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Caractéristiques des RFP#
Le paramétrage d’une RFP se divise en deux écrans :
Caractéristiques générales (premier écran)
Paramètres de facturation (deuxième écran)
Les paramètres à renseigner en saisie de RFP dépendent du type de RFP sélectionnée, se référer à la rubrique relative à chaque type de RFP pour plus de précisions.
Important
L’astérisque (*) en début de paragraphe indique que la section est particulière à certaines règles de facturation (non commune à toutes les règles de facturation).
Caractéristiques de la RFP#
Règle de Facturation Prédéfinie#
Code, libellé : Compléter (le libellé doit être assez explicite pour le client final. Il est mentionné sur sa facture),
Valide du : déclarer la période de validité commerciale,
Règle choisie : Sélectionner le mode de facturation (consulter les types de RFP),
Organisation(s) : il est possible de restreindre l’utilisation d’une RFP par organisation interne,
Description : Saisir le texte qui sera utilisé lors de l’édition de la SSC (texte clair et compréhensible pour les clients finaux).
Périodicité#
Périodique#
La plupart du temps une Règle de Facturation est périodique. Après avoir choisi l’option périodique, il faut renseigner la fréquence en cliquant sur le lien “Périodicité”.
Périodicité :
Quotidienne,
Hebdomadaire,
Mensuelle,
Annuelle.
Mensuelle :
Alignée sur le calendrier civil : se cale automatiquement au premier jour ou au dernier jour d’une période (mois, trimestre…) en fonction de la notion de Terme,
A date fixe : Permet d’indiquer un jour précis et récurrent,
A date variable : Permet de préciser un jour relatif à la semaine ou au mois, et récurrent.
Plage de périodicité :
Pas de date de fin : Cas général des règles de facturation. La règle est en tacite reconduction (en fonction du module dont elle fait partie),
Fin après X occurences : La règle de facturation se facture un nombre précis de fois.
Décalage :
Sans effet dans les règles de facturation.
Exclusions :
Il est possible d’exclure des mois (exclusions récurrentes) ou des périodes précises avec une date de début et de fin (exclusions non récurrentes).
Apériodique#
Une règle de type Montant forfaitaire apériodique est une règle dont la facturation ne se déclenche qui si une autre Règle de facturation de la Solution de Service génère une facturation. Exemple : Règle de facturation de type montant forfaitaire, participations aux frais de livraison de toner mise en apériodique ne se facturera jamais seule mais chaque fois qu’une autre règle génère une facturation.
Dans le cas d’une règle de type Tranche ou Tranche de grandeur à l’unité, il s’agit de la vérification du dépassement de la tranche à atteindre. En général, la vérification est mensuelle,
Terme#
Certaines règles de facturation peuvent fonctionner soit en échu, soit à échoir.
A échoir : la règle est facturée au début de la période de consommation (cas des règles de type montant forfaitaire),
Echu : la règle est facturée à la fin de la période de consommation (cas des règles de type Unités réelles consommées en terme échu).
Prorata (*)#
La prorata permet de facturer une période incomplète quand une RFC a une périodicité alignée sur le calendrier civil. Les options de prorata sont :
Prorata 1ère facture : Un prorata est effectué en début de facturation de la règle, La valeur est calculée au prorata temporis du temps partiel (entre la date début de périodicité de la règle et la date de prochaine facture théorique) et une période complète,
Prorata dernière facture : Un prorata est effectué en fin de contrat, lors de la fermeture du module,
Remarque :
Il est possible d’activer Prorata 1ère facture et Prorata Dernière facture.
Calcul du prorata de début#
La périodicité et le terme permettent de calculer des évènements de facturation, c’est à dire les dates auxquelles la règle va se facturer.
Le prorata est calculé en fonction du premier évènement de facturation. Lors de la saisie de la règle, il calcule donc le premier évènement, puis la date de prochaine facture.
artis.net considère que si le jour de facturation est inférieur au jour de début de la RFC, alors il s’agit d’un prorata d’une périodicité pleine.
Si le jour de facturation est supérieur, alors il s’agit d’un prorata jusqu’à la fin du mois en cours.
| Cas 1 | Cas 2 | |||
|---|---|---|---|---|
| Date de début de la RFC | 20-janv | 20-janv | ||
| Périodicité de la RFC | le 1 tous les 3 mois | le 28 tous les 3 mois | ||
| 1 | Jour de facturation de la périodicité : | 1 | 28 | |
| 2 | Avec ce jour, sur le mois courant, la date est le : | 01-janv | 28-janv | |
| 3 | Si ce jour est supérieur au jour de début de la RFC, alors | NON | OUI | |
| - | Le premier évènement est au jour de facturation de ce mois en cours | 28-janv | ||
| - | L'évènement suivant est calculé à partir de ce jour + une périodicité et ainsi de suite pour les autres | 28-avr | ||
| 4 | Si ce jour est inférieur au jour de début de la RFC, alors | OUI | NON | |
| - | Le premier évènement = jour de facturation de ce mois en cours + une périodicité | 01-avr | ||
| - | L'évènement suivant est calculé à partir de ce jour + une périodicité et ainsi de suite pour les autres | 01-juil (01-janv + 3 mois) | ||
| 5 | Le proprata du début de la RFC jusqu'à cette date de premier évènement est donc | 20/01 au 31/03 | 20/01 au 27/01 | |
| 6 | À suivre, la première périodicité pleine | 01/04 au 30/06 | 28/01 au 27/04 | |
| 7 | La date de prochaine facture | dépend du premier événement et du terme | ||
Pour forcer le recalcul de la date de prochaine facture :
Effacer la date de prochaine facture de la RFC,
Sur la SSC (en visuualisation globale de la SSC), cliquer sur le bouton
suivi de 
Grandeurs relevés (*)#
Cette section n’est présente que pour des règles portant sur des grandeurs.
Réel : Pas d’estimation sur ce mode. La régularisation ne prendra en compte que les relevés d’origine “Relevé client” ou “Relevé prestataire”,
Estimation autorisée : La règle est facturée selon un paramètre prédéfini et modifiable lors de la génération ou de la simulation de la facturation. Ce paramètre permet de rechercher sous les 20 derniers jours (valeur par défaut mais modifiable par l’utilisateur), le compteur le plus récemment saisi. Au delà de ces 20 jours, le compteur est estimé selon son VMM à la date de facturation.
Particulier : La régularisation est facturée uniquement à partir du relevé client du compteur (relevés transmis par les clients). Il n’y a pas de facturation sur estimation, ni sur relevé prestataire.
Dans la majorité des cas, le mode est positionné à “Estimation autorisée”, mode conseillé par ARTIS.
Unités offertes et financées (*)#
Cette section n’est présente que pour des règles portant sur des grandeurs.
Si la règle prédéfinie comprend des unités offertes, la facturation se déclenche après la consommation des unités offertes, consulter Gérer les copies offertes,
Fin : Ce champ, correspondant à une date, est interprété pour les règles de type “Unité consomméee” ou “Tranche”. Entre le nombre d’unités offertes et la date de fin, c’est le premier des deux atteints qui déclenche la facturation. Ce champ est inopérant pour les règles “Forfait avec régularisation”.
Mode de calcul (*)#
Cette section n’est présente que pour des règles portant sur des grandeurs.
Le mode de calcul est utilisé uniquement dans le cadre de grandeurs non cumulatives des biens concernés. L’opération “Minimum, Maximum, Somme, Moyenne” s’applique sur toutes les positions compteur des grandeurs sur la période de facturation (fonction de la périodicité).
Section Grandeurs prédéfinies (*)#
Dans le cas général, c’est-à-dire des règles de facturation à utiliser dans des SSC entre le prestataire et le client final, il n’est pas nécessaire d’attacher des grandeurs prédéfinies. Si des grandeurs prédéfinies sont attachées, l’utilisateur ne pourra attacher à la règle en cours de création (dans la SSC du client), uniquement des grandeurs des biens correspondant à celles prédéfinies.
En particulier, c’est-à-dire des règles de facturation à utiliser dans des SSC de sous-traitance, entre le sous-traitant et le prestataire, il est nécessaire d’attacher des grandeurs prédéfinies. Cela permet à la génération des SSC de sous-traitance, d’établir les correspondances de règles, consulter le chapitre “Sous-traitance”.
Section Services facturés (*)#
Dans le cas de règle de type Kit, il s’agit d’insérer le ou les services qui vont permettre de faire la somme des quantités livrées de tous les articles classifiés dans la couverture contractuelle de ces services.
Dans le cas de règle de type Tranche de grandeur à l’unité, il s’agit d’insérer le ou les services qui vont permettre de traduire en UT, les temps d’intervention saisis dans les prestations classifiées dans la couverture contractuelle de ces services.