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Mise en place des workflow

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Attention !

L’activation du Workflow rend obligatoire la sélection d’une UO lors de la validation de l’IT en saisie de DIT

La table de décision TD_PROCESSUS_WORKFLOW permet de piloter le déclenchement de tâches notifications ou courriels en fonctions d’événements déterminés.

Critères

• Code org interne : code exact de l’organisation ou * pour tout,

• Code du processus : Processus pris en compte (voir ci-dessous).

Résultats

• Actif : Coché /Non coché,

• Code de l’unité organisationnelle : UO rassemblant des collaborateurs. À remplir selon le processus pris en compte, consulter le paragraphe ci-dessous,

• Uniquement le responsable : Non utilisé,

• Délai d’affichage : Délai au bout duquel la tâche est affichée (en heures, après la soumission de la tâche, 0.5 => 30 minutes),

• Délai d’échéance : Délai au bout duquel la tâche doit être accomplie (en heures, après la création de la tâche : 0.5 => 30 minutes),

• Délais d’auto résolution : Délai au bout duquel le processus est automatiquement terminé (en heures, après la création de la tâche : 0.5 => 30 minutes).

Processus pris en compte

Processus	Description
DIT proche de l’échéance	Si Actif est coché : Lorsque la demande d’intervention est proche de l’échéance de prise en charge contractuelle, artis.net envoie une notification selon la colonne “Délai de prévenance” de la table de décision TD_PRIORITE, consulter Paramétrage, Priorité. Attention ! Dans ce cas, les UO sont obligatoires dans les IT
Notification de changement d’état	Si Actif est coché : artis.net gère les envois de notifications, de tâches et de courriels lors d’un changement d’état, selon la table de décision TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT, consulter Paramétrage, Notification de changement d’état.
Mail édtable sur changement d’état	Si Actif est coché : artis.net envoie une tâche, pour traiter un courriel éditable lors d’un changement d’état, selon la table de décision TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT, consulter Paramétrage, Notification de changement d’état. En cliquant sur cette tâche, l’utilisateur ouvre un éditeur avant l’envoi du courriel, et peut alors mettre en forme le message, avant envoi.
Création compte portail	Si Actif est coché : La création d’un compte sur le portail est nécessaire, pour la validation d’un CRIT. artis.net envoie une tâche.
Clôture de DIT	Si Actif est coché : artis.net gère la clôture de la DIT, suite à la dernière intervention, selon la colonne “Type de clôture” de la table de décision TD_TYPE_CLOTURE, consulter Paramétrage, Clôture de DIT. Toutes les tâches à accomplir sur la DIT ont été réalisées. Il faut la clôturer. La DIT passe à l’état “Travail terminé”. Et une tâche est envoyée à l’intervenant de la première IT non annulée. Cet intervenant est considéré comme le responsable de la DIT.
Tech Data, commande fournisseur bloquée	L’accusé reçu du fournisseur Tech Data indique qu’une commande est bloquée. Dans l’accusé de commande fourni par Tech Data et traité lors de l’import, si la commande est en blocage, artis.net envoie des tâches aux membres de l’unité organisationnelle.
Commande reliquat fournisseur	artis.net recherche le délai d’approvisionnement présent sur la fiche du tiers du fournisseur. Pour les commandes à l’état “En cours”, si la date de la commande + délai d’approvisionnement est dépassée (en tenant compte des calendriers de l’organisation interne et du fournisseur), artis.net envoie une tâche au gestionnaire de la commande. La tâche chaîne avec l’option du menu “Suivre les reliquats fournisseur”, avec des filtres posés automatiquement. Depuis cet écran, un message peut être envoyé au fournisseur.
Alerte de fin de SSC	L’utilisateur complète la date d’alerte présente dans les SSC. Lorsque cette date est atteinte, une tâche est envoyée aux membres de l’UO paramétrée. Avant de saisir une alerte, il est impératif d’activer en premier le processus : l’évènement est créé uniquement si le processus est activé et si la date est ultérieure à la date du jour.
Alerte de fin de module SSC	L’utilisateur complète la date d’alerte présente dans les MSC. Lorsque cette date est atteinte, une tâche est envoyée aux membres de l’UO paramétrée. Avant de saisir une alerte, il est impératif d’activer en premier le processus : l’évènement est créé uniquement si le processus est activé et si la date est ultérieure à la date du jour.
DIT : Arrivée d’un nouvel échange	Un nouvel échange a été importé dans artis.net. Une alerte est donc envoyée.
DITs préventives issue des SSC	Lors de la fermeture d’une SSC avec un service de Type “Temps Planifié” ou de la modification manuelle de la date de fin du service client, si des DIT ont été générées à une date postérieure à la nouvelle date de fin, une tâche est générée pour inviter à supprimer les DIT en question (lien direct vers le Service Client).
Non activation de compte portail	Un compte créé sur le portail n’a pas été activé (l’utilisateur ne s’est pas connecté), une tâche est créé avec un lien vers la fiche interlocuteur. L’utilisateur doit éventuellement prendre contact avec l’interlocuteur client afin de déterminer s’il a bien reçu un mail de confirmation de création de compte et le cas échéant vérifier pourquoi : mauvaises coordonnées, notification filtrée par logiciel anti-spam…
Facture dématérialisée ARTIS non récupérée	Une facture dématérialisée ARTIS disponible sur le portail n’a pas été récupérée
Adresse mail d’envoi de factures non validée	Une adresse mail d’envoi de factures n’a pas été validée par le client
Création compte portail par interlocuteur	Création d’un compte d’accès sur le portail pour l’interlocuteur
Clôture automatique des DITs non clôturées par le client	Si le client doit clôturer une DIT sur le portail, mais ne l’a pas fait au bout du délai paramétré, la DIT est cloturée automatiquement.
Courriel crédit UT	Non développé
Imports issus de artis Télécom
Synchronisation Inventaire parc	Si Actif est coché, les membres de l’UO ou des UO reçoivent une tâche par client dont l’inventaire a été remonté avec de nouveaux équipements. Les utilisateurs sont conviés à lancer le menu Gérer l’inventaire parc client pour décider d’intégrer ou d’exclure ces nouveaux équipements.

Complément :

Pour le processus “Clôture automatique des DITs non clôturées par le client”, une tâche technique (non visible par l’utilisateur) est générée lorsque la DIT passe à l’état “Terminée”, avec la date et heure limite.
Si le délai est modifié pour ce processus, les tâches déjà générées ne sont pas impactées. Seules les nouvelles prendront en compte le nouveau délai.

Exemple

La table de décision se présente comme ci-dessous :

Position	Code org interne	Code du processus	Actif	Code de l’unité organisationnelle	Uniquement le responsable	Délai d’affichage	Délai d’échéance	Délai d’auto-résolution
1	*	DIT proche de l’échéance	Oui		Non			50
2	*	Notification de changement d’état	Oui		Non			50
3	*	Mail éditable sur changement d’état	Oui		Non			50
4	*	Création de compte portail	Oui		Non		6	50
5	*	Clôture de DIT	Oui		Non		6	50
6	*	Tech Data : Commande fournisseur bloquée	Oui	AACH-INF-005	Non		6	50
7	*	Commande en reliquat fournisseur	Oui		Non		6	50
8	*	Alerte de fin de SSC	Oui	ADV-CTR-01	Non		6	50
9	*	Alerte de fin de module SSC	Oui	ADV-CTR-01	Non		6	50
10	*	DIT : arrivée d’un nouvel échange	Oui		Non		6	50
11	*	Non activation de compte portail	Oui		Non		6	50