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Habilitation Vente / Devis >

Générer

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version 4.3 d’artis.net et nécessite que l’utilisateur dispose d’une licence CRM.

Présentation#

En général, il ne revient pas à un utilisateur commercial qui ne dirige pas l’unité organisationnelle de type commerce de procéder à la génération de la commande une fois un devis accepté.
Cet écran permet donc à l’utilisateur à qui incombe cette tâche de visualiser l’intégralité des devis acceptés pour procéder en masse à la génération des commandes ou au refus de ceux-ci.
Il peut tout autant le faire de manière unitaire directement depuis le devis. Cependant, à partir de la version 4.3 d’artis.net, l’accès au bouton et au présent menu est régi par l’habilitation Vente > Devis > Générer.

Bien entendu, seuls les devis pour lesquels il n’y a pas eu de commande générée apparaissent dans la liste des devis.
Un indicateur est disponible pour comptabiliser les devis à contrôler et accéder au menu.

Remarque :

Le comportement d’artis.net peut également être défini en fonction de critères, afin de mettre en place un process de validation en plusieurs étapes avant transformation en commande, consulter le paragraphe Validation des devis en plusieurs étapes.

Générer les commandes#

Filtrer au besoin la liste des devis en fonction du commercial,
Cliquer sur le bouton Actualiser
La liste des devis s’affiche. L’icône précise si le devis a fait l’objet d’une procédure de signature électronique,
Sélectionner les devis à transformer en commande en cochant la ☐ case correspondante,

Les lignes pour lequelles la génération n’est pas disponible sont marquées avec l’icône ⬤
Survoler l’icône pour en afficher la raison.
Cliquer sur le bouton Générer les commandes
Un écran récapitule les actions traités :
- ⬤ le devis n’est pas lié à une affaire et la commande a été générée,
- ⬤ le devis est lié à une affaire qui est passée au statut et la commande a été générée.
L’utilisateur a la possibilité de cliquer sur le bouton pour lancer une nouvelle génération. Les devis qui ont été traités n’apparaissent plus dans la liste.

Refuser#

Filtrer au besoin la liste des devis en fonction du commercial,
Cliquer sur le bouton Actualiser
Sélectionner les devis à transformer en commande,
Cliquer sur le bouton Refuser
Saisir un commentaire (non obligatoire)
Cliquer sur le bouton ou F2
L’utilisateur est redirigé vers l’écran des devis à contrôler.

Impacts#

Dans le devis :
- l’état du devis passe à
- dans l’onglet Échanges un message est ajouté avec l’éventuel commentaire saisi,
Si une affaire était liée à ce devis,
- celle-ci passe à l’état
- dans l’onglet Échanges un message est ajouté avec l’éventuel commentaire saisi.

Remarque :

Il est possible par ailleurs de mettre en place un envoi de mail automatique suite au changement d’état du devis ou de l’affaire via la table TD_NOTIFICATION_CHANGEMENT_ETAT.

Validation des devis en plusieurs étapes#

Il est possible, via le paramétrage d’un groupe de caractéristiques et d’une table de décision, de paramétrer plusieurs “étapes” de validation des devis.
Si ce paramétrage n’est pas effectué, alors le fonctionnement est tel que décrit en présentation.

Exemple de scénario :

L’utilisateur “commercial” saisit un devis, puis le passe en accepté une fois le retour du client reçu (manuellement ou via une procédure de signature électronique).
artis.net lit alors la table de décision TD_ValidationMultipleDevis : si présence de l’action “Générer le devis en commande”, alors artis.net met automatiquement la première valeur Étape 1 d’un groupe de caractéristiques,
Le 1^er responsable :
- utilise le présent menu Contrôler les devis,
- seuls les devis disposant du tag Étape 1 peuvent être sélectionnés,
- contrôle chaque devis,
- clique sur le tag Étape 1
- une fenêtre s’ouvre et permet de modifier la valeur de l’étape,
- sélectionne Étape 2
Le 2^ème responsable :
- utilise également le présent menu Contrôler les devis,
- seuls les devis disposant des tags Étape 1 et Étape 2 peuvent être sélectionnés,
- peut filtrer sur les devis avec le tag Étape 2
- contrôle chaque devis,
- sélectionne les devis et génère les commandes.
L’état de la commande générée est positionné en fonction du paramétrage de la table de décision, au regard de conditions :
- Organisation interne,
- Activité/métier,
- Avec ou sans affaire,
- Montant,
- Unité organisationnelle.

Il est ainsi possible de rajouter autant d’étapes de validation que nécessaire.

Attention !

Cette mise en place est très impactante dans la chaîne des ventes ! Aussi, son paramétrage doit être réalisé par un utilisateur averti. Le conseil d’ARTIS est donc vivement recommandé. Contacter ARTIS pour plus d’information.

Paramétrage du Groupe de caractéristique#

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les groupes de caractéristiques

Créer un groupe de caractéristiques portant sur les devis spécifique au process à mettre en place ou modifier un groupe existant avec une propriété comme suit :

Type texte,
Option ☐ Saisie libre décochée,
Avec autant de valeurs que d’étapes à définir : la première valeur sera celle considérée comme la première étape : c’est cette valeur qui sera renseignée autoamtiquement sur le devis lorsque celui-ci aura été accepté,
Option ☐ Choix multiple décochée.

Paramétrage de la table de décision#

Remarque :

Cette table est de type donc “lue” par ordre de la colonne “Position”. Une fois que la règle correspond au cas présenté, ladite règles est appliquée et la lecture de la table s’interrompt. Consulter Mode “Normal”.

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

Rechercher et ouvrir la table de décision TD_ValidationMultipleDevis
Cliquer sur le bouton
Cliquer sur le bouton
Sélectionner :
- Org int : organisation interne concernée par le devis,
- Activité/Métier (si géré) : Activité/Métier du devis,
- Avec ou sans affaire : permet de différencier si le devis est lié ou non à une affaire,
- Montant inférieur à la limite : le caractère * indique “Sans limite”,
- UO : Unité Organisationnelle concernée par le devis,
- Action sur le devis :
  - Générer le devis en commande : correspond à une acceptation manuelle du devis,
  - Retour accepté de signature électronique : correspond à une acceptation par le client final dans le cadre d’une procédure de signature électronique,
- Caractéristique ⁽¹⁾ : sélectionner la propriété du groupe de caractéristiques contenant les valeurs correspondantes aux étapes (voir ci-dessus),
- État final : sélectionner l’état de la commande (À vérifier ou En cours) qui sera renseigné lorsque le dernier utilisateur générera la commande, consulter Les états d’une commande client,
- État initial : sélectionner la valeur du groupe de caractéristique qui sera renseignée sur le devis après contrôle,
Cliquer sur le bouton ou F2