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Règle de facturation de type Abonnement fournisseur#

Principe de fonctionnement#

Une Règle de Facturation de type abonnement fournisseur permet de générer une facturation client tout en gérant la partie achat correspondante. Le cas typique est la revente de droit d’utilisation logiciel.

Remarque :

Créée depuis une RFP, ce type de RFC peut également être utilisé pour la gestion des équipements. Consulter les Paramètres liés aux équipements.

Facturation client#

Du point de vue facturation client, la RFC abonnement fournisseur est identique à la RFC Montant forfaitaire. Ses paramètres sont :

  • Le nombre d’abonnements,

  • Le coût unitaire de l’abonnement,

  • La périodicité de facturation,

  • Éventuellement, une liste de biens.

Achats#

Les paramètres d’achats sont regroupés sur la RFC dans l’onglet Abonnement fournisseur / Achats

  • La référence article acheté et le fournisseur,

  • La périodicité d’achat (qui peut être différente de la périodicité de facturation),

  • Un tarif d’achat selon deux options possibles :

    • Un prix d’achat prédéfini sur la règle de facturation,

    • Le prix de la fiche article,

  • Un type de génération :

    • commande fournisseur

    • facture

  • Un mode de regroupement qui s’applique à la génération

    • RFC

    • SSC

    • Client

    • Fournisseur

En mode de regroupement “Fournisseur” dans une facturation en masse des SSC, tous les achats pour un même fournisseur seront regroupés dans le même document (commande ou facture) quel que soit le client de la SSC.

Contrôle de Facturation#

Dans les paramètres de facturation des SSC, le paramètre Type de facturation est positionné par défaut sur “Ventes” et ne fait donc pas ressortir par défaut les achats. Pour faire ressortir les achats, positionner le paramètre à :

  • Achats

  • Vente et achats

Les commandes ou factures fournisseurs à générer sont présentées dans un tableau séparé “Facturation abonnements fournisseurs” :

  • La colonne mode de génération permet de savoir si le document généré sera une commande ou une facture,

  • Le mode de regroupement est indiqué dans la dernière colonne.

Les achats sont également mentionnés dans le listing de préfacturation en Excel ou PDF.

Les documents d’achat générés (commandes ou factures) sont historisés sur l’onglet Abonnement fournisseur / Achats de la RFC.

Gestion des commandes#

Sur chaque ligne de commande fournisseur générée dans le cadre de la facturation d’une RFC abonnement fournisseur, on retrouve dans la colonne SSC :

  • Un badge qui indique le nombre de SSC liées à cette ligne de commande ( il peut y avoir plusieurs SSC selon le mode de regroupement)

  • L’infobulle associée à ce badge donne la référence des clients et des codes SSC concernées (lien cliquable).

Les commandes devront être livrées et facturées.

Remarque :

  • En cas de suppression d’une commande d’achat, la référence disparaît bien de l’onglet Abonnement fournisseur / Achats de la RFC.

  • Pour regénérer la commande de la période en cours, intervenir sur la date de prochain achat théorique qui n’est pas remis à jour automatiquement.

Gestion et contrôle des factures#

Lorsque la facture est affichée la première fois, toutes les lignes ont une icône rouge ⬤ c’est-à-dire non contrôlées.

L’objectif est de vérifier et de pointer les lignes en rapport direct avec le document facture que le fournisseur a envoyé.

  1. Rechercher la facture (lien accessible depuis l’onglet Abonnement fournisseur / Achats de la RFC),

  2. Cliquer sur l’icône rouge ⬤

  3. L’utilisateur peut modifier :

    • La quantité,

    • Le prix unitaire,

    • Et apporter les modifications nécessaires sur la RFC en cliquant sur le libellé de la RFC,

  4. L’utilisateur coche la case à l’extrémité gauche de la ligne : Cette case indique à artis.net que la ligne est vérifiée,

  5. Refaire l’opération pour chaque ligne,

  6. Bouton valider check vert

  7. Les lignes que l’utilisateur a cochées basculent alors avec une icône verte,

  8. Si des quantités ou des prix unitaires ont été modifiées, les totaux de la facture sont recalculés.

L’annulation et la modification suivent la même procédure.

Remarque :

L’utilisateur peut suspendre son pointage à tout moment pour le reprendre ultérieurement.

Avoir Fournisseur#

Il est possible de faire un avoir sur une facture fournisseur issue d’une RFC de type abonnement fournisseur.

Les avoirs apparaissent dans l’onglet Abonnement fournisseur / Achats de la RFC.

Si besoin de refaire la commande ou la facture fournisseur, il faudra intervenir manuellement sur la RFC pour modifier la date de prochain achat théorique (onglet Abonnement fournisseur / Achats de la RFC).

Abonnement fournisseur et type d’articles#

Tous les articles peuvent être utilisés dans les RFCAF.

Aucun ne donnera lieu à un mouvement de stock, ni de création de fiche de bien.

Abonnement Fournisseur et reprise des biens#

Si la SSC contient plusieurs biens (liés à une ou plusieurs RFC), la reprise administrative d’une bien n’aura pas d’impact sur la facturation de la SSC. En effet, le montant facturé ne dépend pas des biens attachés à la RFC. Il n’y a donc pas de facturation lors de la reprise.

Analyse de la rentabilité#

Menu Tableaux de bord > Tableaux de bord > Analyse de rentabilité des biens ou clients

  • Le CA (Chiffre d’Affaire) de la RFC est calculé de manière identique aux montants forfaitaires.

  • Le CR (Coût de Revient) est calculé à partir des factures fournisseurs (factures fournisseur directes générées à partir de la SSC ou commandes livrées et facturées).

Remarque :

Sur les lignes de facturation fournisseur, le rapprochement permet de faire le lien avec la ou les SSC correspondante(s).