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Gérer les fiches dans artis.net et Hubspot#
Les actions courantes sont décrites ici, conseillées ou obligatoires. En fonction du paramétrage, des champs supplémentaires peuvent être à renseigner.
Fiche Entreprise/Client#
Depuis Hubspot#
Ouvrir le menu CRM > Entreprises,
Cliquer sur le bouton Créer une entreprise,
Saisir soit :
le site web dans le champ “Nom de domaine de l’entreprise”,
la raison sociale dans le champ “Nom de l’entreprise”
En fonction des résultats préremplis, saisir ou compléter l’adresse,
Cliquer sur le bouton Créer
Une fois la fiche créée, cliquer sur le menu Actions > Afficher toutes les propriétés (1),
Renseigner les propriétés :
SIRET,
Ingénieur commercial,
Si la fiche doit être aussitôt synchronisée avec artis.net, renseigner la propriété Phase du cycle de vie à la valeur définie dans le paramètre
HUBSPOT_DECLENCHEUR_CYCLE_DE_VIE_SYNCHRO_ENTREPRISE
(1) Remarque :
Il est également possible de modifier le formulaire de création pour ajouter les propriétés manquantes.
Depuis artis.net#
Menu CRM > Créer un prospect (version simplifiée)
Cliquer sur le bouton
Saisir :
le SIRET,
la Raison sociale,
Sélectionner le calendrier si différent de celui de l’organisation interne de l’utilisateur connecté,
Saisir :
l’adresse,
le Site internet,
Cliquer sur le bouton ou F2
Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client (version complète)
Reproduire les actions décrites ci-dessus (avant l’enregistrement),
Cliquer sur le bouton
Dans la section Relation, rechercher et sélectionner le commercial en charge,
Cliquer sur le bouton ou F2
Fiche Contact/Interlocuteur#
Depuis Hubspot#
Rechercher et ouvrir la fiche Entreprise,
Dans le panneau de droite, section Contacts, cliquer sur + Ajouter,
Dans l’onglet Créer,
Saisir :
l’E-mail,
le Prénom,
le Nom,
le Numéro de téléphone,
Cliquer sur le bouton Créer,
Modifier au besoin la propriété Civilité.
Remarque :
Il est possible de modifier le formulaire pour ajouter le champ.
Depuis artis.net#
La création d’un interlocuteur est possible à plusieurs endroits de la solution artis.net, consulter Gérer les interlocuteurs.
Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client
Rechercher et ouvrir la fiche du client,
Ouvrir l’onglet Interlocuteurs
Cliquer sur le bouton
Saisir :
le Nom,
le Prénom,
l’adresse Mail 1,
le Téléphone 1 et/ou le Mobile 1,
Cliquer sur le bouton ou F2
Fiche Transaction/Affaire#
Depuis Hubspot#
Rechercher et ouvrir la fiche Entreprise,
Dans le panneau de droite, section Transaction, cliquer sur + Ajouter,
Saisir le Nom de la transaction,
Sélectionner le Contact à associer à la transaction,
Cliquer sur le bouton Créer.
Depuis artis.net#
Depuis la synthèse client,
Cliquer sur le bouton
Sélectionner le Contact,
Saisir un Objet (constituera le nom de la Transaction),
Sélectionnée une date dans le champ Traitée le (correspond au champ Date de fermeture),
Cliquer sur le bouton ou F2
Fiche Activité/Action#
Remarque :
Pour rappel, seules les activités/actions terminées sont synchronisées.
Depuis Hubspot#
Depuis la fiche Entreprise ou la Transaction,
Dans le bloc central, ajouter selon le cas (1) :
un E-Mail,
un Appel,
un Rendez-vous.
(1) Pour rappel, les autres types d’activité ne sont pas gérés dans l’interface avec artis.net.
Depuis artis.net#
Depuis la synthèse client,
Cliquer sur le bouton
Sélectionner le Contact,
Sélectionner :
l’action (1),
l’éventuel Motif action,
l’éventuelle Affaire liée,
Saisir le détail,
Cliquer sur le bouton ou F2
(1) Remarque :
Pour rappel, pour qu’elle soit visible dans Hubspot, il est nécessaire de sélectionner une action ou motif d’action paramétrée.
Pour qu’elle soit synchronisée avec Hubspot, Saisir le compte-rendu de l’action. Si une suite à donner est sélectionnée, l’entête de la nouvelle action sera visible dans le corps de la l’activité consignée dans Hubspot.
Cas particuliers#
Sens Hubspot vers artis.net#
Objet |
Depuis Hubspot |
Conséquence dans artis.net |
---|---|---|
Entreprise-Client/Prospect |
Suppression d’une entreprise |
Désactivation de la fiche tiers |
Contact-Interlocuteur |
Ajout d’une association d’un contact à une autre entreprise (que cette dernière devienne principale ou non) |
Ajout d’une collaboration avec la fiche client (si elle existe dans artis.net). |
- |
Ajout d’une association d’un contact à une transaction pour laquelle il y a déjà un contact principal |
Aucune |
- |
Ajout d’une association d’un contact à une transaction pour une entreprise pour laquelle il n’a pas de relation |
Aucune |
- |
Dissociation d’un contact d’une entreprise |
Renseignement d’une date de fin dans la collaboration, ajout d’un commentaire |
- |
Dissociation d’un contact d’une transaction |
Aucune |
- |
Suppression d’un contact |
Désactivation de l’interlocuteur et ajout d’un commentaire |
- |
Restauration d’un contact supprimé |
Réactivation de l’interlocuteur et ajout d’un commentaire |
- |
Fusion de deux contacts (1) |
Aucune |
Transaction-Affaire |
Suppression d’une transaction |
Modification du Statut pour Annulée (si possible) |
Activité-Action |
Suppression d’une activité |
Aucune |
(1) Remarque :
Si, dans Hubspot, le contact A a été fusionné avec le contact B et qu’ensuite l’interlocuteur A est modifié dans artis.net, les modifications n’auront pas d’effet dans Hubspot.
Sens artis.net vers Hubspot#
Objet |
Depuis artis.net |
Conséquence dans Hubspot |
---|---|---|
Client/Prospect-Entreprise |
Désactivation d’une fiche client |
Aucune |
Interlocuteur-Contact |
Ajout d’une date de fin de collaboration |
Aucune |
- |
Désactivation d’une fiche interlocuteur |
Aucune |
- |
Ajout d’une collaboration à une fiche client/prospect |
Association du contact à l’entreprise |
- |
Dissociation d’une collaboration à une fiche client/prospect |
Dissociation du contact de l’entreprise |
- |
Modification de la case ☑ Embauche |
Aucune |
Affaire-Transaction |
Suppression d’une affaire |
Aucune |
Action-Activité |
Suppression d’une action |
Aucune |