> Menu Mail¶

Remarque :

Cette fonctionnalité nécessite que des paramétrages techniques soient réalisés pour chaque domaine de messagerie afin d’autoriser artis CRM/artis.net à accéder à une boîte mail. Contacter ARTIS pour plus d’informations.
Pour un domaine Microsoft 365, l’administrateur de la solution devra également créer une application dans Centre d’aministration Micosoft Entra (anciennement Azure AD) ; la procédure pour ce faire est accessible ici.

Présentation¶

Ce menu permet d’accéder au collecteur de mails. Il permet de gérer rapidement une boîte mail externe (personnelle ou d’un service) directement dans artis CRM/artis.net.

Pour les utilisateurs d’artis CRM :

rattacher un mail à une fiche client (onglet Pièces jointes),
rattacher un mail à une affaire (création d’une entrée dans l’onglet Échanges),

En plus, pour les utilisateurs d’artis.net :

rattacher un mail à une DIT existante (création d’une entrée dans l’onglet Échanges),
pré-création d’une DIT à partir du mail reçu.

Une fois le choix opéré, artis CRM/artis.net peut archiver ou supprimer le mail dans la boîte mail externe.
Ainsi, le traitement de ces échanges est plus rapidement effectué, évitant les copier/coller dans les échanges, l’enregistrement de pièces jointes et le double traitement des messages. Les éléments collectés ne concernent que les mails des expéditeurs/destinataires connus de la solution ⁽¹⁾⁽²⁾ (paramétrable).

Remarques :

⁽¹⁾ Cette fonctionnalité n’est destinée qu’à collecter des mails issus d’une messagerie professionnelle et procède à un rapprochement des interlocuteurs connus de la base artis.net/artis CRM. À ce titre, ne traitant aucune donnée personnelle, elle ne tombe pas dans le cadre de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, dite “RGPD”.
artis CRM/artis.net n’analyse en aucun cas le contenu du mail mais relève uniquement l’expéditeur et les destinataires.

⁽²⁾ Il est important que les adresses mails des collaborateurs (organisation interne) ne soient pas enregistrées sur des fiches interlocuteurs, ni sur des fiches client. Ce contrôle peut être par exemple fait via la requête Consulter les interlocuteurs, en sélectionnant le critère Inclure les collaborateurs : faire un export sous Excel puis une recherche de doublon en se basant sur l’adresse mail.

L’utilisateur accède ici aux messages des dossiers collectés :

des boîtes personnelles, une fois le paramétrage réalisé,
des boîtes personnelles d’autres utilisateurs (si ceux-ci ont donné l’accès),
des boites partagées des UO auxquelles l’utilisateur est associé, une fois le paramétrage réalisé.

Les mails sont collectés périodiquement, par l’intermédiaire du batch ESB MailBox pour tous les utilisateurs.
Au besoin, chaque utilisateur peut cliquer sur le bouton Collecter les mails pour forcer la synchronisation de ses dossiers.

Liste des boîtes et dossiers collectés¶

La liste des boîtes mails et des dossiers collectés se trouve dans le menu de gauche.
Un compteur totalise le nombre de mails contenus dans ledit dossier.
Cliquer sur un dossier pour en afficher le contenu sur la partie centrale de l’écran.

Tableau¶

Le tableau présente les informations suivantes :

	Actions			Date	Expéditeur	Sujet	Client	Personne(s) destinataire(s) connue(s)	Autres destinataires
☐	Consulter Actions	Indique si : Il s’agit d’un message dont l’expéditeur est un suspect/prospect/client connu, Il s’agit d’un message dont le destinataire est un suspect/prospect/client connu (le plus souvent, il s’agit d’un message envoyé par le collaborateur).	Compteur indiquant de nombre de pièces jointes. Survoler l’icône pour voir la liste et télécharger les éléments.	Date de réception du mail	Lien cliquable vers l’interlocuteur ou le collaborateur disposant de cette adresse mail dans artis CRM/artis.net	Objet du mail	Client associé à l’interlcuteur ou Organisation interne du collaborateur	Liste avec lien cliquable vers les fiches des interlocuteurs dont les adresses mails sont connues d’artis CRM/artis.net	Compteur des adresses mails non connues dans artis CRM/artis.net. Survoler l’icône pour afficher la liste.

Corps du message¶

Le contenu du mail est affiché à la sélection de celui-ci dans le tableau.
Utiliser les boutons pour basculer l’affichage en plein écran.

Actions¶

Depuis le bouton l’utilisateur a la possibilité de décider ce qu’il doit advenir du mail collecté.

À la sélection de l’une des actions suivantes, au bout de quelques secondes :

le mail est retirée de la présente vue,
le choix opéré pour le répertoire dans le paramétrage du compte est appliqué dans la messagerie distante (archivage ou suppression) à la prochaine exécution du batch de synchronisation.

S’il ne souhaite pas intégrer le mail dans une fiche client, une affaire ou une DIT, l’utilisateur peut sélectionner directement l’action qui a été définie sur le répertoire :

sélectionner le ou les mails dans la liste,
cliquer sur le bouton pour supprimer le(s) mail(s),
cliquer sur le bouton pour archiver le(s) mail(s).

Rattacher au client¶

Le mail sera ajouté en pièce jointe de la fiche client.

Rattacher à une affaire¶

Affiche la liste des affaires de ce client.
Des filtres sont disponibles pour affiner la recherche de l’affaire concernée.
Une fois l’affaire sélectionnée, le mail sera ajouté dans l’onglet Échanges de l’affaire.

Rattacher à une affaire…¶

Affiche la recherche avancée des affaires de ce client.
Une fois la recherche lancée et l’affaire sélectionnée, le mail sera ajouté dans l’onglet Échanges de l’affaire.

Rattacher à une DIT¶

Affiche la liste des DIT de ce client.
Des filtres sont disponibles pour affiner la recherche de la DIT concernée.
Une fois la DIT sélectionnée, le mail sera ajouté dans l’onglet Échanges de la DIT.

Rattacher à une DIT…¶

Affiche la recherche avancée des DIT de ce client.
Une fois la recherche lancée et la DIT sélectionnée, le mail sera ajouté dans l’onglet Échanges de la DIT.

Créer une DIT à partir du mail¶

L’utilisateur est basculé sur l’écran de saisie de DIT.
Les champs suivants sont pré-renseignés :

Date : Les informations correspondent à la date et heure du mail,
Organisation interne : pré-renseigné si :
- il n’y a qu’une organisation interne dans la solution artis.net,
- le client n’a de relation qu’avec une seule organisation interne,
- l’utilisateur ne collabore qu’avec une seule organisation interne,
Client : avec la fiche du client associé à l’expéditeur du mail,
Site : s’il n’existe qu’un seul site pour le client ciblé,
Demandeur : avec l’interlocuteur émetteur du mail.
Détails : avec l’objet et le corps du mail,

À l’enregistrement, le mail collecté est également enregistré comme pièce jointe de la DIT.

Table de décision `DIT_MAIL_COLLECTE`¶

D’autres informations peuvent être pré-renseignées en fonction de l’utilisateur qui réalise la création de la DIT, via la table de décision DIT_MAIL_COLLECTE

Menu Paramétrage > Paramètres généraux > Gérer les tables de décision

Position : cette table est en mode aussi l’ordre des lignes est important : consulter Mode normal.
Adresse de la boîte mails : permet de paramétrer la table pour un utilisateur précis (adresse mail complète) ou pour un groupe d’utilisateurs, via une expression régulière. Exemple : tous les utilisateurs dans le domaine x, exprimé ainsi : .*@domaine\.fr
Code de l’unité organisationnelle : définir l’UO qui aura l’IT à sa charge,
Code du type de DIT : définir quel sera le type par défaut pour la DIT cible (par exemple “Solliciation mail”),
Libellé du domaine : définir quel sera le domaine par défaut de la DIT,
Code nature : définir quel sera la nature par défaut de la DIT.

Si, dans un cas précis, ces éléments ne sont pas ceux adaptés à la situation, l’utilisateur aura toujours la main pour les modifier.

Cas particuliers¶

Un interlocuteur collabore avec plusieurs organisations clientes¶

Dans le cas où un interlocuteur collabore avec plusieurs organisations clientes, au moment où un mail doit être inséré dans une fiche client, une fenêtre s’ouvre demandant de préciser l’organisation client concernée par l’échange.
Si l’utilisateur souhaite ajouter le mail dans un échange d’affaire ou de DIT, les affaires et DIT présentées sont celles des deux sites.

Présence d’une pièce jointe dans le mail¶

Si le mail contient une pièce jointe, à l’insertion du mail, une fenêtre demande à l’utilisateur quelles pièces jointes doivent être conservées.

Présence d’une image dans le corps du mail¶

Si le corps du mail contient une image, cette dernière n’est visible que si le mail est conservé comme pièce jointe ; en effet, l’onglet Échanges des affaires et des DIT ne permettent pas pour l’instant l’insertion d’image.

Désactivation d’un collaborateur¶

Lorsqu’une fiche collaborateur est désactivée, le batch ESB Mailbox :

stoppe la collecte des nouveaux mails de l’utilisateur,
supprime les mails précedemment collectés de la gestion électronique des documents d’artis.net,
trace les comptes et nombre de mails supprimés en GED (en aucun cas leur contenu) dans le suivi des échanges dans un fichier “SuppressionEnGedRepertoiresPrecedemmentCollectes.csv”.

Renommage, déplacement, suppression d’un répertoire sur la messagerie source¶

Si l’utilisateur procède à un renommage, déplacement ou suppression d’un répertoire sur la messagerie source sans répercuter la modification dans le paramétrage de son profil :

le batch ESB Mailbox sera considéré en ⬤ Erreur,
dans le suivi des échanges de ce même batch, un fichier Erreur.csv précisera le problème rencontré,
en fonction du paramétrage de la table TD_PROCESSUS_WORKFLOW, l’utilisateur pourra recevoir une notification/tâche indiquant qu’un problème de paramétrage est détecté, pour le processus “Paramétrage incomplet”.

Remarque :

Si le répertoire est restauré avec le même nom/emplacement dans la messagerie, il n’est pas nécessaire de refaire le paramétrage dans le profil. La synchronisation reprendra son cours normalement.

Suppression de la boîte mail¶

Si, pour une raison ou une autre, la boîte mail du collaborateur est désactivée ou supprimée, le batch ESB Mailbox sera considéré en ⬤ Erreur, et le fichier Erreur.csv indiquera que la boîte concernée n’est pas joignable.
Aussi, est-il préférable de :

supprimer le paramétrage effectué sur cette boîte depuis le profil de l’utilisateur (ou simplement décocher la synchronisation active),
désactiver la fiche du collaborateur si celui-ci ne fait plus partie des effectifs de la société.