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Mise en place des workflow

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Attention !

L’activation du Workflow rend obligatoire la sélection d’une UO lors de la validation de l’IT en saisie de DIT

La table de décision TD_PROCESSUS_WORKFLOW permet de piloter le déclenchement de tâches notifications ou courriels en fonctions d’événements déterminés.

Critères

• Code org interne : code exact de l’organisation ou * pour tout,

• Code du processus : Processus pris en compte (voir ci-dessous).

Résultats

• Actif : Coché /Non coché,

• Code de l’unité organisationnelle : UO rassemblant des collaborateurs. À remplir selon le processus pris en compte, consulter le paragraphe ci-dessous,

• Uniquement le responsable : Non utilisé,

• Délai d’affichage : Délai au bout duquel la tâche est affichée (en heures, après la soumission de la tâche, 0.5 => 30 minutes),

• Délai d’échéance : Délai au bout duquel la tâche doit être accomplie (en heures, après la création de la tâche : 0.5 => 30 minutes),

• Délais d’auto résolution : Délai au bout duquel le processus est automatiquement terminé (en heures, après la création de la tâche : 0.5 => 30 minutes).

Processus pris en compte

Processus	Description
Adresse mail d’envoi de factures non validée	Une adresse mail d’envoi de factures n’a pas été validée par le client. Consulter Activer la dématérialisation de factures pour un client.
Alerte de fin de SSC	Une solution de service arrive à échéance. L’utilisateur complète la date d’alerte présente dans les SSC. Lorsque cette date est atteinte, une tâche est envoyée aux membres de l’UO paramétrée. Avant de saisir une alerte, il est impératif d’activer en premier le processus : l’événement est créé uniquement si le processus est activé et si la date est ultérieure à la date du jour.
Alerte de fin de module SSC	Un module de solution de service arrive à échéance. L’utilisateur complète la date d’alerte présente dans les MSC. Lorsque cette date est atteinte, une tâche est envoyée aux membres de l’UO paramétrée. Attention ! Avant de saisir une alerte, il est impératif d’activer en premier le processus : l’événement est créé uniquement si le processus est activé et si la date est ultérieure à la date du jour.
CMDE : arrivée d’un nouvel échange	Un nouvel échange a été importé dans artis.net.
Changement sur une commande client
Chorus PRO - Rejet de facture	Il est nécessaire de corriger l’erreur pour que la facture soit validée dans Chorus Pro. Consulter Gérer les anomalies de facture Chorus.
Clôture automatique des DITs non clôturées par le client	Si le client doit clôturer une DIT sur le portail, mais ne l’a pas fait au bout du délai paramétré, la DIT est cloturée automatiquement. Consulter Clôturer une DIT.
Clôture de DIT	Toutes les tâches à accomplir sur la DIT ont été réalisées. Il faut la clôturer. Si ☑ Actif est coché : artis.net gère la clôture de la DIT, suite à la dernière intervention, selon la colonne “Type de clôture” de la table de décision TD_TYPE_CLOTURE La DIT passe à l’état “Travail terminé”. Et une tâche est envoyée à l’intervenant de la première IT non annulée. Cet intervenant est considéré comme le responsable de la DIT. Consulter Paramétrage, Clôture de DIT.
Commande reliquat fournisseur	Une commande envoyée au fournisseur a dépassé le délai de livraison habituel. artis.net recherche le délai d’approvisionnement présent sur la fiche du tiers du fournisseur. Pour les commandes à l’état “En cours”, si la date de la commande + délai d’approvisionnement est dépassée (en tenant compte des calendriers de l’organisation interne et du fournisseur), artis.net envoie une tâche au gestionnaire de la commande. La tâche chaîne avec le menu Suivre les reliquats fournisseur, avec des filtres posés automatiquement. Depuis cet écran, un message peut être envoyé au fournisseur.
Création automatique de la livraison	La livraison n’a pas été créée à cause d’une erreur. Veuillez en prendre connaissance puis effectuer la livraison manuellement.
Création compte portail par interlocuteur	Création d’un compte d’accès sur le portail pour l’interlocuteur.
Création compte portail	Si Actif est coché : La création d’un compte sur le portail est nécessaire, pour la validation d’un CRIT par exemple. artis.net envoie une tâche.
DIT / CRIT sous-traitée pour Canon France - Erreur à corriger	Traitement spécifique. Il est nécessaire de corriger l’erreur afin de relancer l’import de la DIT ou l’export du CRIT.
DIT / CRIT sous-traitée pour Konica-Minolta - Erreur à corriger	Traitement spécifique. Il est nécessaire de corriger l’erreur afin de relancer l’import de la DIT ou l’export du CRIT.
DIT / Impot alertes supervision parc	Des DITs de supervisions de parc ont été importées dans artis.net. Consulter Création automatique de DIT (ticket) à partir d’alertes de supervision.
DIT : Arrivée d’un nouvel échange	Un nouvel échange a été importé dans artis.net. Une alerte est donc envoyée. Consulter Échange.
DIT proche de l’échéance	La demande d’intervention est proche de l’échéance de prise en charge contractuelle. Si Actif est coché : Lorsque la demande d’intervention est proche de l’échéance de prise en charge contractuelle, artis.net envoie une notification selon la colonne “Délai de prévenance” de la table de décision TD_PRIORITE Consulter Paramétrage, Priorité. Attention ! Dans ce cas, les UO sont obligatoires dans les IT.
DITs préventives issues des SSC	Il est nécessaire d’intervenir sur les DITs liées aux services de temps planifié. Lors de la fermeture d’une SSC avec un service de Type “Temps Planifié” ou de la modification manuelle de la date de fin du service client, si des DIT ont été générées à une date postérieure à la nouvelle date de fin, une tâche est générée pour inviter à supprimer les DIT en question (lien direct vers le Service Client).
EDI : Commande fournisseur	La commande a été actualisée suite à la réception de l’accusé provenant de l’EDI fournisseur.
EDI : Envoi de fichier	Une action est nécessaire pour finaliser l’envoi.
EDI : Notification sur commande fourisseur	La commande a été actualisée suite à la réception de l’accusé provenant de l’EDI fournisseur.
Echec de l’envoi de la facture	La facture n’a pas été envoyée à cause d’une erreur. Veuillez en prendre connaissance, la corriger puis relancer l’envoi de la facture
Erreur fermeture MSC garantie	Le MSC de garantie n’a pas pu être fermé correctement.
Erreur reconduction MSC	Le MSC n’a pas pu être reconduit correctement.
Facture dématérialisée ARTIS non récupérée	Une facture dématérialisée ARTIS disponible sur le portail n’a pas été récupérée. Consulter Dématérialisation des factures.
Fin de signature	La procédure de signature a pris fin. Consulter Envoyer un document pour signature.
Import facture ARROW - Erreur à corriger	Il est nécessaire de corriger l’erreur afin de relancer l’import de la facture. Traitement spécifique, consulter Module “Arrow”
Import facture XEROX - Erreur à corriger	Il est nécessaire de corriger l’erreur afin de relancer l’import de la facture. Traitement spécifique, consulter Module “Xerox”
Import facure achat - Erreur à corriger	Il est nécessaire de corriger l’erreur afin de relancer l’import de la facture.
Imports issus d’EOLE	Une action est nécessaire pour valider l’import. Traitement spécifique.
Imports issus d’Artis Télécom	Une action est nécessaire pour valider l’import.
La procédure de signature arrive bientôt à expiration	La procédure de signature arrive bientôt à expiration. Consulter Envoyer un document pour signature.
Livraison SIM	La SIM du contrat est à livrer.
Mail édtable sur changement d’état	Si Actif est coché : artis.net envoie une tâche, pour traiter un courriel éditable lors d’un changement d’état, selon la table de décision TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT, consulter Paramétrage, Notification de changement d’état. En cliquant sur cette tâche, l’utilisateur ouvre un éditeur avant l’envoi du courriel, et peut alors mettre en forme le message, avant envoi.
Non activation de compte portail	Un compte créé sur le portail n’a pas été activé (l’utilisateur ne s’est pas connecté), une tâche est créé avec un lien vers la fiche interlocuteur. L’utilisateur doit éventuellement prendre contact avec l’interlocuteur client afin de déterminer s’il a bien reçu un mail de confirmation de création de compte et le cas échéant vérifier pourquoi : mauvaises coordonnées, notification filtrée par logiciel anti-spam, etc.
Notification de changement d’état	Si Actif est coché : artis.net gère les envois de notifications, de tâches et de courriels lors d’un changement d’état, selon la table de décision TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT, consulter Paramétrage, Notification de changement d’état.
Paramétrage incomplet	Une action est nécessaire pour finaliser le paramétrage. La notification présente le détail du paramétrage manquant.
Relevé compteur (interne)	Le compteur a été importé.
Tech Data, commande fournisseur bloquée	L’accusé reçu du fournisseur TD SYNNEX (anciennement Tech Data) indique qu’une commande est bloquée. Dans l’accusé de commande fourni par Tech Data et traité lors de l’import, si la commande est en blocage, artis.net envoie des tâches aux membres de l’unité organisationnelle.
Synchronisation Inventaire parc	Une nouvelle action est nécessaire pour finaliser la synchronisation. Si Actif est coché, les membres de l’UO ou des UO reçoivent une tâche par client dont l’inventaire a été remonté avec de nouveaux équipements. Les utilisateurs sont conviés à lancer le menu Gérer l’inventaire parc client pour décider d’intégrer ou d’exclure ces nouveaux équipements. Consulter Gérer l’inventaire du parc client

Complément :

Pour le processus “Clôture automatique des DITs non clôturées par le client”, une tâche technique (non visible par l’utilisateur) est générée lorsque la DIT passe à l’état “Terminée”, avec la date et heure limite.
Si le délai est modifié pour ce processus, les tâches déjà générées ne sont pas impactées. Seules les nouvelles prendront en compte le nouveau délai.

Exemple

La table de décision se présente comme ci-dessous :

Position	Code org interne	Code du processus	Actif	Code de l’unité organisationnelle	Uniquement le responsable	Délai d’affichage	Délai d’échéance	Délai d’auto-résolution
1	*	DIT proche de l’échéance	Oui		Non			50
2	*	Notification de changement d’état	Oui		Non			50
3	*	Mail éditable sur changement d’état	Oui		Non			50
4	*	Création de compte portail	Oui		Non		6	50
5	*	Clôture de DIT	Oui		Non		6	50
6	*	Tech Data : Commande fournisseur bloquée	Oui	AACH-INF-005	Non		6	50
7	*	Commande en reliquat fournisseur	Oui		Non		6	50
8	*	Alerte de fin de SSC	Oui	ADV-CTR-01	Non		6	50
9	*	Alerte de fin de module SSC	Oui	ADV-CTR-01	Non		6	50
10	*	DIT : arrivée d’un nouvel échange	Oui		Non		6	50
11	*	Non activation de compte portail	Oui		Non		6	50