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¤ Traiter les factures en attente sur la plateforme agréée¶

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Habilitation Achat / Facture > 🔘 Accessible

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 5.5 d’artis.net.

Liste¶

Depuis artis.net, l’utilisateur prend connaissance des factures d’achat mises à disposition par la PA.

Un filtre “Intégrée” propose trois choix :

Non : liste uniquement les factures non intégrées, c’est à dire inexistante dans artis.net,
Oui : liste les factures créées dans artis.net,
Toutes.

Sur chaque facture, dans le menu additionnel les actions possibles sont :

Consulter le PDF issu de la PA,
Changer le statut,
Historique des statuts,
Consulter les pièces jointes,
Créer une facture fournisseur,
Rechercher et rattacher à une facture.

Actions¶

Consulter le PDF issu de la PA¶

Il s’agit d’un PDF lisible. La facture est reconstruite par la PA réceptrice à partir des données des fichiers de transaction. Le PDF n’est pas au format habituel du fournisseur.

Changer le statut PA¶

L’utilisateur a la possibilité de poser un statut parmi les suivants :

Approuvée : un commentaire permet d’expliquer (non envoyé à la PA).
En litige : la sélection d’un motif est obligatoire. Une action peut être sélectionnée. Un commentaire permet d’expliquer (non envoyé à la PA).
Suspendue : la sélection d’un motif est obligatoire. Une action peut être sélectionnée. Un commentaire permet d’expliquer (non envoyé à la PA).
Refusée : la sélection d’un motif est obligatoire. Une action peut être sélectionnée. Un commentaire permet d’expliquer (non envoyé à la PA).
Paiement transmis : un commentaire permet d’expliquer (non envoyé à la PA).

Historique des statuts¶

Le volet “Statuts” s’ouvre à droite ; l’utilisateur peut suivre l’évolution des statuts de la facture.

Consulter les pièces jointes¶

Le volet “Statuts” s’ouvre à droite ; l’utilisateur consulte ou télécharge les pièces.

Créer une facture fournisseur¶

Deux situations possibles :

Le module “Contrôle facture d’achat” est activé dans artis.net :
- Cette action créée la facture d’achat, en complétant le TTC, HT, TVA et une ligne d’article de facturation. Consulter Contrôle des factures fournisseur et Paramétrage Contrôle facture d’Achat.

Le module “Contrôle facture d’achat” n’est pas activé dans artis.net :
- Cette action créée l’entête de la facture. L’utilisateur est dans un contexte de saisie classique de facture d’achat. En validant l’entête, il devra insérer les BL fournisseur dans le corps de la facture. Enfin, il aura à vérifier les totaux HT, TVA, et TTC. En cas d’écart, il aura à vérifier, modifier au besoin les lignes, ou compléter par une saisie.

Le statut de la facture créée correspond au dernier statut de la PA.

Rechercher et rattacher à une facture¶

La facture existe déjà dans artis.net. Il ne s’agit donc pas de la créer en double. Cette action permet de lier la facture présente sur la plateforme à la facture d’artis.net.

Après l’action, artis.net vérifie le statut de la PA. S’il est différent, un message demandant une validation permet d’aligner le statut de la facture artis.net sur celui de la PA.

Impact sur la facture¶

Le fait d’enregistrer une facture fournisseur, depuis cet écran a pour conséquence :

D’avoir automatiquement en pièce jointe la facture PDF reconstruite par la PA réceptrice,
D’avoir automatiquement en pièce jointe, les pièces jointes présentes sur la PA.

Facture créée depuis le menu¶

Menu ERP > Achats > Gérer les factures fournisseur

En création de facture, si l’utilisateur saisit dans la zone Numéro externe, le numéro présent sur la facture du fournisseur, alors au moment d’enregistrer l’entête, artis.net effectue une recherche dans la liste des factures en attente sur la plateforme agréee (recherche sur le numéro de facture, Siret de l’organisation interne, Siret du fournisseur).
Un lien est alors établi avec la facture trouvée.