¤ Menu Mail¶
Remarque :
Cette fonctionnalité nécessite que des paramétrages techniques soient réalisés pour chaque domaine de messagerie afin d’autoriser artis CRM/artis.net à accéder à une boîte mail. Contacter ARTIS pour plus d’informations.
Pour un domaine Microsoft 365, l’administrateur de la solution devra également créer une application dans Centre d’aministration Micosoft Entra (anciennement Azure AD) ; la procédure pour ce faire est accessible ici.
Présentation¶
Ce menu permet d’accéder au collecteur de mails. Il permet de gérer rapidement une boîte mail externe (personnelle ou d’un service) directement dans artis CRM/artis.net.
Pour les utilisateurs d’artis CRM :
rattacher un mail à une fiche client (onglet Pièces jointes),
rattacher un mail à une affaire (création d’une entrée dans l’onglet Échanges),
créer un interlocuteur dans le cas où l’adresse mail n’est pas connue,
En plus, pour les utilisateurs d’artis.net :
rattacher un mail à une DIT existante (création d’une entrée dans l’onglet Échanges),
pré-création d’une DIT à partir du mail reçu.
Une fois le choix opéré, artis CRM/artis.net peut archiver ou supprimer le mail dans la boîte mail externe.
Ainsi, le traitement de ces échanges est plus rapidement effectué, évitant les copier/coller dans les échanges, l’enregistrement de pièces jointes et le double traitement des messages.
Chaque utilisateur peut paramétrer la collecte de ces éléments pour faire en sorte que tous les mails soient collectés ou uniquement ceux des expéditeurs/destinataires connus de la solution (1)(2).
Remarques :
(1) Cette fonctionnalité n’est destinée qu’à collecter des mails issus d’une messagerie professionnelle et procède à un rapprochement des interlocuteurs connus de la base artis.net/artis CRM. À ce titre, ne traitant aucune donnée personnelle, elle ne tombe pas dans le cadre de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, dite “RGPD”.
artis CRM/artis.net n’analyse en aucun cas le contenu du mail mais relève/compare uniquement les adresses des expéditeurs et des destinataires ainsi que l’objet du mail (pour trouver une affaire ou une DIT correspondante).(2) Il est important que les adresses mails des collaborateurs (organisation interne) ne soient pas enregistrées sur des fiches interlocuteurs, ni sur des fiches client. Ce contrôle peut être par exemple fait via la requête Consulter les interlocuteurs, en sélectionnant le critère Inclure les collaborateurs : faire un export sous Excel puis une recherche de doublon en se basant sur l’adresse mail.
L’utilisateur accède ici aux messages des dossiers collectés :
des boîtes personnelles, une fois le paramétrage réalisé,
des boîtes personnelles d’autres utilisateurs (si ceux-ci ont donné l’accès),
des boites partagées des UO auxquelles l’utilisateur est associé, une fois le paramétrage réalisé.
Les mails sont collectés périodiquement, par l’intermédiaire du batch ESB MailBox pour tous les utilisateurs.
Au besoin, chaque utilisateur peut cliquer sur le bouton 
Collecter les mails pour forcer la synchronisation de ses dossiers.
Liste des boîtes et dossiers collectés¶
La liste des boîtes mails et des dossiers collectés se trouve dans le menu de gauche.
Un compteur totalise le nombre de mails contenus dans chaque dossier.
Cliquer sur un dossier pour en afficher le contenu sur la partie centrale de l’écran.
Tableau¶
Le tableau présente les informations suivantes :
Libellé de la colonne |
Détails |
|---|---|
☐ Permet de sélectionner un ou plusieurs messages. |
|
|
|
Indique si : |
|
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|
Date |
Date/heure de réception du mail |
Expéditeur |
|
Sujet |
Objet du mail. Dans le cas où une affaire ou une DIT est détectée, affichage d’un lien cliquable vers celle-ci. |
Client |
Client associé à l’interlocuteur |
Personne(s) destinataire(s) connue(s) |
Liste avec lien cliquable vers les fiches des interlocuteurs dont les adresses mails sont connues d’artis CRM/artis.net |
Autres destinataires |
|
Il s’agit d’un message reçu,
Il s’agit d’un message envoyé.
Compteur indiquant de nombre de pièces jointes. 
Corps du message¶
Le contenu du mail est affiché à la sélection de celui-ci dans le tableau.
Utiliser les boutons 
pour basculer l’affichage en plein écran.
Actions¶
Les actions dans ce menu ont été revues à partir de la version 5.1 d’artis.net.
Depuis le bouton 
l’utilisateur a la possibilité de décider ce qu’il doit advenir du mail collecté.
À la sélection de l’une des actions suivantes, au bout de quelques secondes :
le mail est retirée de la présente vue,
le choix opéré pour le répertoire dans le paramétrage du compte est appliqué dans la messagerie distante (archivage ou suppression) à la prochaine exécution du batch de synchronisation.
S’il ne souhaite pas intégrer le mail dans une fiche client, une affaire ou une DIT, l’utilisateur peut sélectionner directement l’action qui a été définie sur le répertoire :
sélectionner le(s) mail(s) dans la liste,
cliquer sur le bouton
pour supprimer le(s) mail(s),cliquer sur le bouton
pour archiver le(s) mail(s).
Attention !
Bien qu’il existe des aides pour classer correctement le mail, il n’y a pas de contrôle bloquant.
Par exemple, si une affaire est détectée, artis.net proposera se rapprocher le mail de cette affaire, même si l’expéditeur n’est pas un interlocuteur connu pour cette affaire ou le client/prospect.
Rattacher au client¶
Le mail sera ajouté en pièce jointe de la fiche client.
Sélectionner l’action
Rattacher au client,Plusieurs cas se présentent alors :
Aucun client n’est détecté (option “Filtrage des mails” positionnée sur “Tous” dans le profil de l’utilisateur) :
Saisir des critères dans l’écran de recherche des organisations,
Cliquer sur
Sélectionner la ligne du client concerné,
Le mail est ajouté en pièce jointe de la fiche client.
Un seul client est détecté : le mail est directement ajouté en pièce jointe de la fiche client.
Plusieurs clients sont détectés (présence du compteur
dans la colonne “Clients”):Sélectionner le client concerné dans la fenêtre,
Le mail est ajouté en pièce jointe de la fiche client.
Actions sur les affaires¶
Rattacher à l’affaire xxxxxx¶
Si artis.net détecte un numéro d’affaire dans l’object du mail, cette action sera proposée.
Un lien cliquable vers l’affaire détectée sera disponible dans la colonne “Sujet”.
Sélectionner l’action
Rattacher à l’affaire xxxxxx,Sélectionner le type d’échange à créer,
Le mail sera ajouté dans l’onglet Échanges de l’affaire.
Cette détection est soumise à plusieurs contraintes :
L’objet doit contenir :
entre crochets :
le mot AFFAIRE (sensible à la casse),
suivi du numéro de l’affaire,
suivi du reste de l’objet.
Exemple : [AFFAIRE 12345] Sollicitation
Remarque :
Les templates de mails paramétrés par défaut dans artis.net répondent à ces critères.
S’ils sont personnalisés, il convient de faire en sorte que ces critères soient toujours respectés.
Rattacher à une affaire¶
Permet d’ajouter le mail en échange de l’affaire.
Sélectionner l’action
Rattacher à une affaire,artis.net affiche la liste des affaires pour ce client/prospect,
Sélectionner la ligne de l’affaire concernée,
Sélectionner ensuite le type d’échange à créer,
Le mail est ajouté dans l’onglet Échanges de l’affaire.
Rechercher et rattacher à une affaire¶
Permet de faire une recherche avancée pour rattacher le mail à une affaire non associée au client détecté par exemple,
Sélectionner l’action
Rechercher et rattacher à une affaire,Saisir des critères dans l’écran de recherche des affaires,
Cliquer sur
Sélectionner la ligne de l’affaire concernée,
Sélectionner le type d’échange à créer (cas de la réouverture de DIT),
Le mail est ajouté dans l’onglet Échanges de l’affaire.
Actions sur les DIT¶
Ces actions nécessitent de disposer d’une licence ERP.
Rattacher à la DIT xxxxxx¶
À l’instar des affaires, si artis.net détecte un numéro de DIT dans l’object du mail, cette action sera proposée.
Un lien cliquable vers la DIT détectée sera disponible dans la colonne “Sujet”.
Sélectionner l’action
Rattacher à la DIT xxxxxx,Sélectionner le type d’échange à créer (cas de la réouverture de DIT),
Le mail sera ajouté dans l’onglet Échanges de la DIT,
Si la table de décision
TD_PROCESSUS_WORKFLOWle prévoit, une notification/tâche est envoyée.
Cette détection est soumise à plusieurs contraintes :
L’objet doit contenir :
entre crochets :
le mot DIT (sensible à la casse),
suivi du numéro de la DIT,
suivi du reste de l’objet.
Exemple : [DIT 12345] Sollicitation
Remarque :
Les templates de mails paramétrés par défaut dans artis.net répondent à ces critères.
S’ils sont personnalisés, il convient de faire en sorte que ces critères soient toujours respectés.
Rattacher à une DIT¶
Permet d’ajouter le mail en échange d’une DIT, voire de la rouvrir si celle-ci a été clôturée à tort.
L’utilisateur doit disposer d’une licence ERP pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité.
Sélectionner l’action
Rattacher à une DIT,artis.net affiche la liste des DIT pour ce client,
Sélectionner la ligne de la DIT concernée,
Sélectionner le type d’échange à créer (cas de la réouverture de DIT),
Le mail est ajouté dans l’onglet Échanges de la DIT,
Si la table de décision
TD_PROCESSUS_WORKFLOWle prévoit, une notification/tâche est envoyée.
Rechercher et rattacher à une DIT¶
Permet de faire une recherche avancée pour rattacher le mail à une DIT non associée au client détecté par exemple,
Sélectionner l’action
Rechercher et rattacher à une DIT,Saisir des critères dans l’écran de recherche des DIT,
Cliquer sur
Sélectionner la ligne de la DIT concernée,
Sélectionner le type d’échange à créer (cas de la réouverture de DIT),
Le mail est ajouté dans l’onglet Échanges de la DIT,
Si la table de décision
TD_PROCESSUS_WORKFLOWle prévoit, une notification/tâche est envoyée.
Cas de la réouverture de DIT¶
Si le type d’échange Réouverture DIT est sélectionné, alors la DIT change d’état et une nouvelle IT est affectée, comme ce pourrait être le cas pour une demande de réouverture faite sur le portail client.
Si le paramétrage de la table de décision TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT le prévoit, les acteurs sur la DIT sont notifiés.
Remarque :
La réouverture de DIT est donc possible depuis plusieurs écrans listés ici.
Créer une DIT à partir du mail¶
Permet d’initialiser l’écran de saisie de DIT avec les éléments du mail collecté.
Sélectionner l’action
Créer une DIT à partir du mail,Si artis.net a détecté que l’adresse mail est définie pour plusieurs interlocuteurs ou clients, sélectionner l’interlocuteur ou le client concerné par la DIT,
L’utilisateur est basculé sur l’écran de saisie de DIT et les champs suivants sont pré-renseignés :
Date : Les informations correspondent à la date et heure du mail,
Organisation interne : pré-renseigné si :
il n’y a qu’une organisation interne dans la solution artis.net,
le client n’a de relation qu’avec une seule organisation interne,
l’utilisateur ne collabore qu’avec une seule organisation interne,
Client : pré-renseigné avec la fiche du client associé à l’expéditeur du mail,
Site : s’il n’existe qu’un seul site pour le client ciblé,
Demandeur : avec l’interlocuteur émetteur du mail.
Détails : avec l’objet et le corps du mail,
Saisir les élements de la DIT (consulter Saisir une DIT pour plus d’informations),
À l’enregistrement, le mail collecté est également ajouté comme pièce jointe de la DIT.
Table de décision DIT_MAIL_COLLECTE¶
D’autres informations peuvent être pré-renseignées en fonction de l’utilisateur qui réalise la création de la DIT, via la table de décision DIT_MAIL_COLLECTE
Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision
Position : cette table est en mode
aussi l’ordre des lignes est important : consulter Mode normal.Adresse de la boîte mails : permet de paramétrer la table pour un utilisateur précis (adresse mail complète) ou pour un groupe d’utilisateurs, via une expression régulière. Exemple : tous les utilisateurs dans le domaine x, exprimé ainsi :
.*@domaine\.frCode de l’unité organisationnelle : définir l’UO qui aura l’IT à sa charge,
Code du type de DIT : définir quel sera le type par défaut pour la DIT cible (par exemple “Solliciation mail”),
Libellé du domaine : définir quel sera le domaine par défaut de la DIT,
Code nature : définir quel sera la nature par défaut de la DIT.
Si, dans un cas précis, ces éléments ne sont pas ceux adaptés à la situation, l’utilisateur aura toujours la main pour les modifier.
Cas particuliers¶
Un interlocuteur collabore avec plusieurs organisations clientes¶
Dans le cas où un interlocuteur collabore avec plusieurs organisations clientes, au moment où un mail doit être inséré dans une fiche client, une fenêtre s’ouvre demandant de préciser l’organisation client concernée par l’échange.
Si l’utilisateur souhaite ajouter le mail dans un échange d’affaire ou de DIT, les affaires et DIT présentées sont celles des deux sites.
Présence d’une pièce jointe dans le mail¶
Si le mail contient une pièce jointe, à l’insertion du mail, une fenêtre demande à l’utilisateur quelles pièces jointes doivent être conservées.
Présence d’une image dans le corps du mail¶
Si le corps du mail contient une image, cette dernière n’est visible que si le mail est conservé comme pièce jointe ; en effet, l’onglet Échanges des affaires et des DIT ne permettent pas pour l’instant l’insertion d’image.
Désactivation d’un collaborateur¶
Lorsqu’une fiche collaborateur est désactivée, le batch ESB Mailbox :
stoppe la collecte des nouveaux mails de l’utilisateur,
supprime les mails précedemment collectés de la gestion électronique des documents d’artis.net,
trace les comptes et nombre de mails supprimés en GED (en aucun cas leur contenu) dans le suivi des échanges dans un fichier “SuppressionEnGedRepertoiresPrecedemmentCollectes.csv”.
Renommage, déplacement, suppression d’un répertoire sur la messagerie source¶
Si l’utilisateur procède à un renommage, déplacement ou suppression d’un répertoire sur la messagerie source sans répercuter la modification dans le paramétrage de son profil :
le batch ESB
Mailboxsera considéré en ⬤ Erreur,dans le suivi des échanges de ce même batch, un fichier
Erreur.csvprécisera le problème rencontré,en fonction du paramétrage de la table TD_PROCESSUS_WORKFLOW, l’utilisateur pourra recevoir une notification/tâche indiquant qu’un problème de paramétrage est détecté, pour le processus “Paramétrage incomplet”.
Remarque :
Si le répertoire est restauré avec le même nom/emplacement dans la messagerie, il n’est pas nécessaire de refaire le paramétrage dans le profil. La synchronisation reprendra son cours normalement.
Suppression de la boîte mail¶
Si, pour une raison ou une autre, la boîte mail du collaborateur est désactivée ou supprimée, le batch ESB Mailbox sera considéré en ⬤ Erreur, et le fichier Erreur.csv indiquera que la boîte concernée n’est pas joignable.
Aussi, est-il préférable de :
supprimer le paramétrage effectué sur cette boîte depuis le profil de l’utilisateur (ou simplement décocher la synchronisation active),
désactiver la fiche du collaborateur si celui-ci ne fait plus partie des effectifs de la société.