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Présentation#
Ce menu vous permet de calculer sur les éléments récurrents des SSC :
les produits à recevoir (PAR),
les produits constatés d’avance (PCA),
les charges constatées d’avance (CCA),
les factures non parvenues (FNP).
Ces informations sont utilisées lors de la clôture de l’exercice. Selon les règles de gestion, elles viennent ajuster le compte de résultat.
Le traitement peut également être utilisé comme un outil de contrôle de cohérence, selon les besoins, dans le courant de l’exercice.
La date de génération est généralement celle du dernier jour du mois. Par conséquent, les valeurs de compteurs utilisés correspondent à des compteurs estimés.
De même que pour le calcul de VMM, le calcul du Cut-off se fait à partir d’un nombre de jours réels.
Le calcul du Cut-off donne lieu à trois résultats :
Résultat détaillé : La liste des SSC traitées avec le delta copie, le coût copie et le résultat du calcul, soit dans la colonne PAR soit dans la colonne PCA,
Résultat concentré : La liste des SSC traitées avec l’explication correspondante. La présentation est faite de façon à pouvoir exploiter le résultat sous Excel,
Synthèse : Le tableau récapitulatif des totaux par code article.
Attention !
Le calcul du PCA-PAR ne peut pas se faire avec effet rétroactif.
À compter de la version 4.2 d’artis.net, le calcul du PCA/PAR ne prend plus en compte les SSC aux statuts Fermée, Pré-crée et Résiliée.en attente.
Remarque :
Il n’y a pas de calcul de Cut-off pour les frais d’envoi de toner, les frais d’estimation et les droits fixes.
Comme pour d’autres requêtes, il est possible de :
(1) Attention !
L’utilisateur dispose de 30 jours calendaires pour récupérer les documents issus des extractions planifiées. Au delà de ce délai, ceux-ci sont supprimés définitivement et automatiquement de la GED/du serveur.
Contacter ARTIS pour plus d’informations.
RFC de type montant forfaitaire (dont la Location)#
Ce sont des montants forfaitaires facturés à des périodicités diverses. Le calcul est établi au jour.
Le prix unitaire du PCA-PAR est le montant de la RFC divisé par le nombre de jour de la périodicité.
La quantité du PCA-PAR prend en compte la quantité présente sur la RFC et la période puis est ramenée à une quantité par jour.
1er cas#
Soit une SSC qui débute en 2010 qui est facturable trimestriellement, en terme à échoir. Cette règle a été facturée pour un montant de 33€ en février 2014 pour la période du 24/02/2014 au 23/05/2014.
Le nombre de jours facturés est égal à :
Mois |
Nombre de jours |
|---|---|
Février |
4 Jours |
Mars |
31 Jours |
Avril |
30 Jours |
Mai |
24 Jours |
Soit un total de |
89 Jours |
Le prix unitaire est :
Le nombre de jours constaté pour le calcul du PCA-PAR à la date du 28/02/2014 est égal à :
Mois |
Nombre de jours |
|---|---|
Mars |
31 Jours |
Avril |
30 Jours |
Mai |
23 Jours |
Soit un total de |
84 Jours |
Le PCA-PAR se calcule au prorata du temps. Le montant est donc d’un PCA de :
Le résultat est un PCA de :
2ème cas#
Soit une SSC qui débute en 2010 qui est facturable trimestriellement, en terme à échoir. Cette règle a été facturée pour un montant de 33€ en février 2014, avec une quantité de 5, pour la période du 24/02/2014 au 23/05/2014.
Le prix unitaire est : 0.37 euros,
Le nombre de jours constaté pour le calcul du PCA-PAR à la date du 28/02/2014 est : 84 jours,
La quantité sur la RFC est : 5.
La quantité du PCA est : $\( 84\ jours * 5 = 420 \)$
Le résultat est un PCA de :
RFC de type Unités consommées / Copies échues#
Ces règles de type Unités consommées (Copies consommées, Copies échues) sont facturées en terme échu. La consommation facturée est calculée :
Soit à partir d’un compteur réel (client ou prestataire),
soit sur estimation.
Contrat déjà Facturé#
Le PCA ou le PAR se calcule selon la formule :
La Somme des compteurs estimés pour PCA-PAR pour la RFC est la somme des Compteurs PCA-PAR pour chaque bien présents dans la règle. Chaque ligne présente dans le tableau édition concentrée du PCA-PAR correspond à un bien.
Si la colonne Identifiant fabricant n’est pas renseignée, il s’agit d’un bien qui a été détaché de la règle et les compteurs sont conservés à titre d’historique.
Si la Somme compteurs estimés pour PCA-PAR pour la RFC est inférieure à la Somme des derniers compteurs facturés (cas d’une surfacturation liée à l’utilisation d’un compteur estimé supérieure à la réalité), le résultat obtenu est un montant PCA.
La Somme des derniers compteurs facturés pour une flotte est le cumul des derniers compteurs facturés.
Avec Copies Offertes#
Les copies offertes ou financées sont prises en compte dans la PCA-PAR si le contrat n’a jamais été facturé.
Le calcul du PAR est :
Le Nombre de copies offertes peut être supérieur à l’estimation, dans ce cas, il s’agit d’un PCA.
Remarque :
Les copies offertes ne sont plus mentionnées dans l’édition du PCA-PAR dès lors que le contrat est facturé.
RFC de type Tranche#
Ce mode de facturation facture en terme à échoir, une tranche copie de x copies.
Tranche limitée, renouvelée :
Soit dès que le compteur pris en compte dépasse la valeur de la tranche à atteindre,
Soit à date anniversaire de la dernière facture émise.
Tranche non limité (peu utilisée) :
Cette tranche non limitée ne se renouvelle que si le compteur pris en compte dépasse la valeur de la tranche à atteindre. Le calcul des PCA-PAR reste le même.
Tranches Copies SANS Copies Offertes ou déjà Consommées renouvelables à date anniversaire de dernière facture#
Étant donné un contrat débutant le 10/06/2013, facturée le 30/04/2013 jusqu’à 20747 copies, par tranche de 5000 copies.
Une nouvelle tranche sera facturée, avant le 30/04/2014, si le compteur pris en compte dépasse 20747 copies.
Au contrôle du PCA-PAR au 28/02/2014, le nombre de copies d’avance correspond à :
Nombre copies |
|
|---|---|
La valeur de la tranche à atteindre |
20 747 |
Moins le compteur estimé à date du PCA-PAR |
- 17 814 |
Soit un Delta copies facturées non consommées de |
2 933 |
Le delta copies est comparé à la quantité de la tranche vendue :
si le delta est inférieur (2933 inférieur à 5000), la quantité du PCA correspond au delta (ici 2933),
sinon, il est supérieur au nombre de copies de la tranche vendue, alors artis.net proratise la tranche vendue par rapport à la durée de renouvellement, car il n’est pas possible de calculer un PCA supérieur au nombre de copies vendues.
Avec Copies Offertes#
Les copies offertes ou financées sont prises en compte dans la PCA-PAR si le contrat n’a jamais été facturé.
Le delta copies se calcule :
Si le résultat est :
positif, il s’agit d’un PAR.
négatif, il s’agit d’un PCA.
RFC de type Forfait avec Régularisation#
Ordre / RFC |
Du |
Au |
Compteur PCA / PAR pour un bien |
Somme compteurs estimés pour PCA PAR pour la RFC |
Somme des derniers compteurs facturés |
Quantité |
P.U. |
Montant PCA |
Montant PAR |
Date de dernière régularisation |
Compteur de dernière régularisation |
Cumul des forfaits facturés depuis la dernière régularisation |
Infos sur la fréquence de facturation de la régularisation |
Fréquence de facturation de la régularisation |
Périodicité de facturation de la régularisation |
Jour de facturation de la régularisation |
Tranche à atteindre |
Cadence |
Seuil de facturation |
N° dernière facture |
Date de dernière facture |
Nombre de copies offertes |
Acompte |
Commentaires |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
J |
K |
L |
M |
N |
O |
P |
Q |
R |
S |
T |
U |
V |
W |
X |
|
1 / RFC 1 |
01/12/2012 |
31/01/2013 |
1011 |
0,099613 |
100,70 |
34030638 |
13/11/2012 |
FORFAIT - Facture 34030638 du 13/11/2012 |
||||||||||||||||
2 / RFC 1 |
01/11/2012 |
30/11/2012 |
12164 |
12164 |
11833 |
-158 |
0,099603 |
0,00 |
01/11/2012 |
11833 |
1500 |
le 1 tous les 3 mois |
3 |
Mensuelle |
1 |
34030638 |
13/11/2012 |
REGULARISATION - - Non remboursement des copies facturées non consommées |
||||||
3 / RFC 2 |
01/12/2012 |
31/01/2013 |
3033 |
0,009959 |
30,20 |
34030638 |
13/11/2012 |
FORFAIT - Facture 34030638 du 13/11/2012 |
||||||||||||||||
4 / RFC 2 |
01/11/2012 |
30/11/2012 |
51401 |
51401 |
49928 |
6 |
0,009960 |
0,06 |
01/11/2012 |
49928 |
4500 |
le 1 tous les 3 mois |
3 |
Mensuelle |
1 |
34030638 |
13/11/2012 |
REGULARISATION - |
Prorata du forfait non consommé#
L’explication porte sur les résultats en référence F1 et F3 du tableau ci-dessus.
Le prorata se calcule sur le nombre de jours réels par mois et selon les jours cités.
Période |
Détail |
Référence |
RFC 1 |
Référence |
RFC 2 |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
Nbre de copies du forfait trimestriel |
1500 |
4500 |
||||
Fin de la période |
31/01/2013 |
|||||
01/12/2012 |
Nbre de jours |
62 |
62 |
|||
Date du PCA-PAR |
30/11/2012 |
|||||
Début de la période |
01/11/2012 |
Nbre de jours |
92 |
92 |
||
Prorata forfait non consommé |
F1 |
1010.87 |
F3 |
3032.61 |
Copies supplémentaires#
L’explication porte sur les résultats en référence F2 et F4 du tableau ci-dessus.
Période |
Détail |
Référence |
RFC 1 |
Référence |
RFC 2 |
|---|---|---|---|---|---|
Compteur à date du PCA-PAR |
C2 |
12 164 |
C4 |
51 401 |
|
Compteur de Dernière régularisation |
E2 |
11 833 |
E4 |
49 928 |
|
Différence |
331.00 |
1 473.00 |
|||
Cumul des Forfaits facturés |
L2 |
1 500 |
L4 |
4 500 |
|
Différence |
-1 169.00 |
-3 027.00 |
|||
Report du prorata du forfait non consommé |
1 010.87 |
3 032.61 |
|||
Quantité |
G2 |
-158.13 |
G4 |
5.61 |
|
PCA ou PAR |
0 |
J4 |
0.06 |
RFC avec des grandeurs non cumulatives#
La méthode de calcul des PCA-PAR sur ces RFC est la même que celle des RFC classiques, à ceci près :
Si “Estimation autorisée” est cochée dans la RFC :
Si nécessaire, le calcul procède à une estimation du compteur. Cette estimation est unique dans la période de facturation analysée,
Si “Réel” est cochée dans la RFC :
Le calcul recherche toutes les positions compteur dans la période de facturation analysée, et applique le mode de calcul de la RFC.
RFC de type Abonnement fournisseur#
Côté Vente#
Le calcul du PCA-PAR côté client se fait de manière habituelle, à l’identique d’une règle de facturation de type montant forfaitaire.
Côté Achat#
Côté Achat, il en est de même.
Les commandes non facturées ou partiellement facturées sont considérées comme des FNP.
Les commandes entièrement facturées sont en CCA.
Le calcul se fait au prorata temporis.
RFC de type Tranche de grandeurs à l’unité#
Ces règles de type Tranche de grandeurs à l’unité (tranche d’UT, de points…) sont facturées en terme à échoir, pour une période (durée de renouvellement).
Contrat déjà Facturé#
Le calcul de PCA-PAR se base essentiellement sur la consommation.
Le calcul ci-dessous prend pour exemple une RFC qui facture des tranches de 24 UT. Une tranche est valable pour une durée d’un an. La RFC a été facturée une seule fois le 30/04/2024. Les CRIT ont permis de décompter 12 UT. 13 UT ont été recréditées.
Le détail de la RFC donne les informations suivantes :
| Grandeurs à l'unité (tranche) | 24 | |
|---|---|---|
| Grandeurs facturées (borne à atteindre) | 24 | |
| Grandeurs consommées réelles | 12 | |
| Débit Crédit d'UT | -13 | |
| Cumul pour facturation (consommation) | -1 | (Grandeurs consommées réelles + Débit crédit d'UT) |
| Solde | 25 | (Grandeurs facturées - Cumul pour facturation) |
| Date de dernière facture réelle | 30/04/2024 |
Les informations temporelles sont :
| La période est | du 30/04/2024 | au 30/04/2025 |
|---|---|---|
| pour | 365 jours | |
| Le calcul du PCA-PAR est au | 31/08/2024 | |
| Proratas sur la période | 123 jours | 242 jours |
Le calcul du PCA-PAR est :
| Consommation | -1 |
|---|---|
| Borne à atteindre | 24 |
| Delta = Consommation - Borne à atteindre | -25 |
| Si la valeur absolue du delta est supérieure à la quantité de la tranche | abs(-25) > 24 |
| alors artis.net proratise la tranche, la quantité du PCA est | 24 / 365 * 242 = 16 |
| sinon la quantité du PCA-PAR vaut le delta calculé |
Le calcul ci-dessus est fait lorsque le paramètre PRORATISER_TRANCHE_UT est coché. Car il est considéré qu’il n’est pas possible de calculer un PCA supérieur au nombre d’unités vendues.
Lorsque ce dernier n’est pas coché, il n’y a pas de proratisation de la tranche. La quantité du PCA-PAR vaut le delta calculé.
Contrat non facturé#
Aucun calcul n’est effectué. Comme la RFC est en terme à échoir, elle se facture lors de sa mise en place. Le calcul du PCA-PAR correspond donc au point précédent.
Traitement des anomalies#
Consulter Simulation de la facturation, Corriger les anomalies de facturation.