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États de la facture¶
Différents états¶
Dans le cadre de la dématérialisation des factures, un état d’envoi et un état de réception complètent l’état de la facture.
État de facture |
État d’envoi |
État de réception |
|---|---|---|
Concerne l’état de la facture depuis sa saisie ou génération jusqu’à son intégration en comptabilité |
Concerne l’état de l’acheminement de la facture vis-à-vis de son destinataire (envoi postal ou notification de mise à disposition d’une facture dématérialisée) |
Rapporte si la facture dématérialisée sur le portail est consultée ou non par le client |
Impression¶
Le fait d’imprimer la facture (clic sur la ligne “Imprimer”) sur papier, en pdf, etc. n’impacte pas les états cités ci-dessus. Dans le 
de la facture, l’utilisateur peut vérifier le dernier utilisateur qui l’a imprimée, avec la date et l’heure.
Aperçu¶
Le fait de faire un aperçu de la facture en pdf (clic sur le lien “Aperçu”) n’impacte pas les états cités ci-dessus. Le dernier utilisateur, avec la date et l’heure de la dernière impression ne sont pas impactés par l’aperçu (dans le de la facture).
Envoi¶
Action qui permet de dire qu’une facture “sort de la société”, c’est-à-dire qu’elle a bien été envoyée au destinataire et qu’elle ne peut plus être modifiée. L’envoi ne détermine pas le moyen par lequel la facture parvient au client. Les moyens peuvent être :
une impression papier qui part par courrier,
Une mise à disposition de la facture que le client peut télécharger.
Conservée en interne¶
Il s’agit d’une facture qu’il n’est pas souhaitable d’envoyer au client. Deux raisons possibles :
La facture a un total à 0 euro,
De par sa nature, le destinataire n’a pas lieu de la recevoir, exemple : les factures de copies financées ou de loyers facturés à un financeur. Car de son côté, le financeur gère un échéancier.
Cas particulier :
Lors de la génération ou de la création d’une facture, si le montant TTC est égal à 0, alors l’état d’envoi est égal à “Conservée en interne”.
Diagramme des états de factures sans module dématérialisation¶
Remarque :
Dans cette configuration, il est toujours possible d’utiliser les états complémentaires “En attente” et “Conservée en interne”, consulter le paragraphe ci-dessous.
Diagramme des états de facture avec module dématérialisation¶
La facture a trois états :
L’état de facture : indique si elle est en cours de saisie ou non (dans ce dernier cas, elle a donné lieu à la génération d’écritures ou elle a été supprimée),
L’état d’envoi : indique l’état de la facture vis-à-vis de son destinataire de la facture. Les états finaux sont :
Soit “Envoyé au destinataire”,
Soit “Conservé en interne”,
L’état de réception : indique l’état du point de vue du tiers (Chorus ou portail), jusqu’au paiement de la facture, en fonction des modules et/ou fonctionnalités présents dans la solution.
Le passage à l’état “Envoyé au destinataire” se fait manuellement sur demande ou automatiquement par batch, sous conditions :
L’état initial doit être “Prêt”,
Si la dématérialisation n’est pas mise en place, ou si le client n’a pas accepté la dématérialisation, la facture a été imprimée au moins une fois.
Avant d’être dans ces états finaux, un état intermédiaire “En attente” permet de conserver la facture modifiable.
État de facture¶
État de facture |
Commentaire |
État suivant |
|---|---|---|
Archivée |
Facture supprimée (mais conservée en base pour des raisons légales : mention du login, de la date et heure de suppression). |
- |
Enregistrée |
État de base de la facture |
Validé en comptabilité |
Validée en comptabilité |
État suite à la génération des écritures comptables liées à la facture. |
- |
État d’envoi¶
État d’envoi |
Commentaire |
État suivant |
|---|---|---|
En attente |
État de base optionnel de la facture, en fonction de la valeur du paramètre ETAT_ENVOI_FACTURE_CLIENT. |
Prêt |
Prêt |
Facture prête à l’envoi. |
• Envoyée au destinataire • Conservée en interne |
Envoyé au destinataire |
La facture a été envoyée. |
|
Conservé en interne |
La facture ne sera jamais envoyée au destinataire. |
État de réception¶
État d’envoi |
Commentaire |
État suivant |
|---|---|---|
Déposée |
La facture est déposée sur le portail. |
• Accusé de réception • En erreur • En paiement • Payée partiellement • Payée en totalité |
Accusé de réception |
La facture a été téléchargée (“Consultée”). |
• En erreur • En paiement • Payée partiellement • Payée en totalité |
En erreur |
Anomalie renvoyée par le portail Chorus Pro. |
• En paiement |
En paiement |
La facture a été déposée sur Chorus. |
|
Payée partiellement |
Consulter le paragraphe ci-dessous |
• Payée en totalité |
Payée en totalité |
Consulter le paragraphe ci-dessous |
Plusieurs cas se présentent, fonction des modules et fonctionnalités déployés dans la solution voir ci-après.
Consulter également le diagramme des états de la facture qui détaille la gestion des lignes d’une commande.
Cas 1 : le client possède le module “Pointage facture”¶
Alors l’état “Payée partiellement” ou “Payée en totalité” dépend des opérations faites depuis ce module (met à jour l’état de la facture).
Cas 2 : le client ne possède pas le module “Pointage facture” et la fonctionnalité Interrogation comptable est déployée¶
Le tableau ci-dessous liste les différents états possibles dans ce cas :
| Opérante | Inopérante (1) | ||
| Facture absente dans la liste des échéances non soldées | Facture présente dans la liste des échéances non soldées | ||
| Solde partiel (paiement déjà effectué < Montant total facture) | Solde total (pas de paiement effectué : Montant total facture) | ||
| État = "Payé en totalité" | État = "Payé partiellement" | Conserve son état initial | Conserve son état initial |
Remarque :
(1) La fonctionnalité peut être inopérante pour des raisons techniques : mauvais paramétrage, serveur de comptabilité inaccessible (éteint ou panne réseau, etc.).
Cas 3 : le client ne possède pas le module “Pointage facture” et la fonctionnalité Interrogation comptable n’est pas déployée¶
Alors la facture conserve l’état “Déposée”.
Traçabilité¶
Traçabilité de l’édition¶
Date d’édition : mise à jour lorsque la facture est imprimée,
Login d’édition : le dernier login à avoir imprimé la facture.
Traçabilité d’envoi¶
Date d’envoi : mise à jour lorsque la facture est envoyée au destinataire,
Login d’envoi : le login qui a procédé à l’envoi de la facture au client.
Dématérialisation¶
Dématérialisée : indique qu’une facture n’a pas fait l’objet d’un échange papier avec le client.