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Créer une affaire#

Remarque :

Bien que l’utilisation d’une affaire est recommandée, elle n’est pas obligatoire dans le processus de vente.

Accès#

Une affaire peut-être créée par plusieurs menus et écrans de la solution artis.net. L’intérêt de le faire depuis un devis, une commande ou une synthèse client est que les éléments seront directement prérenseignés dans la nouvelle affaire.

Utilisateur disposant de la licence ERP#

Depuis le menu des affaires#

  • Ouvrir la menu Menu ERP > Affaires > Gérer les affaires,

  • Cliquer sur le bouton ,

  • Suivre les étapes de création,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Depuis un devis commercial#

  • Ouvrir le menu Menu ERP > Ventes > Devis commerciaux > Gérer les devis commerciaux,

  • Ouvrir le devis,

  • Cliquer sur le bouton crayon

  • Dans le champ “Affaire”, cliquer sur le bouton (1)

  • Suivre les étapes de création,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Remarque :

(1) Il est également possible d’associer/dissocier une affaire existante en utilisant les boutons

Depuis une commande client#

  • Ouvrir le menu Menu ERP > Ventes > Commandes clients > Gérer les commandes client

  • Ouvrir la commande,

  • Cliquer sur le bouton crayon

  • Dans le champ “Affaire”, cliquer sur le bouton (1)

  • Suivre les étapes de création,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Remarque :

(1) Il est également possible d’associer/dissocier une affaire existante en utilisant les boutons

Les informations de la commande sont reprises pour compléter les informations de l’affaire. Le numéro de l’affaire est reporté dans la zone Affaire de la commande.

La marge est calculée en faisant la différence entre prix de vente et coût de revient.

Selon le choix CA Com ou Coût, la marge est positive ou négative. Dans le cas où la gestion des dossiers de rachat/reprise n’est pas activée, le montant du solde du rachat de dossier est géré par un article d’ajustement.

Utilisateur disposant de la licence CRM#

Depuis le portefeuille#

  • Ouvrir le menu Menu CRM > Portfeuille

  • Cliquer sur le bouton

  • Suivre les étapes de création,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Depuis un devis commercial#

  • Ouvrir le menu Menu CRM > Devis,

  • Ouvrir le devis,

  • Cliquer sur le bouton crayon

  • Dans le champ “Affaire”, cliquer sur le bouton (1)

  • Suivre les étapes de création,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Remarque :

(1) Il est également possible d’associer/dissocier une affaire existante en utilisant les boutons

Depuis une action#

  • Ouvrir le menu Menu CRM > Actions,

  • Ouvrir l’action,

  • Cliquer sur le bouton Saisir le compte rendu,

  • Une fois le compte-rendu saisi, sélectionner “Créer une affaire” dans la liste déroulante de la section Suite à donner.

Depuis la synthèse client#

  • Ouvrir le menu Menu Accès rapide > Synthèse client

  • Rechercher et sélectionner le client,

  • Cliquer sur le bouton

  • Suivre les étapes de création,

  • Cliquer sur le bouton check vert ou F2

Consulter également cette page pour plus d’informations sur la synthèse client.

Étapes de création#

Remarque :

D’autres éléments peuvent être associés aux affaires, ajoutant des sections avec des champs éventuellement obligatoires à la création/modification d’une affaire :

Onglet Détails#

Champ

Précisions

Client / prospect

• Champ obligatoire.

Site

• Champ obligatoire.

Activité principale

• Nécessite la gestion des activités/métiers
• Champ obligatoire.

Contact

• Utiliser le bouton pour créer au besoin un nouveau contact chez le client

Objet

• Limité à 500 caractères.

Prestataire

• Champ obligatoire
• Correspond à l’organisation interne.

Commercial

• Champ obligatoire
• L’utilisateur sélectionné doit disposer du rôle Commercial.

Responsable projet

• Champ obligatoire
• L’utilisateur sélectionné ne doit pas obligatoirement disposer du rôle Commercial.

Commerciaux secondaires

• Utiliser les boutons pour associer/dissocier un commercial secondaire à l’affaire et sélectionner leur rôle,

La liste de rôles est définie dans la table de libellés Rôle commercial.

Date affaire

• Champ obligatoire
• Correspond à la date du jour.

Prévue le

• Champ obligatoire
• Renseigné par défaut à “Dernier jour du mois à J+3 mois”. Cette date correspond à la date prévisionnelle de traitement fixée par le commercial.

Traitée le

• Ce champ est renseigné avec la date à laquelle l’affaire est passée au statut “Gagnée”.

Avant-vente

• Ce champ n’est visible qu’en modification : consulter Les statuts d’une affaire.

Avancement

• L’avancement est exprimé en pourcentage et est actualisée automatiquement à chaque fois que le statut avance. Lorsque l’affaire est gagnée, la valeur est égale à 100%.

Après-vente

• Ce champ n’est visible qu’en modification : consulter Les statuts d’une affaire.

Confiance

• Il s’agit du niveau d’assurance que la société a pour que l’affaire finisse “Gagnée”. Les valeurs possibles sont celles définies dans la table de libellés Niveau de confiance

CA calculé / saisi

• Si l’utilisateur coche la case, il est possible de définir le CA “estimé” de l’affaire. À partir du moment ou des devis et/ou des commandes sont associés à l’affaire, c’est le chiifre d’affaire de ces derniers qui est indiqué ici : le champ repasse automatiquement en mode “calculé”.

Date validation

• Non utilisée lors de la création, consulter Valider, dévalider une affaire.

☐ Validée

• Non utilisée lors de la création, consulter Valider, dévalider une affaire.

Interlocuteurs

• En visualisation de l’affaire, regroupe tous les contacts des devis et commandes liées à l’affaire. Ce champ n’est donc pas modifiable directement, il faut pour cela modifier les contacts sur les éléments liés.

Onglet Devis / Commande#

L’utlisateur peut directement depuis cet onglet :

  • Créer un devis,

  • Associer un devis ou une commande existant(e),

  • Dissocier un devis ou une commande existant(e).

Onglet Actions#

L’utlisateur peut directement depuis cet onglet :

  • Voir et accéder au détail des actions liées,

  • Créer une action,

  • Associer une action existante,

  • Dissocier une action existante.

Onglet Pièces jointes#

L’utilisateur peut gérer depuis cet onglet les Pièces jointes de l’affaire.
L’onglet n’est pas visible en consultation de l’affaire s’il ne contient aucun élément.

Onglet Commentaires#

L’utilisateur peut gérer depuis cet onglet les commentaires de l’affaire.
L’onglet n’est visible qu’en modification : en visualisation, son contenu est fusionné avec l’onglet Échanges.

Onglets visibles après enregistrement#

Onglet Rachat-reprise / financement#

L’utlisateur peut directement depuis cet onglet :

  • Créer un dossier de rachat/reprise ou de Financement,

  • Modifier un dossier de rachat/reprise ou de financement,

  • Supprimer un dossier de rachat/reprise ou de financement,

  • Visualiser le détail d’un dossier de rachat/reprise ou de financement,

Onglet Échanges#

Cet onglet permet de gérer les communications avec le client relatives à l’affaire. Le fonctionnement est similaire à celui d’une DIT.

Onglet Suivi de projet#

Cet onglet permet d’avoir une visualisation de l’activité liée à l’affaire.
Consulter Suivre les commandes et les affaires.