L’Avancement des Affaires#
Cette évolution permet de faire avancer le statut d’une affaire en fonction d’un paramétrage pré-établi et non plus au hasard et au bon vouloir de la personne qui saisit.
Paramétrages Initiaux#
Pour faire fonctionner l’avancement des affaires, il faut tout d’abord commencer par paramétrer certaines tables.
Table AFF : Confiance#
Cette table ne sert que pour la liaison avec le BI d’ARTIS, mais elle sera paramétrée par défaut.
Le libellé et le TMU_ORD sont renseignés de la manière suivante :
Libellé |
TMU_ORD |
|
|---|---|---|
1 |
100% |
1 |
2 |
70% |
2 |
3 |
30% |
3 |
4 |
0% |
4 |
… |
… |
Table 08 : …#
Cette table sert à paramétrer l’état d’avancement de l’affaire en %.
Il faut paramétrer le libellé (même s’il n’a pas d’incidence dans l’avancement des affaires), ainsi que l’ordre et surtout l’indicateur (qui lui a une incidence dans l’automatisation) dans l’onglet Options.
Par exemple, il est possible de paramétrer 10 niveaux d’avancement de 10% à 100%. Dans cet exemple, le libellé indique donc le niveau (10%, 20% …, 100%), l’ordre et l’indicateur sont identiques (10 et 10, 20 et 20 …, 100 et 100).
Exemple :
Libellé |
Ordre |
Indicateur |
|
|---|---|---|---|
1 |
10% |
10 |
10 |
2 |
20% |
20 |
20 |
3 |
30% |
30 |
30 |
4 |
40% |
40 |
40 |
5 |
50% |
50 |
50 |
6 |
60% |
60 |
60 |
7 |
70% |
70 |
70 |
8 |
80% |
80 |
80 |
9 |
90% |
90 |
90 |
10 |
100% |
100 |
100 |
Table 09 : Statuts des demandes#
Cette table permet de paramétrer le niveau d’avancement de l’affaire, du début à la conclusion.
Il faut paramétrer le libellé, le délai de signature max (en jours), l’avancement mini (en %) et l’avancement maxi (en %), ainsi que l’ordre dans l’onglet Options.
Par défaut, il y aura toujours les 3 statuts suivants: Annulée, Gagnée et Perdue.
Par exemple, par défaut, on peut considérer qu’une affaire évolue en 3 étapes principales, la Qualification, la Proposition et la Négociation, ceci pour arriver à l’étape finale qui est Gagnée ou Perdue. Le statut ‘Annulée’ se met automatiquement lorsqu’on annule une affaire.
Exemple :
Libellé |
Délais de signature max |
Avancement mini |
Avancement maxi |
|
|---|---|---|---|---|
1 |
Qualification |
14 |
10 |
39 |
2 |
Proposition |
8 |
40 |
69 |
3 |
Négociation |
5 |
70 |
99 |
Annulée |
0 |
0 |
0 |
|
Gagnée |
0 |
100 |
100 |
|
Perdue |
0 |
100 |
100 |
Le délai de signature max indique le nombre de jours qu’il devrait rester avant la signature.
Les avancements mini et maxi indiquent la plage d’avancement de l’affaire. Ils doivent pouvoir être rapprochés des niveaux d’avancement saisis dans la table AFF : Proba avancement.
Table ACTION: Motifs Action#
Cette table permet de faire évoluer certains champs de l’affaire en fonction du motif de l’action saisie.
Lorsqu’on veut qu’une action ait une influence sur une affaire, il faut renseigner les champs TMU_COMP4 (nombre de jours jusqu’à la signature) et TMU_COMP5 (% d’avancement de l’affaire, il doit donc être égal à une étape de la table AFF : Proba avancement).
Exemple :
Libellé |
TMU_COMP4 |
TMU_COMP5 |
|
|---|---|---|---|
1 |
Audit |
13 |
30 |
2 |
Envoi proposition |
10 |
50 |
3 |
Signature |
0 |
90 |
Par exemple, un motif d’action ‘Audit’ renseigné avec 13 jours et 30% se situe au niveau du statut Qualification de l’affaire (notre exemple).
Fonctionnement Global#
Une fois ces paramétrages effectués, l’avancement des affaires pourra fonctionner de manière automatique.
Création d’une Affaire#
En création d’une nouvelle affaire, 3 champs sont renseignés automatiquement :
le statut par défaut est celui paramétré pour être le premier, soit Qualification dans notre exemple (table 08 : …),
la date de signature prévisionnelle est calculée de la façon suivante : date du jour + délai signature max du 1er niveau (table 08 : …),
Avancement est l’avancement mini saisi dans la table table 08 : … pour le premier statut.
Modification d’une Affaire#
Si vous modifiez manuellement le statut d’une affaire, l’avancement changera automatiquement pour prendre le pourcentage d’avancement mini saisi dans la table table 08 : ….
Annulation d’une Affaire#
Si vous annulez une affaire par le bouton 
:
l’avancement ne change pas,
la date d’affaire traitée passe à la date du jour de l’annulation,
le motif de l’annulation est celui saisi
Au moment de l’annulation, si des actions sont présentes sur l’affaire et encore actives (ni annulée, ni exécutée), elles sont automatiquement annulées. La date d’annulation renseignée est celle du jour de l’annulation et le compte-rendu est un commentaire indiquant qu’il s’agit d’une annulation.
Création d’une Action (liée à l’affaire)#
Lorsque vous créez une action liée à une affaire et que son motif a été paramétré dans la table ACTION : Motifs Action celle-ci peut faire évoluer automatiquement certains champs de l’affaire.
avancement : si le % d’avancement du motif de l’action est supérieur au % d’avancement maximum actuel du statut de l’affaire, celui-évolue pour prendre le % maximum du motif de l’action (champ TMU_COMP5 de la table ACTION : Motifs Action)
date signature prévisionnelle : c’est la date de début (planification) de l’action + nombre de jours jusqu’à la signature (champ TMU_COMP4 de la table ACTION : Motifs Action). Suivant ce calcul, cette date peut donc ne pas changer.
statut : si le pourcentage d’avancement du motif de l’action (champ TMU_COMP5 de la table ACTION : Motifs Action) est supérieur au % d’avancement maximum actuel du statut de l’affaire, celle-ci change de statut pour prendre le suivant,
La saisie d’une action liée à l’avancement peut également faire régresser le pourcentage d’avancement de l’affaire.
Fonctionnement Visuel#
Des codes couleurs existent également sur les champs ‘Statut’ et ‘Date de signature prévisionnelle’, ce qui permet de visualiser rapidement, les affaires en retard, gagnées, etc.
Lorsque vous êtes sur la fiche client, au niveau de l’onglet des affaires, voici un petit aperçu des couleurs que vous pourrez trouver :
Ligne de l’Affaire#
Lorsqu’une affaire est traitée, à savoir pour les statuts ‘Annulée’, ‘Perdue’ et ‘Gagnée’, la ligne de l’affaire passe en fond gris.
Si le fond est blanc, c’est que l’affaire est toujours en cours, il devrait donc y avoir une action à effectuer.
Le Statut#
Le statut peut prendre 3 couleurs :
verte lorsque l’affaire est gagnée
rouge lorsque l’affaire est perdue
grise dans tous les autres cas (ni gagnée, ni perdue)
La Date de Signature Prévisionnelle#
La date de signature prévisionnelle peut prendre 4 couleurs :
verte si la date est supérieure à la date du jour de plus de 7 jours
orange si la date est comprise entre 0 et 7 jours (inclus) par rapport à la date du jour
rouge si la date est dépassée (supérieure à la date du jour)
grise pour les affaires considérées comme traitées
En ce qui concerne la date de signature prévisionnelle, vous retrouvez le même code couleur en rentrant dans l’affaire mais au niveau du fond de la date.
