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Gestion des mails, échanges et commentaires#

artis.net permet d’envoyer des mails directement depuis son interface. L’intérêt est de tracer les échanges entrants et sortants directement au dossier concerné.

Des modèles (templates) de mails peuvent être utilisés afin de faciliter la rédaction de ceux-ci, en définissant des variables qui seront automatiquement renseignés à l’envoi. Consulter Gérer les templates de mail.

Par ailleurs, des commentaires peuvent être également enregistrés sur plusieurs documents d’artis.net, notamment les DIT, Affaires, Commandes et Factures.

Ces éléments se retrouvent dans l’onglet Échanges, le compteur sur l’onglet totalise le nombre de mails (nombre de gauche) et le nombre de commentaires (nombre de droite).

Les CRAC se retrouvent toujours en fin de liste.

Envoyer un message par Mail#

Le pictogramme dans l’onglet ou la fenêtre de gestion des échanges permet d’ouvrir une fenêtre d’envoi de mail.

Utiliser la barre d’outils de l’éditeur pour mettre en forme le mail.

Les modèles de mail et signatures sont paramétrables dans le menu Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les templates de mail.
Il est par aileurs possible d’insérer des pièces jointes.

En cliquant sur le message sera enregistré dans les échanges.

Remarque :

En cliquant sur , si le texte du mail a déjà commencé à être saisi, un message propose à l’utilisateur de conserver un brouillon. Les brouillons sont ensuite accessibles depuis le menu Accès rapide. Une fenêtre de sélection s’affiche afin de permettre à l’utilisateur de reprendre la saisie.

Saisie d’un message déjà envoyé ou reçu#

  • Date : champ pré-rempli à la date/heure du système,

  • Type : définit le type de message reçu ou envoyé. Si le dernier échange est de type “Relance”, alors la vignette comptabilisant les échanges deviendra rouge.

  • Envoyé par :

    • message envoyé : par défaut sur l’utilisateur de la session. Un choix est possible dans la liste des collaborateurs. L’adresse Mail 1 et Mail 2 sont visibles,

    • message reçu : pas de valeur par défaut,

  • Reçu par :

    • message envoyé : par défaut sur la personne à contacter pour un message envoyé. Un choix est possible dans la liste des interlocuteurs du client. L’adresse Mail 1 et Mail 2 sont visibles,

    • message reçu : par défaut sur l’utilisateur de la session pour un message reçu,

  • Objet : champ libre non obligatoire,

  • Détail : champ libre obligatoire (limité à 4000 caractères),

  • Cliquer sur le bouton

Liste des échanges#

Une fois le mail enregistré le compteur de gauche de l’onglet est incrémenté.
La partie droite du compteur comptabilise quant à elle les éventuels commentaires internes qui ont été saisis.

Cliquer sur le bouton Voir tout pour afficher l’intégralité du message.