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Gérer les fiches dans artis CRM et Hubspot

Les actions courantes sont décrites ici, conseillées ou obligatoires. En fonction du paramétrage, des champs supplémentaires peuvent être à renseigner.

Fiche Entreprise/Client

Depuis Hubspot

• Ouvrir le menu CRM > Entreprises,

• Cliquer sur le bouton Créer une entreprise,

• Saisir soit :

  • le site web dans le champ “Nom de domaine de l’entreprise”,

  • la raison sociale dans le champ “Nom de l’entreprise”

• En fonction des résultats préremplis, saisir ou compléter l’adresse ; les champs obligatoires sont :

  • Adressse postale,

  • Code postal,

  • Ville ⁽¹⁾,

  • Pays ⁽¹⁾,

• Cliquer sur le bouton Créer

• Une fois la fiche créée, cliquer sur le menu Actions > Afficher toutes les propriétés ⁽²⁾,

• Renseigner les propriétés :

  • SIRET,

  • Ingénieur commercial,

• Si la fiche doit être aussitôt synchronisée avec artis CRM :

  • Renseigner la propriété Phase du cycle de vie à la valeur définie dans le paramètre HUBSPOT_DECLENCHEUR_CYCLE_DE_VIE_SYNCHRO_ENTREPRISE

  • Positionner la valeur de la propriété Synchronisation ARTIS à Oui.

Remarques :

• ⁽¹⁾ Comme pour d’autres valeurs, la propriété “Pays” est un champ texte libre dans Hubspot, ce qui n’est pas le cas dans artis CRM. Aussi, pour que la donnée soit correctement synchrone, il faut idéalement que la donnée dans Hubspot soit identique à celle d’artis CRM (table de libellés Pays). Par exemple, pour le pays, saisir “Italie” au lieu de “Italy” ou “Italia”. Lors de la synhcronisation, si le pays n’est pas identique, artis CRM renseignera le champ avec la valeur “France”.

• ⁽²⁾ Il est également possible de modifier le formulaire de création pour ajouter les propriétés manquantes.

Depuis artis CRM

Description détaillée.

Menu CRM > Créer un prospect (version simplifiée)

• Cliquer sur le bouton

• Saisir :

  • le SIRET,

  • la Raison sociale,

• Sélectionner le calendrier si différent de celui de l’organisation interne de l’utilisateur connecté,

• Saisir :

  • l’adresse,

  • le Site internet,

• Cliquer sur le bouton ou F2

Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client (version complète)

• Reproduire les actions décrites ci-dessus (avant l’enregistrement),

• Cliquer sur le bouton

• Dans la section Relation, rechercher et sélectionner le commercial en charge,

• Cliquer sur le bouton ou F2

Fiche Contact/Interlocuteur

Depuis Hubspot

• Rechercher et ouvrir la fiche Entreprise,

• Dans le panneau de droite, section Contacts, cliquer sur + Ajouter,

• Dans l’onglet Créer,

• Saisir :

  • l’E-mail,

  • le Prénom,

  • le Nom,

  • le Numéro de téléphone,

• Cliquer sur le bouton Créer,

• Modifier au besoin la propriété Civilité.

  Remarque :

  Il est possible de modifier le formulaire pour ajouter le champ.

• Si la fiche doit être aussitôt synchronisée avec artis CRM (l’entreprise devra également être déjà synchronisée) :

  • Positionner la valeur de la propriété Synchronisation ARTIS à Oui.

Depuis artis CRM

La création d’un interlocuteur est possible à plusieurs endroits de la solution artis CRM, consulter Gérer les interlocuteurs.

Menu ERP > Tiers > Clients > Gérer les organisations de type client

• Rechercher et ouvrir la fiche du client,

• Ouvrir l’onglet Interlocuteurs

• Cliquer sur le bouton

• Saisir :

  • le Nom,

  • le Prénom,

  • l’adresse Mail 1,

  • le Téléphone 1 et/ou le Mobile 1,

• Cliquer sur le bouton ou F2

Fiche Transaction/Affaire

Depuis Hubspot

• Rechercher et ouvrir la fiche Entreprise,

• Dans le panneau de droite, section Transaction, cliquer sur + Ajouter,

• Saisir le Nom de la transaction,

• Sélectionner le Contact à associer à la transaction,

• Cliquer sur le bouton Créer,

• Si la fiche doit être aussitôt synchronisée avec artis CRM (l’entreprise devra également être déjà synchronisée) :

  • Positionner la valeur de la propriété Synchronisation ARTIS à Oui.

La synchronisation de la valeur de la propriété closedate côté Hubspot et des champs “Prévue le” et “Traitée le” côté artis CRM a un fonctionnement particulier.

Cas	Impact sur l’affaire
Création d’une transaction	La valeur closedate renseigne le champ “Prévue le”
Modification de la propriété closedate	L’affaire a le statut Gagnée : aucune modification L’affaire a le statut En cours : la valeur closedate modifie le champ “Prévue le”

Depuis artis CRM

Description détaillée.

• Depuis la synthèse client,

• Cliquer sur le bouton

• Sélectionner le Contact,

• Saisir un Objet (constituera le nom de la Transaction),

• Sélectionner une date dans le champ Traitée le (correspond au champ Date de fermeture),

• Cliquer sur le bouton ou F2

La synchronisation de la valeur de la propriété closedate côté Hubspot et des champs “Prévue le” et “Traitée le” côté artis CRM a un fonctionnement particulier.

Cas	Impact sur la transaction
Création d’une affaire	La valeur de du champ “Prévue le” renseigne la propriété closedate
Modification de l’affaire	L’affaire a le statut Gagnée : la valeur du champ “Traitée le” renseigne le propriété closedate L’affaire a le statut En cours : la valeur du champ “Prévue le” renseigne le propriété closedate

Fiche Activité/Action

Remarque :

Pour rappel, seules les activités/actions terminées sont synchronisées.

Depuis Hubspot

• Depuis la fiche Entreprise ou la Transaction,

• Dans le bloc central, ajouter selon le cas ⁽¹⁾ :

  • un E-Mail,

  • un Appel,

  • un Rendez-vous.

⁽¹⁾ Pour rappel, les autres types d’activité ne sont pas gérés dans l’interface avec artis CRM.

Depuis artis CRM

Description détaillée.

• Depuis la synthèse client,

• Cliquer sur le bouton

• Sélectionner le Contact,

• Sélectionner :

  • l’action ⁽¹⁾,

  • l’éventuel Motif action,

  • l’éventuelle Affaire liée,

• Saisir le détail,

• Cliquer sur le bouton ou F2

⁽¹⁾ Remarque :

Pour rappel, pour qu’elle soit visible dans Hubspot, il est nécessaire de sélectionner une action ou motif d’action paramétrée.

Pour qu’elle soit synchronisée avec Hubspot, Saisir le compte-rendu de l’action. Si une suite à donner est sélectionnée, l’entête de la nouvelle action sera visible dans le corps de la l’activité consignée dans Hubspot.

Cas particuliers

Sens Hubspot vers artis CRM

Objet	Depuis Hubspot	Conséquence dans artis CRM
Entreprise-Client/Prospect	Suppression d’une entreprise	Désactivation de la fiche tiers
-	Fusion de deux fiches entreprises	Aucune. Cependant, il convient dans ce cas de désactiver la fiche tiers “source” pour éviter les confusions. Cependant, si par exemple, un interlocuteur est créé depuis artis CRM sur la fiche “source”, celui-ci sera comme contact de la fiche “cible” dans Hubspot.
Contact-Interlocuteur	Ajout d’une association d’un contact à une autre entreprise (que cette dernière devienne principale ou non)	Ajout d’une collaboration avec la fiche client (si elle existe dans artis CRM).
-	Ajout d’une association d’un contact à une transaction pour laquelle il y a déjà un contact principal	Aucune
-	Ajout d’une association d’un contact à une transaction pour une entreprise pour laquelle il n’a pas de relation	Aucune
-	Dissociation d’un contact d’une entreprise	Renseignement d’une date de fin dans la collaboration, ajout d’un commentaire
-	Dissociation d’un contact d’une transaction	Aucune
-	Suppression d’un contact	Désactivation de l’interlocuteur et ajout d’un commentaire
-	Restauration d’un contact supprimé	Réactivation de l’interlocuteur et ajout d’un commentaire
-	Fusion de deux contacts (1)	Aucune
Transaction-Affaire	Suppression d’une transaction	Modification du Statut pour Annulée (si possible)
Activité-Action	Suppression d’une activité	Aucune

⁽¹⁾ Remarque :

Si, dans Hubspot, le contact A a été fusionné avec le contact B et qu’ensuite l’interlocuteur A est modifié dans artis CRM, les modifications n’auront pas d’effet dans Hubspot.

Sens artis CRM vers Hubspot

Remarque :

La fusion des organisations, sites et interlocuteurs est interdite dans artis CRM si la solution est interfacée avec Hubspot.

Objet	Depuis artis CRM	Conséquence dans Hubspot
Client/Prospect-Entreprise	Désactivation d’une fiche client	Aucune
Interlocuteur-Contact	Ajout d’une date de fin de collaboration	Aucune
-	Désactivation d’une fiche interlocuteur	Aucune
-	Ajout d’une collaboration à une fiche client/prospect	Association du contact à l’entreprise
-	Dissociation d’une collaboration à une fiche client/prospect	Dissociation du contact de l’entreprise
-	Modification de la case ☑ Embauche	Aucune
Affaire-Transaction	Suppression d’une affaire	Aucune
Action-Activité	Suppression d’une action	Aucune