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Paramétrage et Import#

Données de l’import#

Facture dans le fichier Xerox#

Une première facture contient, en général, un montant forfaitaire global. Il comprend la partie forfait des engagements additionnés d’un montant forfaitaire “TAS”. Il s’agit de la facturation de la “période de facturation fixe”.
Puis, une seconde facture contient la facturation des pages avec un prix à l’unité. Il s’agit de la facturation de la “période de facturation variable”.

Cas 1 : Relevé d’unités consommées avec TAS#

La première facture contient le montant forfaitaire TAS (145 euros).
La facture suivante contient le nombre de pages réalisés facturées à un prix à l’unité.

  1. Lors de l’import du montant forfaitaire (il s’agit d’un montant global) : a. artis.net recherche les RFC FR dont le coût de revient <> vide et trie la liste dans l’ordre du rang des RFC, b. artis.net recalcule (qté du forfait x coût de revient) pour toutes les RFC FR de cette liste,

  2. Puis artis.net fait la somme,

  3. Cette somme est déduite du montant présent dans la facture d’achat,

  4. artis.net recherche les RFC MF dont le coût de revient <> vide et trie la liste dans l’ordre du rang,

  5. Le solde est positionné sur la première RFC MF de cette liste,

  6. Si l’écart est supérieur à 2 %, alors artis.net interprète une augmentation.


Cas 2 : Forfait (engagement) avec régularisation avec TAS#

Exemple : un TAS à 145 euros et un forfait de 15000 pages N/B à 0.005. Le client a réalisé 21230 pages.

La première facture contient la période de facturation fixe d’un montant de 220 euros (145 + (15000 * 0.005)). La facture suivante contient le période de facturation variable 31.15 pour 6230 pages supplémentaires.

Relevés compteur#

Les types de relevé compteur Xerox (source) présents dans les fichiers factures sont :

Type Xerox

Type artis.net

CLIENT-commande cons

Relevé client

PORTAIL-saisie compt

Relevé client

TECHNICIEN

Relevé prestataire

ESTIMATED

Estimation

AUTOMATIQUE

Estimation

ADMIN XEROX-déclaré

Relevé prestataire

Contrôles#

Lors de l’import d’une facture, artis.net recherche la règle de facturation correspondante.

Anomalies sans import de facture#

Les anomalies suivantes ne pouvant donner lieu à la création de la facture, un message est généré :

  • Soit dans les tâches,

  • Soit dans les “échanges”.

Les messages sont :

Libellé

Tâches

Échanges

Commentaire

Absence de bien

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.

Absence de contrat

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.

Absence de grandeur

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.

Incohérence F+R dans l’import alors que UC dans la RFC

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Après correction dans artis.net, depuis tâche, on relance le batch.

Facture déjà importée

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Facture autre qu’une facture de SSC, donc absence de bien

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Contrôles suite création de facture#

Lors de l’import des factures d’achat Xerox, des contrôles sont effectués. Certains contrôles donnent lieu à la mise en place de tag sur les factures fournisseur :

Code tag

Tag

Couleur

Actif

Statut de la facture créée

Commentaires

PA_VIDE

Coût unitaire non renseigné sur RFC

■ PINK

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Litige

• Absence de prix dans la règle, au moment de l’import.
• Le prix est renseigné automatiquement

PA_DIFF

Coût unitaire modifié

■ WARNING

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Litige

• Prix unitaire d’achat différent (supérieur à l’écart autorisé).
• La mise à jour du coût d’achat de la RFC est tout de même mis à jour.
• L’historique des augmentations est complété.

RCNT

Relevé compteur non trouvé

■ GREEN

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Bon à payer

• Pas de contrôle de cohérence.
• Le relevé compteur est ajouté à l’historique des relevés.

ESTIM

Facturation sur estimation

■ GREEN

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Bon à payer

• Le relevé compteur de la facture est du type “ESTIMATED”.
• Ajout d’un relevé compteur “Estimation” dans l’historique des relevés.

TTC_DIFF

Contrôle total TTC incorrect

■ PINK

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Litige

• Incohérence due à l’absence du montant forfaitaire dans le contrat alors qu’il est présent dans la facture importée.

FORFAIT_DIFF

Unité du forfait différente

■ WARNING

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Litige

• La quantité du forfait pages de la RFC est différent de celui de la facture importée.

TYPE_RFC_DIFF

Règle UC avec nb copies forfait

■ WARNING

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Litige

• Une RFC UC est présente dans la SSC alors qu’il s’agit d’une RFC FR dans la facture importée.

PRORATA_PREMIERE_FACTURE

Prorata première facture

■ WARNING

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Litige

• Un montant forfaitaire partiel a été facturé, au regard de l’option “Prorata 1ère facture” de la RFC.

AUG_CONTRACT

Augmentation récurente contractuelle

■ GREEN

https://portail.artis.fr/docs/Commun/img_4x/check_bleu.png

Bon à payer

• Selon la périodicité et le coefficient d’augmentation du prix d’achat de la RFC, une majoration a été détectée et appliquée.



Paramétrage#

Installation#

Un paramétrage technique est nécessaire pour pouvoir traiter l’import des factures Xerox ( contacter ARTIS).

Configuration#

Batch “ImportContratXerox”#

Ce batch permet d’importer le fichier des contrats Xerox. Il ne doit être exécuté qu’une seule fois, lors d’une mise à jour.

Batch “ImportFacturesXerox”#

Les informations nécessaires sont :

  • CodeFournisseur : 000065 (code du fournisseur créé dans artis.net),

  • CodeOrgInt : 01 (code de l’organisation interne),

  • Adresse courriel : adresse mail de l’utilisateur qui doit être informé,

  • PourcentageEcartPrixAutorise : valeur par défaut 2.

Concernant la valeur de PourcentageEcartPrixAutorise, si l’écart du montant du forfait copie est supérieur à 2 % alors c’est une augmentation, sinon on est toujours dans le forfait.

Remarque :

Le fichier importé doit être au format “utf8”.

Traitement des factures#

Le traitement des factures Xerox réutilise le module “Contrôle des factures d’achat”.

Ecart autorisé#

Article de facturation#

Il est nécessaire de créer les articles de facturation suivants :

Code

Libellé

AAR-XR

Avoir A Recevoir SST XR

ECA-XR

Ecart autorisé SST XR

FAR-XR

Facture A Recevoir SST XR

FCA-XR

Facture Constatée d’Avance SST XR
Table de décision#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

Rechercher la table de décision TD_ECARTS_AUTORISES_PAR_FOURN :

Position

Code Fournisseur

Montant du plafond (en euros)

Pourcentage du plafond (en %)

1

*

5

2

Rechercher la table de décision TD_CONTROLE_FACTURE_ACHAT :

Position

Type de service

Facture Constatée d’Avance

Facture A Recevoir

Avoir A Recevoir

Ecart autorisé

1

Sous-traitance XEROX

FCA-XR

FAR-XR

AAR-XR

ECA-XR

Au moment de l’import, si un écart se présente sur le total de la facture selon les critères (pourcentage et montant) définis dans la table, alors l’écart sera ventilé sur l’article de facturation précisé en “Ecart autorisé”. artis.net ajoutera automatiquement l’article dans la facture fournisseur.

Notification#

Table de décision#

Position

Code org interne

Code du processus

Actif

Code de l’unité organisationnelle

Uniquement le responsable

Délai d’affichage

Délai d’échéance

Délai d’auto-résolution

10

[*]

XEROX.recyclage.import.factures

Oui

ADV01

Non

35

70

En fonction des anomalies détectées, une tâche de recyclage des factures peut s’afficher.



Import des données#

Situation de mise à jour de version d’artis.net#

Avant la présence de l’onglet Achat Xerox, la périodicité de la RFC d’achat Xerox peut ne pas correspondre à celle de Xerox (ceci pour des raisons de traitement de la facturation client).
Lors de la mise à jour, il convient de régulariser et de retrouver la vraie prériodicité d’achat Xerox. Cette correction s’effectue lors de la lecture du fichier des contrats Xerox, téléchargé depuis le portail Xerox.

L’import du fichier contrats Xerox permet de corriger la périodicité d’achat de l’onglet Achat Xerox (trace dans le Suivi des échanges).

  1. Déposer le fichier depuis le menu Paramétrage > Batch > Déposer un fichier,

  2. Lancer manuellement le batch depuis le menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB, en face du batch “ImportContratXerox”, cliquer sur le bouton

  3. Le batch :

    • met à jour la périodicité de la RFC d’achat Xerox,

    • ajoute (ou modifie si déjà présente) la ligne dans la section “Exclure des périodes” de l’écran de périodicité,
      exemple : un contrat débute le 01/01/2021 avec une date de régul dans le fichier à 30/06/2023, alors une ligne d’exclusion de période est créée avec un début et un fin à “01/01/2021 - 30/06/2023”. Consulter CCA/FNP - Charges constatée d’avance / Factures non parvenues,

  4. Si un contrat est présent dans le fichier et absent de la base artis.net, alors une anomalie est générée dans le suivi des échanges.

  5. Les anomalies seront dans le suivi des échanges via le bouton du menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB.

Situation de démarrage de la fonctionnalité Xerox#

Lors de la mise œuvre d’artis.net, la fonctionnalité Xerox démarre de la façon suivante :

  1. Import des données des RFC de vente uniquement,

  2. Déposer le fichier contrats Xerox depuis le menu Paramétrage > Batch > Déposer un fichier,

  3. Lancer manuellement le batch depuis le menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB, en face du batch “ImportContratXerox”, cliquer sur le bouton

  4. Les anomalies seront dans le suivi des échanges via le bouton du menu Paramétrage > Batch > Gérer les batchs ESB.