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> Synthèse client#

Présentation#

La Synthèse client est un outil transverse qui permet d’avoir une vue à 360° sur un client, elle permet de consulter :

Cet écran ne tient pas compte des activités/métiers sélectionnées. Cela veut donc dire que pour un client recherché, les informations affichées concernent toutes les activités/métiers. Il est possible de filtrer en sélectionnant les activités souhaitées dans les critères.

Accès#

L’accès peut se faire via :

  • Menu Accès rapide > Synthèse client,

  • Menu ERP > Tiers > Clients > Consulter la synthèse client,

  • La touche F10 (1),

  • La combinaison CTRL+K de la recherche rapide (2).

Remarques :

  • (1) Quel que soit l’écran sur lequel l’utilisateur se trouve, ce dernier peut appuyer sur la touche F10. La synthèse client s’affiche alors.
    Si un appui sur la touche F10 est fait depuis l’écran d’affichage d’une DIT, d’un client, d’une commande, d’une livraison, d’un devis commercial, etc., alors la synthèse client recherche automatiquement les données pour le client en question.

  • (2) Quel que soit la licence de l’utilisateur, si ce dernier saisit un site, un client ou un interlocuteur, c’est la synthèse du client qui s’affichera. Pour le reste (un bien, une SSC, etc.) :

    • si l’utilisateur dispose d’une licence CRM : c’est la synthèse qui sera affichée,

    • si l’utilisateur dispose d’une licence ARTIS : c’est la fiche recherchée qui sera affichée.

À la différence des autres écrans d’artis.net, la recherche ne se fait pas à partir d’une loupe. Directement dans la zone de recherche d’une organisation, l’utilisateur peut saisir :

  • Une partie de la raison sociale,

  • Une partie d’un nom de site,

  • Un prénom ou un nom d’interlocuteur,

  • Un numéro de téléphone.

Remarque :

Le module optionnel CTI permet de faire apparaître automatiquement la fiche synthèse d’un client lors d’un appel entrant.

Écran de résultat#

L’écran de résultat est ordonné avec les occurrences trouvées pour la recherche sur la plupart des éléments enregistrés dans artis.net :

  • Client,

  • Site,

  • Personne,

  • Affaire,

  • Commande,

  • Bien,

  • Etc.

Le choix du type de donnée va influer sur la présentation de la synthèse client. Par exemple :

  • L’utilisateur saisit un code client,

  • L’écran de résultat propose le client, le site, les interlocuteurs, etc.

  • L’utilisateur clique sur l’interlocuteur,

  • L’écran de synthèse du client est affiché et l’interlocuteur en question est sélectionné par défaut,

  • L’utilisateur clique ensuite sur l’action Ajouter une action commerciale,

  • Dans l’action commerciale en cours de création, en plus des champs client et site le champ Personne à contacter est prérempli avec l’interlocuteur sélectionné.

Composition de l’écran#

L’écran est constitué d’éléments fixes :

  • en-tête

  • plusieurs blocs d’outils sur la droite :

    • Actions,

    • Liens vers sites de référencement de sociétés,

    • Carte interactive avec un signet positionné sur l’adresse du client (1),

    • Filtres.

Remarque :

(1) Pour que la carte soit affichée, les coordonnées GPS doivent avoir été renseignées sur la fiche du client. Utiliser la fonction Vérifier l’adresse pour les renseigner automatiquement.

Et d’un corps avec des informations relatives à l’onglet actif :

  • Détails,

  • Affaires,

  • Actions,

  • Devis commerciaux,

  • SSC,

  • Parc,

  • DIT,

  • Commandes,

  • Pièces jointes,

  • Signature.

Certains onglets peuvent ne pas être affichés, fonction des droits de l’utilisateur.

En-tête#

Sur l’en-tête sont affichées les informations identifiant le client :

  • Code et Libellé,

  • Adresse du site principal,

  • Téléphone,

  • Mail,

  • Tags.

Wiki client#

Ce module est optionnel, contacter ARTIS pour plus d’informations.

En cliquant sur le bouton un panneau s’affiche avec les informations renseignées sur l’onglet Wiki du client.

Gestionnaire de mots de passe#

Ce module est optionnel, contacter ARTIS pour plus d’informations.

En cliquant sur le bouton un panneau s’affiche permettant d’ajouter ou de gérer un mot de passe existant.

Accès au portail client#

Par ailleurs, le bouton Accéder au portail permet d’ouvrir le portail dans un nouvel onglet du navigateur. Si le client possède plusieurs portails, l’accès se fait via le bouton mosaique avec la liste des portails. L’utilisateur se verra proposer de se connecter “en tant que” l’un des interlocuteurs du client, ce dernier devant disposer d’un compte d’accès.

Export Excel#

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.2 d’artis.net.

Il est possible d’extraire les informations présentes sur une synthèse client :

  • cliquer sur le bouton mosaique

  • sélectionner Export Excel,

  • sélectionner les informations à exporter (1) :

    • Présentation (obligatoire, correspond à l’onglet Détail) (2) :

      • Caractéristiques

      • Classifications,

    • Interlocuteurs,

    • Sites : donnera deux feuilles distinctes :

      • une première indiquant la liste des sites avec toutes les activités et commerciaux en charge (sur une seule ligne),

      • une deuxième nommée “Sites - Commerciaux” indiquant quel est le commercial en charge pour chaque activité / métier (répétant ainsi le site autant de fois qu’il y a d’activité / métier),

    • Relations,

    • Affaires,

    • Actions,

    • Devis commerciaux,

    • Devis techniques,

    • Solutions de service,

    • Règles de facturation,

    • Parc,

    • Financements et grandeurs (correspond au détail des biens visibles dans le parc en cliquant sur le bouton ),

    • Situations actuelle (2) :

      • Biens hors contrat,

    • Demandes d’intervention,

    • Interventions,

    • Commandes,

    • Signatures,

  • Cliquer sur le bouton

  • Le fichier est téléchargé sur le poste de l’utilisateur, contenant une feuille par sélection faite.

Remarques :

  • (1) La sélection faite ici est sauvegardée par utilisateur : elle sera restituée au prochain appel de la fonction.

  • (2) Éléments disponibles à partir de la version 4.2.13 d’artis.net.

Les éventuels filtres, tris et configurations de colonnes sont pris en compte dans le fichier exporté.
Les durées exprimées en Heure.Minutes (HH.MM) sont converties en décimales, afin de permettre des aditions dans le fichier de sortie.

Au cas où l’utilisateur souhaite imprimer tout ou partie du classeur, il est recommandé de modifier l’orientation du document pour Paysage après sélection de toutes les feuilles.

Rechercher et Actualiser#

La zone de recherche permet d’accéder aux informations d’un autre client et le bouton renouveler de rafraîchir les données de l’écran.

Blocs d’outils#

Actions#

Fonction des habilitations de l’utilisateur, plusieurs boutons sont disponibles :

(1) Nécessite une licence CRM. Contacter ARTIS pour plus d’informations.

En fonction de l’onglet et de la sélection en cours, lors de la saisie d’une action, les éléments du client seront préremplis.

Par exemple :

  • L’utilisateur ouvre l’onglet Parc, coche un bien et clique sur l’action Saisir une DIT,

  • Sur l’écran de saisie de la DIT, en plus des champs client et site, le champ Bien est prérempli avec celui que l’utilisateur a sélectionné.

Ajouter une affaire#

À la création de l’affaire, les éléments du client seront pré-remplis.

Consulter Créer une affaire.

Saisir un devis commercial#

À la création d’un devis commercial, les éléments du client seront pré-remplis.

Consulter Gérer les devis commerciaux.

Ajouter une action commerciale#

À la création d’une action, les éléments du client seront pré-remplis.

Consulter :

Saisir une DIT#

Par défaut, toutes les couvertures sont pré-cochées. Si des couvertures ne doivent pas être prises en compte, l’utilisateur doit les décocher.

Après saisie de la DIT, l’utilisateur retourne à la synthèse client, actualisée.

Consulter Demande d’intervention technique.

Saisir une commande#

À la création de la commande, les éléments du client seront automatiquement pré-remplis.

Consulter Créer une commande client.

Créer un interlocuteur#

Une fenêtre s’ouvre, permettant la création rapide d’un interlocuteur pour ce client.

Consulter Gérer les interlocuteurs.

Créer un site#

L’assistant de création d’un site, attaché à se client, s’ouvre.

Consulter Créer un site.

Liens vers sites#

Si le champ “Site Internet” de la fiche client est renseigné (Onglet Fiche principale, section Adresse principale), un lien direct est proposé et s’ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur :

Par ailleurs, basé sur la valeur du champ “SIRET” enregistré sur la fiche client (Onglet Fiche principale, section Informations principales), deux liens sont proposés :

Société.com
Creditsafe.com

Un clic sur ces boutons ouvrira une nouvelle fenêtre sur la fiche de la société.

Remarque :

Il est nécessaire de disposer d’un compte sur le site Creditsafe.com pour accéder aux informations.

Filtres#

Les filtres effectués s’appliquent aux informations affichées à l’écran, quel que soit l’onglet sur lequel l’utilisateur se trouve.

Le bouton Supprimer Filtre efface toutes les sélections effectuées, et remet donc l’écran dans le même état que lors de la sélection du client.

Corps#

Une fois la synthèse d’un client affichée, l’organisation des informations est faite par onglet.

  • : indique le nombre d’occurrences trouvées.

  • : indique qu’un filtre est appliqué.

  • Utiliser le bouton Supprimer Filtre pour réinitialiser la vue.
    Quel que soit l’onglet sur lequel l’utilisateur se trouve, les sections Actions et Filtres restent visibles.

Pour la section Site de l’onglet Détails ainsi que pour les onglets Parc et SSC, un bouton Filtrer permet, après sélection d’un élément, de filtrer l’ensemble des informations de la synthèse. Cela équivaut à faire un filtre depuis le bloc dédié.

Onglet Détail#

C’est l’onglet principal. Sur cet onglet sont affichés :

  • la liste des interlocuteurs (uniquement ceux actifs par défaut),

  • la liste des sites (1),

  • les devis techniques en cours.

  • une section par groupe de caractéristiques lié aux clients/prospects (2)

Remarque :

(1) Les boutons et permettent d’accéder respectivement aux informations du wiki et mots de passe de la fiche site.
(2) À partir de la version 4.2 d’artis.net, il est possible de définir si une propriété est visible ou non dans la section, consulter Gérer les groupes de caractéristiques.

Onglet Affaire#

Regroupe toutes les affaires du client.
Un filtre sur le statut est disponible :

  • Toutes (par défaut)

  • Traitée

  • Non traitée

Onglet Actions#

Regroupe les actions pour le client.

Attention !

Cet onglet n’est visible que pour un utilisateur disposant d’une licence CRM.

Onglet Devis commerciaux#

Regroupe les devis commerciaux du client.

Des filtres sont disponibles :

  • Statut

    • Tous (par défaut)

    • En cours

    • Accepté

    • Refusé

  • Affaire

    • Tous (par défaut)

    • Avec

    • Sans

Onglet SSC#

Regroupe la liste des SSC du client.
Deux filtres sont disponibles :

  • Statut :

    • Actives (par défaut),

    • Toutes,

  • Type (1) :

    • Toutes (par défaut),

    • Extension de garantie,

    • Garantie de base constructeur,

    • Location,

    • Maintenance.

(1) Remarque :

La liste affichée correspond à la classification générique Contrats de garantie

Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton Filtrer pour n’afficher que la ligne souhaitée : les autres onglets n’afficheront que les informations relatives à cette SSC. Le filtre peut être supprimé depuis le bloc Actions.

Onglet Parc#

Regroupe la liste des biens et des équipements du client.
La colonne Type bien indique :

À partir de la version 4.2 d’artis.net, un filtre est également disponible pour afficher :

  • Les biens et les équipements (par défaut),

  • Uniquement les biens,

  • Uniquement les équipements.

Cliquer sur le bouton pour obtenir des détails sur le bien ou l’équipement :

  • Grandeurs (si concerné),

  • Date de fin de financement,

  • Reste à payer du financement,

  • Couvert (oui/non),

  • Marque,

  • Activité de l’article,

  • Famille article,

  • Sous-famille article.

Sur les biens concernés, le bouton plus permet d’accéder à des informations complémentaires, comme le détail des consommations pour une imprimante par exemple.

Pour mémoire, si un bien est sélectionné dans la liste puis que l’utilisateur clique sur Saisir une DIT, le bien sera automatiquement sélectionné dans la DIT.

Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton Filtrer pour n’afficher que la ligne souhaitée : les onglets SSC et DIT n’afficheront que les informations relatives à cette ligne de parc. Le filtre peut être supprimé depuis le bloc Actions.

Remarque :

Les boutons et permettent d’accéder respectivement aux informations du wiki et mots de passe de la fiche bien ou de l’équipement.

Onglet DIT#

Regroupe les DIT du client, filtrées par défaut sur les DIT en cours.
Il est possible de filtrer sur :

(1) Le filtre est disponible à partir de la version 4.2.10 d’artis.net.

Chaque DIT est représentée sur une ligne avec :

  • le numéro (cliquable),

  • le détail,

  • le demandeur,

  • l’état,

  • la date de début,

  • le nombre d’échanges, dont un aperçu est visible au survol de l’icône . En cliquant sur l’icône, un panneau s’ouvre sur le côté permettant d’accéder au contenu complet des échanges mais également à leur gestion (saisie, suppression, envoi, etc.).

  • le nombre d’interventions : un clic sur Plus permet d’accéder directement à la liste,

  • la nature,

  • l’activité.

L’historique se base sur le paramètre NOMBRE_MOIS_SYNTHESE_CLIENT.

Onglet Commandes#

Regroupe les commandes du client.

Lien cliquable représenté par l’icône

  • Numéro

  • Etat,

  • Date : date de création de la commande,

  • Affaire

  • Montant : montant TTC de la commande,

  • Ech. : nombre d’échanges sur la commande. En survolant l’icône un aperçu des échanges est affiche. En cliquant sur l’icône, le panneau de gestion des échanges s’affiche,

  • Activité : activité sur laquelle la commande a été enregistrée.

L’historique se base sur le paramètre NOMBRE_MOIS_SYNTHESE_CLIENT.

Onglet Pièces jointes#

Cet onglet permet de visualiser tous les documents, tels que :

  • Les factures,

  • Les pièces jointes présents sur les affaires, les devis commerciaux, les commandes, les affaires, les clients, etc.

Il est possible de les visualiser ou de les télécharger.

Onglet Signature#

Regroupe la liste des documents soumis à signature.

Consulter Signature électronique.