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Gérer les interlocuteurs

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Les interlocuteurs sont gérés sur l’onglet Interlocuteurs de la fiche client, ils sont notamment utilisés sur les commandes client et les demandes d’intervention.

Créer un interlocuteur

La création d’un interlocuteur peut se faire depuis la fiche client ou depuis la synthèse du client.

1. Rechercher le client,

2. Onglet Interlocuteurs, section Interlocuteurs,

3. Cliquer sur

4. Sélectionner le titre,

5. Saisir :

   • le nom,

   • le prénom,

6. Les autres champs sont optionnels (mais utiles !) ⁽¹⁾,

7. Cliquer sur le bouton ou F2

Remarque :

Il est possible d’associer plusieurs valeurs pour le champ “Fonction” d’une fiche Interlocuteur.

⁽¹⁾ Remarque :

Si un groupe de caractéristiques a été associé aux collaborateurs, des champs additionnels sont affichés dans une section spécifique en bas de l’écran. Certains peuvent avoir été rendus obligatoires.

Gestion des doublons

Présentation

Remarque :

Il est possible de mettre en place un contrôle d’unicité lors de la création d’un interlocuteur, évitant ainsi de générer un doublon dans la base.

Pour chaque organisation interne, le contrôle peut être effectué sur :

• le nom/prénom,

• le téléphone,

• le mobile

• l’email.

Si l’une de ces informations existe déjà dans la base, une fenêtre indiquera la liste des interlocuteurs décelés comme potentiels doublons : l’utilisateur pourra alors ouvrir les fiches des interlocuteurs déjà existants et décider de créer tout de même le nouvel interlocuteur ou d’abandonner la saisie.

Attention !

Ce contrôle n’est pas effectué lors de la modification d’un interlocuteur existant mais uniquement en création.

Paramétrage

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

• Ouvrir la table de décision TD_DoublonInterlocuteurSaisie

• Cliquer sur le bouton

• Cliquer sur le bouton pour ajouter une règle,

• Sélectionner l’organisation interne,

• Cocher les éléments sur lesquels le contrôle doit être effectué :

  • ☐ Téléphones (1 et 2),

  • ☐ Mobiles (1 et 2),

  • ☐ Emails (1 et 2),

  • ☐ Nom et prénom,

• Cliquer sur le bouton ou F2

Que faire si un interlocuteur a changé de société ?

Dans le cas où un interlocuteur a changé de société, la bonne pratique consiste à ne PAS recréer un compte dans la nouvelle fiche client mais à procéder comme suit :

• Se rendre sur la fiche de l’interlocuteur,

• Dans l’onglet Fiche principale, modifier les coordonnées, fonctions et éventuelles caractéristiques,

• Dans l’onglet Sites :

  • Sélectionner les sites auxquels l’interlocuteur est associé,

  • Cliquer sur le bouton

• Dans l’onglet Biens :

  • Sélectionner les biens et les équipements auxquels l’interlocuteur est associé,

  • Cliquer sur le bouton

• Dans l’onglet Collaborations :

  • Sélectionner la collaboration avec l’“anncienne” société,

  • Cliquer sur le bouton

  • Cliquer sur le bouton

  • Rechercher et sélectionner la “nouvelle” société,

• Cliquer sur le bouton ou F2

Remarque :

Si l’interlocuteur dispose d’un compte d’accès au portail client, il ne sera plus en capacité de voir les biens, les commandes, les factures, etc. correspondants à son “ancienne société”.
Cependant, l’utilisateur artis.net aura pour sa part toujours connaissance des éléments qui étaient attachés à cet utilisateurs, notamment pour les DIT, les commandes, les devis, etc.

Carte de visite (vCard)

Génération depuis la fiche

1. Ouvrir la fiche de l’interlocuteur,

2. Cliquer sur le bouton puis sur Carte de Visite.

Génération depuis la liste

1. Ouvrir l’onglet Interlocuteurs d’une fiche client, fournisseur, transporteur, etc.,

2. Cliquer sur le bouton correspondant à la ligne de l’interlocuteur souhaité.

Génération en masse

1. Ouvrir l’onglet Interlocuteurs d’une fiche client, fournisseur, transporteur, etc.,

2. Sélectionner les interlocuteurs,

3. Cliquer sur le bouton puis Générer les cartes de visite.

Un fichier au format zip sera généré et téléchargé. À noter que si aucune ligne n’est sélectionnée, c’est alors un fichier contenant les cartes de visite de tous les interlocuteurs qui sera généré.

Importer les interlocuteurs

Il est possible d’importer directement les interlocuteurs d’un client par un fichier Excel.

Obtenir le modèle de fichier d’import

Pour obtenir le modèle de fichier d’import Excel :

• À partir de l’onglet Interlocuteurs de la fiche client,

• Menu au dessus du tableau des interlocuteurs puis Générer fichier d’import.

Importer le fichier des Interlocuteurs

Une fois le modèle de fichier d’import complété, importer :

• À partir de l’onglet Interlocuteurs de la fiche client,

• Menu au dessus du tableau des interlocuteurs puis Importer les interlocuteurs.

Détail des colonnes

Colonne	Obligatoire
Nom
Prenom
Qualite
Adresse postale 1
Adresse postale 2
Adresse postale 3
Adresse postale 4
Code postal
Bureau distributeur
Code INSEE
Pays
Telephone 1
Telephone 2
Mobile 1
Mobile 2
Fax
Mail 1
Mail 2
Adresse web
Longitude
Latitude
Fonction
Usage
Localisation
Disponibilite
Codes sites
Codes activités

Supprimer ou rendre inactif un interlocuteur

Afin de conserver la cohérence des données, la suppression d’un interlocuteur n’est pas possible. Il peut cependant être désactivé.
Sur la liste, un interlocuteur “actif” est matérialisé par l’icône ⬤ tandis qu’un intelocuteur inactif l’est par l’icône ⬤
Les interlocuteurs inactifs sont masqués par défaut. Il est possible des les afficher via le bouton

1. Rechercher le client,

2. Onglet Interlocuteurs,

3. Sélectionner l’interlocuteur,

   1. Soit cliquer sur le bouton et répondre Oui à la question posée,

   2. Soit :

      1. Cliquer sur

      2. Cliquer sur la case Actif (en haut, à droite),

      3. Cliquer sur le bouton ou F2

Remarque :

Avant de rendre inactif un interlocuteur, vérifier s’il n’est pas référencé comme utilisateur responsable sur des biens (Contact SAV). La requête Consulter le parc des biens permet de faire cette vérification.

Création d’un compte d’accès pour un interlocuteur client

Un compte d’accès est ce qui permet à l’interlocuteur client d’accéder au portail client. consulter Gérer les comptes d’accès au Portail Client.

Accès aux biens

Si le compte d’accès de l’interlocuteur est lié à un profil de type Utilisateur, il sera nécessaire de lui associer les biens auxquels il aura accès.

Onglet Collaboration

L’onglet Collaboration est utilisé dans le cadre du Portail client, il permet à un interlocuteur d’une organisation client de pouvoir gérer plusieurs clients dans son accès au portail.