de calcul de la Catégorie opération.
Pointer le paiement des factures payées / Annulation du paiement (Dépointage)¶
Ces deux traitements sont soumis à une habilitation.
Trois situations sont possibles (consulter la RFE et logiciel de comptabilité), selon la configuration :
1. Avec lecture automatique des échéances dans la comptabilité générale¶
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Traitement « Pointer le paiement des factures sur payées / filtre “Encaissement”
La lecture automatique de la comptabilité (batch de lecture) consiste à interroger les comptes client de la comptabilité sur les écritures lettrées/non lettrées, et de mettre à jour les statuts Etat de paiement des échéances dans artis.net.
Si la lecture automatique ne fonctionne plus, le traitement “Pointer le paiement des factures sur payées”, filtre “Encaissement” est disponible.
Cependant, pointer les factures sur encaissement aura pour conséquence l’envoi de l’état de paiement de ces factures dans le e-reporting de paiement.
Pour éviter des écarts avec la comptabilité, le pointage des factures sur encaissement dans artis.net doit se faire au préalable dans l’outil de la comptabilité générale.
2. Sans lecture de la compta, sans module pointage facture dans artis.net¶
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Traitement « Pointer le paiement des factures sur payées / filtre “Encaissement”
Le traitement “Pointer le paiement des factures sur payées”, filtre “Encaissement” est disponible, afin de pouvoir pointer les échéances payées des factures sur encaissement.
3. Client avec pointage facture dans artis.net¶
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Traitement “Pointer le paiement des factures payées”
Dans ce contexte, l’utilisateur a possibilité de pointer les échéances payées :
tantôt en filtrant sur “Encaissement”,
tantôt en filtrant sur “Débit”.
Saisie d’un montant payé¶
Pour les trois cas cités ci-dessus, ce sont les échéances qui sont utilisées pour le pointage.
Lorsque l’utilisateur saisit le montant du règlement sur une échéance :
Si le montant payé saisi est égal ou supérieur au montant de l’échéance :
l’état de paiement de l’échéance passe à “Payée”,
le delta supérieur n’est pas mémorisé (non pris en compte).
Si le montant payé saisi est inférieur au montant de l’échéance :
le montant de l’échéance en cours est valorisé au montant payé,
l’état de paiement de l’échéance en cours passe à “Payée”,
une nouvelle échéance est générée automatiquement avec le solde restant.
Exemple :
Pour une échéance de 3272.79, l’utilisateur saisit 3272.78 :
Le montant de l’échéance en cours est valorisée 3272.78,
L’état de paiement de l’échéance passe à “payée”,
Une nouvelle échéance est créée pour 0.01 »,
Compte tenu de la valeur de l’échéance, l’utilisateur peut décider de passer manuellement cette échéance en “irrécouvrable”.
artis.net calcule automatiquement l’état de réception de la facture (“Payée en totalité” ou “Payée partiellement”).
Cas particulier de l’escompte¶
Deux cas sont possibles :
1. Escompte sur le TTC
Rappel : les règlements ne sont pas saisis dans artis.net. L’escompte n’est donc pas comptabilisé.
Si l’utilisateur souhaite faire un escompte sur le TTC, cela revient à saisir un montant payé inférieur au montant d’une échéance. Au regard de la procédure ci-dessus, une nouvelle échéance sera générée. L’utilisateur mettra cette échéance en “irrécouvrable”.
2. Escompte avec HT et TVA
Si l’utilisateur souhaite faire un escompte portant sur du HT et TVA, cela revient à faire un avoi à déduire. Cet avoir à déduire sera envoyé sur la plateforme agréée.
Envoi du statut “Encaissée” à la PA¶
L’Administration oblige à être informée des paiements des échéances. Aussi, un batch envoie le statut “Encaissée” des échéances dès lors que le délai est dépassé (paramètre NB_JOURS_AVANT_ENVOI_CDAR_ENCAISSEMENT_FACTURES au regard de la date de paiement et de la date du jour).
Annuler le paiement des factures payées¶
Pour éviter des écarts avec la comptabilité, l’annulation du paiement des factures sur encaissement dans artis.net doit se faire au préalable dans l’outil de la comptabilité générale.
E-reporting¶
1. E-reporting de transaction
Sont uniquement concernées, les factures qui ne partent pas sur les PA (particulier, b2b international, c’est-à-dire intra-communautaire et extra-communautaire).
Périodiquement (cadencement d’envoi au PPF selon le régime TVA du Prestataire), un batch envoie l’e-reporting de transaction.
2. E-reporting de paiement
Sont uniquement concernées, les factures d’achat de biens intra-communautaires et toutes les prestations. Les achats extra-communautaires sont pris en compte par les douanes (donc à exclure).
Périodiquement (cadencement d’envoi au PPF selon le régime TVA du Prestataire), un batch envoie l’e-reporting de paiement.
Historique
Menu Paramétrage > Batch > Consulter l’historique des e-reporting
L’utilisateur peut s’informer de l’état d’envoi des e-reporting :
Transactions vente B2B,
Transactions vente B2C Paiement B2B,
Paiement B2C,
Transactions achat.
Avec un filtre disponible sur les statuts :
En cours,
OK,
Erreur.
Facture d’achat¶
Menu ERP > Achats > Factures fournisseur > Traiter les factures en attente sur la plateforme agréée
Depuis artis.net, l’utilisateur prend connaissance des factures d’achat mises à disposition par la PA.
Les actions possibles sont :
Consulter le PDF issu de la PA,
Changer le statut,
Historique des statuts,
Consulter les pièces jointes,
Créer une facture fournisseur,
Rechercher et rattacher à une facture.
Consulter Traiter les factures en attente sur la plateforme agréée.
Acompte¶
1. Type de TVA sur la facture d’acompte
L’acompte précédemment était soit en TVA sur les débits, soit en TVA sur encaissement (selon l’option TVA du Prestataire). Avec la réforme RFE, l’acompte est obligatoirement en TVA sur encaissement.
2. Avoir sur facture d’acompte
La version RFE apporte la possibilité de faire un avoir de la facture d’acompte.
Prestataire ayant une PA autre que celle d’ARTIS¶
Menu ERP > Ventes > Factures client > Imprimer ou traiter les factures client / Traitement “Récupérer les factures à destination d’une plateforme agréée”
Sélectionner les factures,
Lancer le traitement,
artis.net liste tous les Pdf relatifs aux factures sélectionnées,
Cliquer sur le bouton Télécharger tout (en haut à droite de l’écran),
Un fichier zip est constitué et téléchargé.
Consulter Factures de vente avec une autre PA.