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Demandes de relevés compteur#

Faire les demandes de relevés compteurs par fax ou e-mail#

Pour faire les demandes de relevés compteurs, artis.net se base sur :

  1. Le mode de Demande de relevés de compteurs positionné sur le bien (doit être sur Mail ou sur Fax),

  2. Une recherche du courriel ou du fax pour un bien :

    • Au 1er niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche de l’interlocuteur du bien déclaré comme responsable utilisateur du bien

    • Sinon, au 2ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la localisation du bien

    • Sinon, au 3ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans le site du bien

    • Sinon, au 4ème niveau, il cherche le fax ou le courriel dans la fiche principale du client

    • Sinon, aucune demande n’est générée

Mettre à jour le mode des relevés compteurs#

Modes d’envoi dans les biens#

Consulter Classification Demande de Relevés sur les Biens.

Fax ou courriel dans la Localisation d’un bien#

Consulter Ajouter ou modifier la localisation d’un bien.

Fax ou courriel dans le site du client#

Il est possible de saisir/modifier le fax ou le courriel sur le site client où le bien est installé.

Fax ou courriel dans la fiche client#

Il est possible de saisir/modifier le fax ou le courriel sur la fiche client.

Procédure pour effectuer les demandes de relevés#

Les demandes de relevés se génèrent à partir du contrôle de facturation des SSC (en masse ou unitaire), avant ou après le calcul. Le comportement ne sera pas le même comme précisé ci-dessous.

Envoi par “Simulation d’une ou plusieurs SSC”, avant calcul (pré facturation)#

Home Solutions de services > Solutions de services client > Simuler la facturation des solutions

Home Solutions de services > Solutions de services client > Gérer une solution de service, Contrôle de la facturation

Écran Préparation de la facturation des solutions de services client#

  • Section “Critères de sélection” : Les valeurs des critères sont prises en compte.

  • Section “Paramètres de génération” : Les éléments de ce paragraphe ne sont pris en compte que pour les demandes de relevés compteurs, lancées à partir de cet écran.

  • Paramètres de sortie : Seule l’option “Sans relevé depuis le” est prise en compte dans les demandes de relevés compteurs lancées à partir de cet écran.

  • Cliquer sur [Demande de relevés] en haut à droite de l’écran,

  • Le résultat apparaît dans l’écran de Demande de relevés (voir rubrique à la suite)

Envoi par “Simulation d’une ou plusieurs SSC”, après calcul (pré facturation)#

Home Solutions de services > Solutions de services client > Simuler la facturation des solutions

Home Solutions de services > Solutions de services client > Gérer une solution de service, Contrôle de la facturation

  1. Lancer de manière classique la simulation,

  2. Cliquer sur “Demande de relevés” en haut à droite de l’écran.

Remarque :

Dans ce cas, seuls les biens qui sont facturables pour la période sélectionnée en contrôle de facturation pourront ressortir sur la demande de relevés

Écran Demande de relevés#

  • Il est possible de modifier la date de la demande (en haut à gauche)

  • La liste des propositions de demande apparaît dans un tableau dans l’onglet “En attente d’envois”, il est possible de désélectionner des lignes pour ne pas envoyer les demandes correspondantes

  • Exporter le tableau : Permet de conserver l’ensemble des demandes proposées par artis.net (les cases cochées ne font pas partie de l’export). Il est conseillé d’enregistrer cet export pour avoir une traçabilité des envois.

  • Si un bien n’a pas un numéro de Fax ou une adresse mail correspondant à son mode d’envoi, la ligne apparaît en rouge et n’est pas sélectionnée. Il est possible de saisir ou de modifier un fax ou mail directement sur cet écran mais cela ne sera pas sauvegardé pour la prochaine demande.

  • Si le champ fax pour un bien contient un “#”, aucun envoi n’est réalisé pour la ligne concernée.

  • Les boutons en haut à droite [Envoyer par fax] ou [Envoyer par mail] permettent de changer le mode d’envoi pour toutes les lignes sélectionnées (NB l’action est aussi disponible ligne par ligne avec le bouton action engrenages

  • Une fois la vérification et sélection effectuer, cliquer sur Envoyer

Envoi de demande de relevés par fax#

L’envoi de demande de relevés par Fax est de moins en moins répandu. Pour utiliser cette fonction dans artis.net, il est nécessaire de passer par un prestataire d’envoi de fax par mail. Prendre contact avec le service client pour plus d’information.

Paramètres application#

Home Paramètres généraux > Paramètres > Gérer les paramètres

Serveur de mail#

Il est nécessaire de paramétrer le serveur de mail pour les envois de demande de relevés par mail. Ce paramétrage est à faire par ARTIS, prendre contact avec le service client pour plus d’informations.

Courriel expéditeur des demandes#

  • Paramètre BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL

  • Valeur :

    • Adresse email de l’expéditeur pour l’envoi des demandes de relevés, exemple : ArtisWeb4@artis.fr

Courriel expéditeur général#

Le paramètre MAIL est utilisé dans le cas où le paramètre BIEN_COMPTEUR_EXPEDITEUR_MAIL` n’est pas renseigné.

  • Paramètre MAIL

  • Valeur :

    • Adresse de l’expéditeur du message (exemple, l’adresse e-mail du Service Dispatch), exemple ArtisWeb6@artis.fr

Courriel retour des demandes#

  • Paramètre BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL

  • Valeur

    • Adresse email du destinataire recevant le résultat de l’envoi des demandes de relevés compteurs, exemple ArtisWeb5@artis.f

Fax retour des demandes#

  • Paramètre BIEN_COMPTEUR_NUMERO_FAX

  • Valeur :

    • Fax à utiliser pour retourner les demandes de relevés Compteurs.

Remarque

La valeur est envoyée dans le champ “SOC_FAX_RELEVE_COMPTEUR” de l’XML de données de la demande de relevés.

Courriel destinataire général#

Le paramètre MAILTO est utilisé dans le cas où le paramètre BIEN_COMPTEUR_DESTINATAIRE_MANAGEMENT_MAIL n’est pas renseigné.

  • Paramètre MAILTO

  • Valeur :

    • Adresse du destinataire du message dans la cas où le technicien n’a pas d’adresse paramétrée dans sa fiche, exemple ArtisWeb7@artis.fr

Paramétrage du mail pour les envois automatiques#

Lors de la mise en place des demandes automatiques, le mail envoyé au client est paramétré par défaut avec la signature par défaut.

Limiter les demandes aux périodes de régularisation ou de renouvellement#

Il est possible de définir un paramètre pour envoyer des demandes seulement pour les règles forfaits ou tranches arrivées à la période de régularisation ou de renouvellement.

  • Paramètre IGNORE_FACTURE_THEORIQUE_POUR_COLLECTE_COMPTEUR

  • Valeur :

    • ☑ : la recherche et l’envoi des demandes sont limités aux dates de régularisation (forfaits) ou de renouvellement (tranches),

    • ☐ : la recherche et l’envoi des demandes de relevés se fait dès lors que la rfc apparaît en simulation de facturation.

Nombre de jours sans relevé#

  • Paramètre NB_JOURS_MAX_SANS_RELEVE_COMPTEUR_REEL

  • Valeur :

    • 20, Nombre de jours maximum entre 2 relevés réels de compteur avant une nouvelle demande de relevé automatique.

Document de demande de relevé compteur#

Pour la mise en page du document de demande de relevés, contactez ARTIS.

Paramétrage de l’image « mode opératoire »#

Il est possible d’insérer dans les demandes de relevés un mode opératoire qui rappelle au client la manière de relever physiquement les compteurs sur sa machine.

Home Articles et tarifs > Articles > Gérer les articles

  • Sélectionner la fiche article correspondant au bien,

  • Ouvrir l’onglet “Fabricant”,

  • Cliquer sur le bouton crayon

  • Cliquer dans le cadre mode opératoire de la section détail pour insérer l’image,

  • Cliquer sur le bouton check vert

Remarque

Pour être plus explicite sur le document, insérer en haut de l’image la phrase “Pour relever les compteurs, suivre les opérations suivantes :”.

Calendrier des demandes pour l’envoi automatique#

Les demandes de relevés peuvent être générées automatiquement selon un calendrier :

  • Le calendrier générique,

  • Le calendrier pour les exceptions (par exemple, tous les clients qui sont en forfait avec régularisation sauf les clients d’une certaine classification (Grands comptes),

  • Le calendrier pour les exclusions (par exemple, les écoles au mois d’août).

Ces calendriers sont à paramétrer dans des tables de décision.

Tables de décision#

Home Paramètres généraux > Classifications, tables, listes et identifiants > Gérer les tables de décision

Pour la gestion d’une table de décision, voir Critère dans les tables de décision

CALENDRIER_EXCLUSION_COLLECTE_COMPTEUR#

Rechercher la table de décision CALENDRIER_EXCLUSION_COLLECTE_COMPTEUR.

  • Position

  • Nom de la classification du client

  • Nom de la catégorie du client

  • Début exclusion

  • Fin exclusion

  • Date prochaine d’envoi des demandes exclues

  • Code prestataires

  • Date de prochaine facture théorique

CALENDRIER_GENERIQUE_COLLECTE_COMPTEUR#

Rechercher la table de décision CALENDRIER_GENERIQUE_COLLECTE_COMPTEUR.

  • Position

  • Jour d’envoi de demandes de relevés

  • Code de la règle de facturation prédéfinie

  • Code prestataires

  • Jour de facturation (2 du mois courant au 1er du mois suivant)

  • Jour de facturation

CALENDRIER_PARTICULIER_COLLECTE_COMPTEUR#

Rechercher la table de décision CALENDRIER_PARTICULIER_COLLECTE_COMPTEUR.

  • Position

  • Nom de la classification du client

  • Nom de la catégorie du client

  • Jour d’envoi des demandes de relevés

  • Code prestataires

  • Jour de facturation