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Menu Paramétrage > Imports > Outils d’import prospects
Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2 d’artis.net.
Présentation#
Ce menu permet d’importer et de simuler l’import de fichers tiers en précisant la relation (Hors cible, Prospect, suspect), sites et interlocuteurs dans la solution artis.net en utilisant des fichiers source au format Excel ou texte.
Des contrôles permettent de :
limiter la création de doublons : à la fois par rapport aux données déjà existantes dans artis.net et des éventuels doublons dans le fichier source,
s’assurer de la validité des données, par exemple :
Pour un numéro de téléphone : on s’attend à ce qu’il n’y ait pas de lettre.
Pour un champ commentaire : on s’attend à ce qu’il n’y ait pas de caractère parasite comme un
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ou untab
Les champs vides ne sont pas traités.
Remarque :
Cet import n’est diponible qu’en ajout. Les imports en modification ou suppression ne sont pas autorisés.
Procédure générale#
artis.net met à disposition de l’utilisateur toutes les informations nécessaires à la bonne constitution du fichier qui sera importé :
Descriptif d’import avec liste des valeurs autorisées,
Fichier vierge contenant toutes les colonnes.
Il convient donc de :
récupérer le fichier correspondant à l’import souhaité (1) avec le bouton
renseigner le fichier avec les informations à importer en s’aidant :
soit du descriptif présent dans le fichier lui-même,
soit du descriptif présent dans artis.net en cliquant sur le bouton
simuler l’import,
analyser le résultat de la simulation via le log : colonnes “Erreur”, Avertissement : survoler l’icône pour disposer du détail,
corriger au besoin le fichier source,
faire une nouvelle simulation pour s’assurer que le résultat est bien celui attendu,
réaliser l’import définitif.
(1) Remarque :
Le fichier récupéré par l’utilisateur est propre à chaque solution artis.net : si par exemple, des groupes de caractéristiques portant sur les fiches tiers ont été ajoutés, les colonnes correspondantes aux champs additionnels ainsi que leurs contraintes seront présents dans le fichier généré.
Onglet Fichier à importer#
Sélectionner le type de fichier :
Excel : correspond aux formats courants du tableur : xls et xlsx par exemple,
Texte : correspond aux formats “bruts” : préciser alors :
le séparateur,
l’encodage du fichier qui sera utilisé (UTF-8, ISO-8859-1, etc.),
Sélectionner le mode d’import :
Importer,
Simuler,
Cocher au besoin ☐ Désactiver le contrôle des doublons sur les SIRET (1)
Modifier au besoin le Seuil d’exclusion des doublons en % (voir ci-dessous),
Charger le fichier en cliquant sur le bouton
Cliquer sur le bouton
(1) Remarque :
L’outil d’import tient compte du caractère obligatoire ou non du SIRET, consulter Saisie du SIRET obligatoire mais ne tient pas compte du paramètre
AUTORISER_CREATION_ORG_PAR_SIRET
Onglet Résultat de l’import#
Une fois l’import ou la simulation réalisée, l’onglet Résultat de l’import s’affiche.
Le tableau permet de voir le nombre des lignes traitées, d’erreurs, d’avertissements, etc.
Cliquer sur le bouton pour voir le détail de chaque ligne, télécharger le log au besoin via le bouton
Analyser le résultat,
Modifier le fichier source au besoin,
Puis relancer le traitement nécessaire dans l’onglet Fichier à importer.
Informations complémentaires#
Gestion des doublons#
Le contrôle de la gestion des doublons se fait sur plusieurs comparaisons de valeurs, présentées ci-dessous (par ordre d’importance).
Une fois ces champs analysés par le moteur d’import, un score de similitude est défini. Toute ligne ayant un score inférieur à la valeur définie dans le Seuil d’exclusion des doublons en % ne sera pas importé.
La colonne “Pourcentage de similarité” est disponible dans le log pour chaque ligne.
Pour les fiches Prospects#
SIREN,
RCS,
TVA INTRACOMMUNAUTAIRE,
Raison sociale.
Pour les Adresses#
SIRET,
Téléphone,
Mail,
Adresse.
Pour les fiches Sites#
Nom site.
Télécharger#
Le menu Télécharger permet de télécharger l’intégralité des fichiers nécessaires à la constitution des fichiers source :
Tous les descriptifs,
Tous les listes jointes, contenant les valeurs autorisées dans les champs.