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Habilitation Tiers / Sous-traitant >

Présentation#

Le sous-traitant est une organisation interne ou externe qui entretient le matériel pour le compte du commanditaire.

De base, artis.net permet de gérer les sous-traitants au niveau des biens et des Demandes d’Intervention Technique.

Une solution plus complète permettant la gestion de la facturation est disponible sous réserve de l’acquisition et de l’activation d’une licence spécifique.

Recherche avancée#

Cliquer sur le bouton pour afficher la recherche avancée.

À partir de la version 4.3 d’artis.net, la recherche d’entité par département a été ajoutée.

Créer un sous-traitant à partir d’une organisation existante#

Il s’agit de créer un sous-traitant à partir d’une fiche tiers déjà existante, comme une organisation interne ou un fournisseur, un client, etc.

Consulter Créer un tiers à partir d’un tiers.

Créer un sous-traitant#

Cliquer sur le bouton ou Ctrl+A

De nombreuses étapes sont communes à d’autres types d’organisation, dont le détail est présenté sur cette page.

Étape “Infos organisation”#

Les champs présents à cette étape sont décrites sur la page Tiers, Onglet Fiche principale.

Section Classifications#

Renseigner les catégories des éventuelles classifications présentées.
Cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟

Étape “Sous-traitant”#

Relation sous-traitant#

Lors de l’ajout d’un sous-traitant, il est nécessaire de définir la relation de sous-traitance :

Sélectionner une organisation interne dans l’onglet Sous traitant pour créer une relation de type “Sous-traitant”,
Cliquer sur le bouton

Moyens#

Web Service : l’application artis.net du commanditaire et du sous-traitant échangent leur données par Web Services. Le choix du moyen Web Service nécessite l’utilisation d’une clé de configuration, prenez contact avec ARTIS pour l’implémentation de cette configuration.
Mail
Spécifique
Manuel : Les échanges entre le commanditaire et le sous-traitant sont gérés en dehors d’artis.net.

Modèle de sous-traitance#

Consulter Gérer les modèles de sous-traitance

Interlocuteur de référence#

Il s’agit de l’interlocuteur chez le sous-traitant qui sera destinataire des échanges par e-mail.
Cliquer sur le bouton ou PageDown ⇟

Étape “Identifiants”#

Les champs présents à cette étape sont décrites sur la page Tiers, Onglet Identifiants.

Étape “Pièces jointes”#

Ajouter au besoin des pièces jointes,

Enregistrement#

Cliquer sur le bouton ou F2
Une fois le sous-traitant enregistré, les informations le composant sont présentées sous forme d’onglets. S’ils ne contiennent aucun élément, certains onglets ne seront pas affichés.

Autres onglets et boutons#

Onglet Wiki#

L’onglet Wiki permet de consulter ou renseigner des informations spécifiques.

Consulter la gestion des pages wiki.

Ce module est optionnel, Contacter ARTIS pour plus d’informations.

Bouton Mot de passe#

Cliquer sur le bouton pour accéder aux mots de passes existants ou pour en ajouter un.

Consulter Gestionnaire de mots de passe.

Ce module est optionnel, Contacter ARTIS pour plus d’informations.

Bouton Actions complémentaires#

Le bouton mosaique permet d’accéder à d’autres fonctions, consulter Tiers, menus du bouton Actions complémentaires.

Supprimer une fiche sous-traitant#

À partir de la version 4.3 d’artis.net, la suppression d’une fiche tiers a été revue.

La suppression à proprement parler n’est pas possible dans artis.net, puisqu’il est nécessaire de conserver l’historique des commandes, factures, demandes d’intervention, etc. Aussi, la suppression d’une fiche décrite ici n’est pas une suppression définitive des éléments la constituant mais une désactivation.
L’essentiel des recherches dans artis.net se faisant par défaut sur des éléments actifs, l’intérêt est donc de ne plus voir ces fiches dans les résultats.

Il ne sera plus possible de créer d’élément liée à une fiche inactive (site, interlocuteur, etc.).

Attention !

ARTIS préconise de n’utiliser cette fonction que pour un sous-traitant qui n’a plus d’en cours (commandes, factures, DIT, etc.).
Traiter au préalable les éléments liés au client à désactiver. La synthèse client permet notamment à l’utilisateur de disposer rapidement de ces informations.
À la désactivation d’un tiers, un message indique à l’utilisateur si des éléments dans un état “non clos” existent :

Commandes client,

Affaires,

Actions,

DIT/IT,

Devis commerciaux,

Devis techniques,

Factures client,

Livraisons client,

Solutions de service,

Signatures,

Biens maîtres.

Consulter Suppression d’un tiers : contrôles effectués.

Impacts#

Les traitements suivants seront effectués à la désactivation de la fiche :

Élément	À la suppression de la fiche…
Entête de la fiche	Ajout du tag Inactif
Onglet Fiche princiaple	Aucune modification
Onglet Sites	Les sites sont passés en ⬤ Inactif
Onglet Interlocuteurs	Les interlocuteurs sont désactivés s’ils ne collaborent qu’avec l’organisation supprimée. Sinon, seule la relation qu’ils ont avec elle est désactivée.
Onglet Identifiants	Aucune modification
Onglet Sous-traitent	Désactivation des relations sous-traitant
Onglet Commentaire	Ajout d’un commentaire indiquant la date de désactivation de l’organisation
Onglet Pièces jointes	Aucune modification
Onglet Wiki	Aucune modification
Mots de passe	Aucune modification

Procédure#

Rechercher le sous-traitant,
Cliquer sur le bouton
Une fenêtre liste les éléments liés au sous-traitant,
Confirmer la suppression.

Réactiver une fiche sous-traitant#

Rechercher le sous-traitant inactif,
Cliquer sur le bouton
Un message demande confirmation pour réactiver le(s) site(s) liés : soit uniquement le site obligatoire, soit tous les sites,
Confirmer la réactivation.

Un commentaire sera ajouté indiquant la date de réactivation de l’organisation.