> Menu Mail¶

Remarque :

Cette fonctionnalité nécessite que des paramétrages techniques soient réalisés pour chaque domaine de messagerie afin d’autoriser artis CRM à accéder à une boîte mail. Contacter ARTIS pour plus d’informations.
Pour un domaine Microsoft 365, l’administrateur de la solution devra également créer une application dans Centre d’aministration Micosoft Entra (anciennement Azure AD) ; la procédure pour ce faire est accessible ici.

Présentation¶

Ce menu permet à un utilisateur de récupérer dans artis CRM les emails d’une boîte aux lettres externe en ne collectant que les échanges des expéditeurs/destinataires connus de la solution ⁽¹⁾⁽²⁾ pour ensuite les associer rapidements aux clients ou aux affaires.
Une fois le choix opéré, artis CRM peut archiver ou supprimer le mail dans la boîte mail externe.
Ainsi, le traitement de ces échanges est plus rapidement effectué, évitant les copier/coller dans les échanges, l’enregistrement de pièces jointes et le double traitement des messages.

Remarques :

⁽¹⁾ Cette fonctionnalité n’est destinée qu’à collecter des mails issus d’une messagerie professionnelle et procède à un rapprochement des interlocuteurs connus de la base artis CRM. À ce titre, ne traitant aucune donnée personnelle, elle ne tombe pas dans le cadre de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, dite “RGPD”.
artis.net n’analyse en aucun cas le contenu du mail mais relève uniquement son expéditeur.

⁽²⁾ Il est important que les adresses mails des collaborateurs (organisation interne) ne soient pas enregistrées sur des fiches interlocuteurs, ni sur des fiches client. Ce contrôle peut être par exemple fait via la requête Consulter les interlocuteurs, en sélectionnant le critère Inclure les collaborateurs : faire un export sous Excel puis une recherche de doublon en se basant sur l’adresse mail.

L’utilisateur accède ici aux messages des dossiers collectés :

des boîtes personnelles, une fois le paramétrage réalisé,
des boîtes personnelles où un autre utilisateur lui a donné accès,
des boites partagées des UO auxquelles l’utilisateur est associé, une fois le paramétrage réalisé.

Les mails sont collectés périodiquement, par l’intermédiaire du batch ESB MailBox pour tous les utilisateurs.
Au besoin, chaque utilisateur peut cliquer sur le bouton Collecter les mails pour forcer la synchronisation de ses dossiers.

Liste des boîtes et dossiers collectés¶

La liste des boîtes mails et des dossiers collectés se trouve dans le menu de gauche.
Un compteur totalise le nombre de mails contenus dans ledit dossier.
Cliquer sur un dossier pour en afficher le contenu sur la partie centrale de l’écran.

Tableau¶

Le tableau présente les informations suivantes :

	Actions			Date	Expéditeur	Sujet	Client	Personne(s) destinataire(s) connue(s)	Autres destinataires
☐	Consulter Actions	Indique si : Il s’agit d’un message dont l’expéditeur est un suspect/prospect/client connu, Il s’agit d’un message dont le destinataire est un suspect/prospect/client connu (le plus souvent, il s’agit d’un message envoyé par le collaborateur).	Compteur indiquant de nombre de pièces jointes. Survoler l’icône pour voir la liste et télécharger les éléments.	Date de réception du mail	Lien cliquable vers l’interlocuteur ou le collaborateur disposant de cette adresse mail dans artis CRM	Objet du mail	Client associé à l’interlcuteur ou Organisation interne du collaborateur	Liste avec lien cliquable vers les fiches des interlocuteurs dont les adresses mails sont connues d’artis CRM	Compteur des adresses mails non connues dans artis CRM. Survoler l’icône pour afficher la liste.

Corps du message¶

Le contenu du mail est affiché à la sélection de celui-ci dans le tableau.
Utiliser les boutons pour basculer l’affichage en plein écran.

Actions¶

Depuis le bouton l’utilisateur a la possibilité de rattacher le mail :

au client : celui-ci sera ajouté en pièce jointe de la fiche client,
à une affaire de ce client, en recherche rapide (affiche toutes les affaires en cours de ce client),
à une affaire de ce client, en recherche avancée (affiche une fenêtre de recherche avancée des affaires pour ce client).

À la sélection de l’une de ces deux actions, au bout de quelques secondes :

le mail est retirée de la présente vue,
le choix opéré pour le répertoire dans le paramétrage du compte est appliqué dans la messagerie distante (archivage ou suppression) à la prochaine exécution du batch de synchronisation.

S’il ne souhaite pas intégrer le mail dans artis CRM, l’utilisateur peut sélectionner directement l’action qui a été définie sur le répertoire :

sélectionner le ou les mails dans la liste,
cliquer sur le bouton pour supprimer le(s) mail(s),
cliquer sur le bouton pour archiver le(s) mail(s).

Cas particuliers¶

Désactivation d’un collaborateur¶

Lorsqu’une fiche collaborateur est désactivée, le batch ESB Mailbox :

stoppe la collecte des nouveaux mails de l’utilisateur,
supprime les mails précedemment collectés de la gestion électronique des documents d’artis.net,
trace les comptes et nombre de mails supprimés en GED (en aucun cas leur contenu) dans le suivi des échanges dans un fichier “SuppressionEnGedRepertoiresPrecedemmentCollectes.csv”.

Renommage, déplacement, suppression d’un répertoire sur la messagerie source¶

Si l’utilisateur procède à un renommage, déplacement ou suppression d’un répertoire sur la messagerie source sans répercuter la modification dans le paramétrage de son profil :

le batch ESB Mailbox sera considéré en ⬤ Erreur,
dans le suivi des échanges de ce même batch, un fichier Erreur.csv précisera le problème rencontré,
en fonction du paramétrage de la table TD_PROCESSUS_WORKFLOW, l’utilisateur pourra recevoir une notification/tâche indiquant qu’un problème de paramétrage est détecté, pour le processus “Paramétrage incomplet”.

Remarque :

Si le répertoire est restauré avec le même nom/emplacement dans la messagerie, il n’est pas nécessaire de refaire le paramétrage dans le profil. La synchronisation reprendra son cours normalement.

Suppression de la boîte mail¶

Si, pour une raison ou une autre, la boîte mail du collaborateur est désactivée ou supprimée, le batch ESB Mailbox sera considéré en ⬤ Erreur, et le fichier Erreur.csv indiquera que la boîte concernée n’est pas joignable.
Aussi, est-il préférable de :

supprimer le paramétrage effectué sur cette boîte depuis le profil de l’utilisateur (ou simplement décocher la synchronisation active),
désactiver la fiche du collaborateur si celui-ci ne fait plus partie des effectifs de la société.